I dati rappresentano oggi un fattore abilitante, leva di crescita per il business di tutte le organizzazioni. Spesso però una scarsa conoscenza delle potenzialità dei dati ostacola la piena espressione del loro valore. Strumenti come Power BI e Data Catalog sono pensati per colmare questi gap e fare delle informazioni aziendali un elemento differenziante sul mercato. Come racconta nell’intervista Dario Valsecchi, Senior Consultant di Axiante, azienda che in questo scenario interpreta il ruolo di consulente al fianco delle imprese impegnate nei percorsi di digitalizzazione.
Power BI al servizio dell’interoperabilità
Delineando le caratteristiche principali di Power BI, Valsecchi esordisce così: “Si tratta di una soluzione di Microsoft per la presentazione dei dati tra le più diffuse al mondo. Una raccolta di software, app e connettori che trasformano le fonti dati in informazioni fruibili e interattive”. Tra le peculiarità che fanno di questo strumento di business intelligence un prodotto di punta sul mercato, “in primis la facilità d’uso legata ad un’interfaccia intuitiva e user-friendly che permette anche a utenti non tecnici o con poca dimestichezza di creare report e dashboard, di esplorare i dati, di applicare filtri e scaricare report in tempo reale; tutto, senza richiedere l’intervento dell’IT. La perfetta integrazione con altri strumenti Microsoft – in particolare Excel, Azure, Sql Server -, è un ulteriore elemento che abilita la condivisione e l’analisi dei dati. L’uso di tecniche di NLP (Natural Language Processing) basate su algoritmi di Intelligenza Artificiale, permette inoltre all’utente di interrogare i dati e di ottenere presentazioni in forma grafica con estrema rapidità e agilità”.
I benefici derivanti dall’utilizzo di Power BI sono molteplici, a partire dalla scalabilità e dalla riduzione dei costi. “Due vantaggi che vanno a braccetto – sottolinea Valsecchi – poiché Power BI può essere introdotto esclusivamente in alcuni dipartimenti o utilizzato solo da alcune persone dei team, grazie alla sua versione gratuita per desktop. Tuttavia, man mano che la soluzione si diffonde all’interno dell’organizzazione e la mole di dati da analizzare cresce richiedendo maggiore strutturazione, l’azienda può decidere di passare ad altre versioni, come Microsoft Power BI Pro e Power BI Premium, soluzioni che offrono funzionalità avanzate a fronte di un canone mensile”. Power BI si addice pertanto sia alle piccole società che vogliono crescere sia alle medie e grandi aziende che attraverso questo strumento possono rispondere con maggiore efficacia alle proprie esigenze di business e facilitare la communication & collaboration al proprio interno: “L’integrazione con Microsoft Teams permette infatti agli utenti che gestiscono report, dasbhoard e analisi dai propri PC e li pubblicano tramite il servizio di Power BI Service sul Cloud, di rendere accessibili dati e informazioni a colleghi e team interni”.
Le tipologie e le motivazioni che spingono le aziende ad adottare Power BI sono molteplici. Axiante per lo sviluppo dei progetti di data management, si indirizza prevalentemente verso società di medie e grandi dimensioni: “Ma non mancano occasioni in cui sviluppiamo progetti per piccole aziende – sottolinea Valsecchi –. Oltre all’introduzione di questa soluzione da parte dell’IT, non è inusuale che anche i responsabili di altre aree aziendali, soprattutto del controllo di gestione, che necessitano di analisi in tempo rapido, inizino a utilizzare Power BI Desktop a titolo gratuito per poi apprezzarne talmente l’efficacia da voler estendere l’uso dello strumento ad altri dipartimenti, sfruttando consulenti come Axiante per gestire il processo in maniera più strutturata ed efficiente”. Va tenuto presente che molte aziende utilizzano diversi strumenti Microsoft e l’introduzione di un tool di BI targato Microsoft completamente integrabile è un ulteriore vantaggio. “Inoltre Power BI crea un ecosistema flessibile aumentando l’efficienza produttiva – spiega il manager – perché è in grado di automatizzare i processi ripetitivi riducendo gli errori manuali. Non da ultimo, questa soluzione ha il costante supporto di Microsoft, oltre che di una grande comunità che risponde sempre e con tempestività alle domande degli utenti”.
Valsecchi si sofferma anche sui pericoli che possono emergere nell’utilizzo di Power BI. “Il rischio principale, ma che riguarda in realtà qualunque strumento di BI, è l’incoerenza dei dati, che emerge quando le informazioni utilizzate non sono uniformi, complete e aggiornate. Si creano così discrepanze tra i dati che possono portare ad analisi errate e quindi a decisioni sbagliate, con la conseguente perdita di fiducia delle aziende negli strumenti di front-end”. In particolare, può trattarsi di dati isolati e non armonizzati, legati alla gestione delle informazioni in silos all’interno delle aziende. “Power BI come gli altri strumenti di business intelligence è in grado di leggere da tutte le sorgenti dati ma i dati devono essere armonizzati e se ciò non accade possono generarsi criticità”, spiega Valsecchi facendo alcuni esempi: analisi discordanti dovute a versioni diverse dello stesso dataset nei sistemi, problemi di sincronizzazione tra dati Erp e Crm, disallineamento dei dati a causa di misurazioni effettuate con formule diverse fra i dipartimenti e non correttamente allineate, o accesso non controllato ai dati con utenti che possono per errore apportare modifiche ai dataset sfalsando le analisi.
Data Catalog, sfida sulla qualità dei dati
A fronte delle criticità relative alla gestione dei dati, Valsecchi sottolinea l’importanza dell’uso di strumenti di MDM (Master Data Management) e in particolare dei data Data Catalog, raccolta di metadati centralizzata in un unico strumento che semplifica alle aziende l’individuazione e l’utilizzo di asset di dati da sorgenti diverse: on premis, Cloud database, file system. “Si tratta di un servizio completamente gestito che permette a tutti gli utenti, dagli analisti ai data scientist fino agli sviluppatori di dati, di registrare, arricchire, individuare, comprendere le origini dei dati”, afferma Valsecchi.
Come risolvere l’incoerenza dei dati utilizzando i Data Catalog. Il manager entra nel merito: “I Data Catalog giocano un ruolo cruciale nella risoluzione della incoerenza dei dati all’interno di un’organizzazione, perché garantiscono che i dati siano affidabili e utilizzati in modo coerente, e quindi la loro qualità, migliorandone al contempo la percezione all’interno dell’organizzazione stessa”. Avere dati sempre aggiornati e certificati si ripercuote positivamente su tutta l’azienda perché il lavoro viene ottimizzato riducendo i tempi di sviluppo ed esentando le persone da lavori inutili; la collaborazione tra i team migliora perché tutti accedono allo stesso repository centralizzato e possono lasciare commenti utili a correggere eventuali anomalie nei dati.
Certo, non mancano sfide e difficoltà nei progetti di Data Catalog. Lo sottolinea Valsecchi: “Implementare un progetto di Data Catalog può generare molti vantaggi ma presenta anche diverse sfide a carico dell’organizzazione. Sfide che variano in base alla complessità dell’ambiente dati e al livello di cultura del dato all’interno della società”.
Ecco che quindi alcuni fattori sono fondamentali, suggerisce Valsecchi, a partire dal coinvolgimento degli stakeholder: “Tutta l’organizzazione deve condividere il progetto per superare la resistenza dell’introduzione di nuovi sistemi. Serve poi una solida strategia di governance dei dati per garantire che questi siano gestiti, utilizzati e protetti correttamente. L’introduzione dei Data Catalog e di sistemi MDM comporta anche l’acquisizione di nuove figure professionali (data administrator, data owner, data analyst, …), in grado di gestire i progetti. Inoltre, dobbiamo ricordare che gli strumenti di MDM e Data Catalog sono abbastanza recenti, mentre le imprese hanno asset obsoleti; i tempi di implementazione sono lunghi e richiedono sforzi continui di aggiornamento e manutenzione che le organizzazioni devono mettere a budget nella fase iniziale dei progetti”.
Axiante, strategie costruite attorno al dato
Il ruolo di Axiante nella diffusione della cultura del dato e in particolare del Data Catalog. Valsecchi evidenzia: “Il nostro ruolo è quello di affiancare l’organizzazione in questa sfida non semplice, di confrontarci con gli stakeholder per fare in modo che tutta l’organizzazione possa contare su analisi sempre puntuali, sicure e certificate. Nel proporre gli strumenti di MDM e Data Catalog, ci approcciamo al cliente attraverso una doppia analisi, facendo degli incontri che partono dall’alto verso il basso e viceversa per valutare come funziona realmente l’azienda e per conoscere esattamente tutti i sistemi informatici coinvolti nella gestione dei dati e le relative priorità”. In questo contesto, “il nostro ruolo è quello di consulenti, seppure riteniamo che debbano esserci anche all’interno delle società clienti delle persone che gestiscono i progetti – ribadisce il manager –, nuove figure da coinvolgere da subito nei progetti, possibilmente già ben formate”. Un problema, quello delle risorse, che coinvolge tutte le imprese in questo momento. “Perché le competenze digitali, e in particolare quelle di data analysis, sono oggi vitali ma la domanda è nettamente superiore alla disponibilità, in particolare nel nostro Paese”.
Valsecchi conclude evidenziando: “In sintesi, in Axiante crediamo che queste tecnologie siano in grado di assicurare un’evoluzione nella gestione dei dati sfruttando il valore delle informazioni come risorsa strategica e abilitante per lo sviluppo non solo digitale delle aziende”.
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