La firma elettronica avanzata (Fea) rappresenta un sistema di autenticazione documentale più robusto rispetto alla firma elettronica semplice, perché consente l’identificazione del firmatario e la connessione univoca dello stesso al documento firmato. Questo è possibile utilizzando mezzi sui quali il firmatario può conservare il controllo esclusivo. Inoltre la Fea consente di rilevare se i dati sono stati modificati successivamente all’apposizione della firma elettronica avanzata e non è poco in ambito legale, come è facile intuire.
La soluzione Firma Web, proposta da Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia, si basa proprio sul concetto di firma elettronica avanzata (Fea) e per utilizzarla è necessario un numero telefonico riferito ad una Sim card, di cui il firmatario dichiara di avere esclusiva e piena disponibilità. Firma Web è una soluzione in cloud che consente al professionista una gestione semplificata del flusso delle firme, grazie ad una dashboard intuitiva ed un flusso operativo totalmente automatizzato fino a poter inviare al software di archiviazione documentale i documenti già firmati. Con un vantaggio in più: non necessita di nessuna attività di attivazione da parte del cliente di studio.
Come funziona Firma Web
Il tool digitale Firma Web identifica i documenti, generati da qualsiasi gestionale sia esso un gestionale Wolters Kluwer, come qualsiasi documento di studio nato in formato Word o Pdf, e a ciascuno abbina i firmatari che riceveranno una mail con il link al documento. Il firmatario, per esempio proprio un cliente dello studio, accede al servizio Web da computer, tablet o smartphone e, una volta avviata la procedura, può utilizzare la password dinamica (Otp, One Time Password), generata da Firma Web, valida solo per il tempo necessario alla firma che gli viene recapitata attraverso un Sms. Il cliente, dopo aver verificato e visionato il documento, firmerà quindi inserendo il codice Otp necessario e generato dall’applicazione.
Nell’applicativo restano presenti in automatico anche tutti i documenti firmati per poter procedere alla conservazione, per esempio attraverso il software di archiviazione documentale (Arkon).
Sono evidenti i vantaggi sia per i clienti sia per gli studi. I clienti non devono necessariamente recarsi in studio per le firme e lo studio beneficia di una serie di possibili automazioni nel flusso di lavoro riducendo la documentazione cartacea e abilitando un processo di conservazione digitale agile dei documenti firmati. Soprattutto è la semplicità del meccanismo la caratteristica vincente della soluzione. Poter sottoporre i documenti da firmare semplicemente con il meccanismo email e password (Otp) snellisce evidentemente i flussi perché consente di saltare il processo di creazione del documento cartaceo prima della firma favorendo la conservazione digitale dei documenti già firmati.
Per lo studio significa risparmiare su carta, toner, usura delle risorse hardware (stampanti e multifunzione) e soprattutto il tempo del personale operativo. Per entrambi (studio e cliente) la possibilità di utilizzare Firma Web si traduce soprattutto in maggiore sicurezza (in relazione anche all’utilizzo di password dinamica Otp), con la possibilità di gestire le firme dei documenti sfruttando la posta elettronica, quindi di fatto da qualsiasi luogo, senza problemi, e il cliente che non deve più passare in studio, semplicemente per apporre le firme del caso si troverà anche con il vantaggio di disporre automaticamente di una copia Pdf del documento firmato.
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