Cresce tra le imprese italiane la consapevolezza che una gestione intelligente e strutturata dei documenti rappresenti una leva strategica che, se ben manovrata, può elevare la qualità del lavoro e l’efficienza dell’organizzazione. E’ per questo che le aziende si indirizzano oggi verso soluzioni digitali in grado di amministrare al meglio i documenti, dalla loro creazione fino alla conservazione a norma e in conformità alle linee guida sulla formazione, gestione e conservazione degli stessi. Ne parla in questa intervista Paolo Bensaia, Product Manager Solutions di Kyocera Document Solutions Italia, portando a fattor comune strategie, modelli di implementazione e soluzioni, non prima però di avere condiviso lo scenario in cui si muove il mercato, con le sue criticità.
“Nel ciclo attivo di un’azienda – a partire dalla generazione dell’ordine, passando per la fattura fino alla bolla – con l’evolvere della complessità computazionale e applicativa, la grande quantità di informazioni generate, rende sempre più onerosa la gestione dei documenti e richiede connessione per creare valore. Se le informazioni sono scollegate tra loro, si vanifica infatti la possibilità di migliorare le performance aziendali e di offrire un servizio più puntuale ed efficiente al cliente finale”; esordisce Bensaia inquadrando gli impatti di una cattiva gestione documentale e di un’archiviazione in silos sull’operatività e sul business delle imprese.
“Una cattiva gestione documentale può configurarsi come indisponibilità delle informazioni agli attori del flusso informativo oppure come mancata conformità” prosegue Bensaia, spiegando come nel primo caso la conseguenza sia la mancata efficienza e produttività; nel secondo caso, più delicato, le carenze sul piano normativo e la lettura superficiale delle norme possono causare rischi organizzativi e di processo, in uno scenario in cui l’Agid sta intensificando il lavoro sulla produzione di norme che accompagnino le aziende italiane verso la digitalizzazione. “Tutte queste regole devono entrare nel Dna dell’azienda per non andare incontro a sanzioni amministrative“, sottolinea il manager. Come nel caso della conservazione sostitutiva e dei processi di firma: “Spesso i clienti hanno grandi quantità di documenti da dematerializzare e sono inconsapevoli che la sola scansione non è sufficiente e che va considerato l’impatto probatorio del documento perché questo abbia lo stesso valore dell’originale”.
In questo contesto, le aziende chiedono soprattutto interoperabilità e piena visibilità sui processi e sulle performance. “Se non si adotta un approccio globale e univoco ma si costituiscono all’interno delle aziende dei silos di dati disomogenei e non condivisi, si creano una serie di piccoli dipartimenti che non possono colloquiare tra di loro, e una mancanza di allineamento all’interno dell’azienda con tutte le criticità che ne conseguono”, sottolinea Bensaia. Le informazioni ad esempio possono essere non immediatamente disponibili o non abbastanza accurate, il personale può perdere tempo a cercarle o quando le ha trovate i dati possono essere già obsoleti, o ancora peggio non esiste garanzia che i documenti trovati siano l’ultima versione disponibile.
Come rimuovere i processi manuali e obsoleti, sostituendoli con flussi di lavoro digitalizzati e semplificati. “Digitalizzando e strutturando le informazioni, i processi aziendali vengono ottimizzati. I dipendenti possono utilizzare i dati per individuare in maniera precisa ciò che clienti e prospect richiedono e fornire risposte adeguate in tempi ridotti. Ma per realizzare tutto questo serve un approccio progettuale” afferma Bensaia, come quello adottato da Kyocera Document Solutions, dove una divisione interna affianca il cliente in questo processo per “ridisegnare le procedure aziendali in modo sartoriale sul flusso analogico dell’azienda”. Processo che Bensaia assimila a “un trasloco, dove il cliente è accompagnato nell’identificare i propri bisogni, capire quali procedure portare nella nuova gestione e quali rivedere, e riempire le scatole con quello che servirà”. Un trasloco a volte forzato, aggiunge il manager, come avvenne ad esempio nel dicembre 2018 con l’arrivo dal 2019 delle fatture elettroniche, con cui le aziende furono “sfrattate” e costrette ad adeguarsi velocemente alla nuova casa.
Kyocera Document Solutions, modello di gestione documentale. Kyocera è da sempre interprete della necessità di cambiamento nel settore documentale e da anni affianca l’offerta di stampanti e sistemi multifunzione con soluzioni software per accompagnare le aziende nel loro percorso di digitalizzazione. “Ci proponiamo con strumenti on-top a tutto il parco software aziendale – prosegue Bensaia – e nel caso questo necessiti di una revisione o presenti applicazioni on premise che non dialogano col Cloud, proponiamo soluzioni Cloud-native“.
Nello sviluppo della proposition, Kyocera Document Solutions adotta un doppio approccio per governare il flusso informativo, dall’acquisizione, conservazione, archiviazione e condivisione di documenti: il DMS (Document Management System) e l’ECM (Enterprise Content Management).
Il DMS, come tassello iniziale, è un insieme di soluzioni software che consente di gestire, organizzare, condividere e archiviare documenti e file in modo facile, veloce e sicuro, garantendo l’accessibilità ai documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo. Bensaia entra nel merito delle strategie: “Con questa soluzione ci rivolgiamo prevalentemente alle Pmi che hanno l’esigenza di catalogare documenti cartacei o analogici; aziende di consulenza, professionisti, avvocati, notai, più concentrati sul servizio al cliente. A loro proponiamo DMS, sia on premise sia in cloud, in base alla dimensione della struttura e agli aspetti tecnici da gestire. I vantaggi per il cliente sono lo svincolamento dal dispositivo e l’approccio as a service che consente anche al piccolo imprenditore di gestire i picchi di lavoro riducendo i costi dei consumi”.
L’ECM è un approccio sistematico alla gestione dei documenti per tutto il loro ciclo di vita, che efficienta e snellisce i processi aziendali. La soluzione infatti struttura le informazioni in flussi automatizzati per renderle sempre accessibili e disponibili agli utenti autorizzati, aumentando la produttività e l’efficienza, e riducendo i rischi legati alla sicurezza dei dati. “In questo caso – spiega Bensaia – ci rivolgiamo ad aziende più strutturate, di ogni settore, dal manifatturiero al retail, a tutte le holding che hanno la necessità di mappare all’interno di una piattaforma le proprie procedure aziendali e che, oltre ai documenti, devono gestire contenuti di vario formato. Aziende data-driven che vogliono una gestione tutta digitale. A queste realtà, proponiamo prevalentemente un approccio on premise perché il traffico di dati più oneroso nei picchi di lavoro potrebbe produrre cattive performance in Cloud”.
Il ruolo dei Content Services. Come si sviluppano e a quali esigenze rispondono. “Ci identifichiamo come partner in grado di gestire tutte le informazioni prodotte dai software gestionali. Quando l’utente atterra sulle applicazioni di gestione documentale siamo nella dirittura di arrivo. Tutto ciò che avviene a monte – tutte le informazioni contenute nei silos e nei vari ambiti dei software, dal CRM che gestisce l’offerta all’ERP che governa il processo a valle – è gestito dai Content Service di Kyocera Document Solutions.
“Il Content Services è un tool tecnico; l’utente non ne percepisce la presenza ma vede il risultato finale”, spiega il manager. La piattaforma consente di governare l’azienda con un approccio data-driven che non rimane confinato all’ambito di competenza. Ad esempio, il responsabile di una linea produttiva in fabbrica può pianificare i turni in base agli ordini ricevuti dall’ufficio commerciale, predisporre gli ordini di acquisto di eventuali materie prime o predisporre le ferie in base ai carichi di lavoro. “Il tutto in un’unica piattaforma con un dato accessibile dove serve e dove il silos rimane l’ultimo livello, quello bassissimo che serve semplicemente per l’operatività” conclude Bensaia.
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