Con lo spostamento del luogo di lavoro verso modelli ibridi e approcci agili, le soluzioni documentali devono consentire la collaborazione tra tutti gli utenti all’interno dello stesso processo e garantire la certezza che i documenti vengano conservati a norma, in sicurezza e custoditi nel tempo. Processi in forte evoluzione, come racconta in questa intervista Andrea Contarini, Marketing Director & Business Solutions Lead Marketing di Kyocera Document Solutions Italia, azienda che interpreta oggi la necessità di cambiamento nel settore documentale affiancando all’offerta di stampanti e sistemi multifunzione soluzioni software per accompagnare le aziende nel loro percorso digitalizzazione.
Le dinamiche che guidano il settore delle soluzioni documentali e le esigenze delle aziende. “Oggi le organizzazioni sono sempre più consapevoli dell’importanza di una gestione intelligente dei documenti aziendali – esordisce Contarini -. Soprattutto a partire dal 2020, infatti, con l’arrivo del Covid, la necessità di gestire le informazioni da remoto ha generato un’accelerazione dei processi di avvicinamento delle aziende verso le soluzioni documentali, sia on premise che in Cloud. L’obiettivo di agevolare la comunicazione ha spinto il mercato ad adottare soluzioni che potessero mantenere la sicurezza dell’informazione e al contempo gestire la collaboration, rendendo possibile il tracciamento dell’intero flusso documentale. Questa digitalizzazione è avvenuta molto rapidamente tra le grandi organizzazioni, un po’ più lentamente tra le piccole e medie imprese ma procede tuttora in modo costante. Una trasformazione all’insegna dell’innovazione che le aziende hanno cercato di gestire tenendo conto anche dell’impatto della tecnologia sull’ambiente, con molte grandi realtà che si sono regolamentate adottando i bilanci di sostenibilità o che attraverso la gestione del documento elettronico si stanno impegnando per dare il proprio supporto nel ridurre l’impatto ambientale”.
Il ruolo di Kyocera Document Solutions. In questo scenario, Kyocera Document Solutions è riconosciuta principalmente come azienda del mondo Printing per la sua storia centenaria nel settore, ma l’obiettivo è oggi quello di evolvere verso il ruolo di Solution Vendor, spiega Contarini. “Negli ultimi anni abbiamo lavorato per riposizionarci ed entrare in modo deciso nel mondo delle soluzioni documentali, tra le poche aziende del nostro settore che si è mossa in questa direzione. Una scelta fortemente voluta che coinvolge la sede italiana ma che parte dal Giappone, da Osaka dove ha sede il nostro headquarter, che ha deciso di puntare sulle acquisizioni sapendo che la tendenza di mercato è di una crescente riduzione della stampa”. E continua: “Nell’ottica del nuovo posizionamento, stiamo mettendo in campo strategie per rispondere alle esigenze dell’utente finale, lavorando sulle modalità di trasformazione del documento e sulla gestione delle diverse tipologie di soluzioni, cercando di indirizzarci sia verso la piccola media impresa sia verso il mondo corporate più complesso”.
Elementi distintivi dell’offerta di Kyocera Document Solutions nel mercato delle soluzioni documentali. Le soluzioni documentali seguono tendenzialmente due approcci per governare il flusso di acquisizione, archiviazione, condivisione di documenti e file, validazione legale del documento e conservazione: il DMS (Document Management System) e l’ECM (Enterprise Content Management).
“In Kyocera – entra nel dettaglio Contarini – nel primo caso parliamo della soluzione Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) targettizzata verso il bacino enorme delle Pmi, proprio per l’utilizzo semplice e veloce della soluzione e per la possibilità di gestire il documento anche da remoto”. KCIM aiuta infatti le aziende a ingegnerizzare i flussi documentali, trasformando i documenti fisici in dati digitali accessibili e condivisibili senza dover effettuare l’installazione on-premise.
“Dall’altra parte, Kyocera Enterprise Information Manager (KEIM) è una soluzione che si integra con gli ERP e gli ambienti esistenti per far fronte alle necessità delle diverse tipologie di società e dipartimenti aziendali, facendo dei dati un punto di forza dell’organizzazione. Targettizzata per le aziende Corporate, KEIM è una soluzione strumentale complessa che richiede un’analisi approfondita del progetto e una consulenza specifica che implica anche lunghi tempi di trattativa”, sottolinea Contarini.
Un caso concreto che riguarda l’implementazione della soluzione KCIM vede protagonista l’Associazione Nazionale Consulenti del Lavoro (ANCL) in un accordo finalizzato allo sviluppo di nuovi modelli gestionali e organizzativi per gli studi della categoria professionale. ANCL, che conta oggi 26.000 membri in Italia, in collaborazione con Kyocera Document Solutions Italia, ha messo a disposizione degli iscritti sul territorio nazionale la piattaforma tramite un account personale che permette di raggiungere le parti firmatarie in modo rapido e di gestire l’archiviazione digitale di ogni documento, curandone l’intero percorso di Firma Elettronica Qualificata e rendendolo valido ai fini legali, integrandosi al servizio di Conservazione Sostitutiva. “L’Associazione ha scelto Kyocera come partner per gestire la digitalizzazione dell’intero processo di gestione dei contratti di lavoro. Un processo solitamente gestito in forma cartacea che abbiamo costruito completamente da zero, sviluppandolo in un anno e completandolo lo scorso fine maggio. Grazie alla piattaforma integrata e unificata, all’interno della quale a più mani gli utenti possono modificare e interagire sui documenti a più mani”. Oggi, grazie alla nuova piattaforma Kyocera, i consulenti del lavoro riescono a ridurre del 90% il tempo necessario per la gestione dei contatti di lavoro, un processo solitamente molto lungo, e con il grosso plus della tracciabilità.
“Questo processo costruito insieme ad ANCL customizzando per loro una piattaforma in Cloud ci ha permesso di entrare di diritto nel mercato della gestione documentale con una soluzione che permette di gestire tutto il processo, un progetto nel quale la country italiana è vista anche dal Giappone come pioniera”, aggiunge Contarini.
La strategia Cloud di Kyocera e l’approccio delle imprese a questo paradigma per la gestione delle soluzioni documentali. “Tutte le aziende si stanno spingendo oggi nella direzione del Cloud e sempre di più lo faranno. È solo questione di tempo ma anche di cultura aziendale – prosegue Contarini -, perché ancora oggi in Italia c’è timore da parte delle aziende nello spostare le informazioni nel Cloud. Tuttavia c’è ormai anche la consapevolezza che quanto maggiormente si adottano soluzioni Cloud, tanto più si riesce ad andare in profondità nella valorizzazione dei dati, un asset ormai fondamentale per la competitività delle aziende”.
Nel caso di Kyocera, la stampa e la scansione basate sul Cloud aprono nuove possibilità alle organizzazioni per gestire efficacemente le proprie informazioni nella nuova era del lavoro. Adottare una soluzione di gestione documentale in Cloud significa infatti promuovere l’interoperabilità fra i dipartimenti, la collaboration aziendale e disporre di una piattaforma sempre aggiornata, che non richiede server dedicati e in grado di gestire utenti illimitati.
“La nostra strategia è pertanto netta – dichiara Contarini -: da una parte stiamo sviluppando soluzioni completamente in Cloud, come KCIM, ma anche soluzioni come Kyocera Cloud Print and Scan che offre la possibilità di scansionare dall’apparecchiatura e di fare il follow-me per lanciare la stampa presso un’altra sede, gestendo tutta l’applicazione attraverso il Cloud, mantenendo la sicurezza di tutto il processo e tenendo sotto controllo la gestione del costo. Perché ricordiamoci – sottolinea il manager – che nella gestione del flusso di informazioni c’è ancora una distinzione netta fra documento nativo digitale e documento nato cartaceo e diventato digitale, che deve ancora entrare nella terminologia e nella quotidianità di persone e aziende”.
Strategia Cybersecurity. “La complessità della gestione documentale risiede oggi nella sicurezza delle informazioni che devono essere gestite attraverso la modalità GDPR per dare all’utente finale la certezza della protezione dell’informazione. Oggi le aziende stanno comprendendo che grazie al digitale possono gestire e condividere documenti e dati in sicurezza e ormai tutte le aziende hanno una forte focalizzazione nel gestire soprattutto i protocolli di rete e il controllo degli accessi.
In Kyocera abbiamo dei kit di sicurezza fisici per proteggere reti e sistemi che permettono di controllare completamente l’accesso alle multifunzione che può essere un tramite per poter entrare in una rete aziendale. Siamo molto sensibili a certificare la gestione della sicurezza delle informazioni”. L’impegno dell’azienda è stato infatti recentemente riconosciuto con il rinnovo della certificazione del Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni (ISMS) e del certificato ISMS Cloud Security.
Strategia di Canale e obiettivi futuri. “Kyocera Document Solutions in Italia è oggi orientata principalmente al canale indiretto con partner certificati seppure abbia anche una vendita diretta che cresce nel tempo. Ci stiamo pertanto focalizzando verso la certificazione di Business Partner che ancora oggi vendono principalmente nel mondo Printing ma che si vogliono spostare nel mondo della gestione documentale. Si tratta di rivenditori di stampanti multifunzione, che insieme a noi stanno passando dalla vendita della pura multifunzione al mondo delle soluzioni. Una via obbligata anche per loro ma che, per essere percorsa, necessita di conoscenza profonda della tecnologia”.
Vogliamo pertanto iniziare questa strategia con pochi partner per arrivare a gestirne una ventina (dei circa 200 i Business Partner attuali) con l’obiettivo di focalizzarci su partner più strutturati che abbiano all’interno sia una struttura di prevendita sia di post vendita. Il loro vantaggio è quello di essere in contatto con la piccola e media impresa – 4 milioni di realtà seguite oggi da circa 8.000 rivenditori di stampa in Italia – per gestire una situazione unica. Un vantaggio per noi perché siamo tra i primi a livello Europa e nel mondo ad avere integrato in una soluzione tutte le applicazioni”.
Da qui ai prossimi tre anni, Kyocera Document Solutions andrà quindi a verticalizzare molto di più l’organizzazione, definendo venditori specializzati nel mondo delle soluzioni documentali per diventare a tutti gli effetti un system integrator. “Le aziende devono vedere in Kyocera Document Solutions una realtà nuova nel mondo delle soluzioni; la sfida è cercare di entrare in quel mercato, essere riconosciuti insieme ai nostri rivenditori e sviluppare insieme un’offerta di soluzioni documentali.
La strategia futura va dunque verso la creazione di una Digital Platform, un’infrastruttura in Cloud aperta alle terze parti, agli sviluppatori, un Marketplace di applicazioni che si appoggiano alla soluzione documentale di Kyocera” dichiara Contarini. Una sfida che vede da una parte i colossi che vivono nel mondo ERP, dall’altra le aziende che operano nel mondo delle soluzioni documentali e in mezzo quelle ibride come Kyocera Document Solutions che hanno l’obiettivo di traghettare il cartaceo al digitale.
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