Un’efficace strategia di gestione documentale può favorire la competitività aziendale tanto più è costruita su una base tecnologica innovativa, in grado di favorire l’acquisizione e l’archiviazione di elevati volumi di dati, la loro sicurezza, l’accessibilità e la tracciabilità delle operazioni, e aiutare al contempo la collaborazione e l’interoperabilità tra i team, anche da remoto.
Kyocera Document Solutions Italia è dotata degli strumenti digitali idonei per rispondere a tutte le esigenze delle imprese che ruotano attorno alla gestione del documento. Come racconta in questa intervista Mirko Marotta, Solutions Specialist e MDS Business Development di Kyocera Document Solutions Italia, delineando in prima battuta lo scenario nel quale si muovono oggi le aziende e l’impatto che la forte adozione dell’hybrid workplace ha oggi sui processi di gestione dei documenti delle imprese.
“L’hybrid workplace è un concetto che ridefinisce il modo di lavorare di un’impresa, influenzando l’organizzazione e la gestione quotidiana dell’operatività dei dipendenti, e portando benefici tangibili proprio sullo svolgimento dei flussi di lavoro – esordisce Marotta -. Questi spesso sono punti di criticità per la qualità del lavoro perché dipendono dalla fruibilità e disponibilità delle informazioni, da cui derivano la produttività e il time-to-response aziendale, e al tempo stesso rappresentano il punto di partenza per le proprie strategie di business. Da qui la necessità di essere produttivi anche al di fuori delle mura aziendali.
Basti pensare ad esempio a un processo di controllo e approvazione prioritario per l’azienda, dove la presenza in ufficio della persona che ne è responsabile non si rende più necessaria poiché tale operazione può essere svolta anche a distanza, in qualunque momento, in modo controllato e sicuro, ovvero come se si fosse alla propria scrivania”.
L’essere distanti dall’azienda e avere accesso alle informazioni da remoto pur non essendo fisicamente presenti in sede rende dunque necessario strutturarsi con un vero percorso di trasformazione digitale.
Le strategie adottate
Marotta entra nel vivo raccontando quali strategie occorre mettere in campo per aumentare la collaboration e traguardare una gestione documentale efficace e paperless. “Aspetti come centralità, continua disponibilità e sicurezza delle informazioni gestite e prodotte, atti a rendere la collaborazione con i colleghi possibile anche da remoto, sono elementi chiave in questo modello di lavoro che vede la necessità di rendere digitali (quanto più possibile) le informazioni tanto quanto i processi documentali che ne fanno uso, con il pieno intento di mantenere il ciclo vita di gestione del documento interamente in forma digitale, fin dalla sua genesi, quando possibile. Investire in piattaforme digitali per la gestione documentale e il business process management che possano offrire un supporto “in linea” nella ricerca di documenti e nella modifica dei contenuti con piena possibilità di team/department collaboration, diventa certamente il fattore strategico d’impresa che potenzia la sua capacità di fare business. Non solo perché snellisce e ottimizza i flussi di lavoro per l’utenza finale ma anche perché rende tracciabili le attività svolte e, grazie all’archiviazione digitale, la preservazione di informazioni, documenti o dati ad esse legati, quali beni essenziali per il lavoro quotidiano, ovvero il business aziendale”.
Se poi pensiamo alla scelta strategica di adottare soluzioni in cloud per la gestione documentale e di business process management le quali, proprio in ottica di centralizzazione del documento, della fruibilità delle informazioni e della loro costante disponibilità, sono ancor più aderenti al modello di hybrid workplace, concetti come ufficio mobile e lavoro agile – per dirlo all’italiana – sono pienamente possibili”.
Il portfolio
Sul piano della gestione documentale digitale (DDM), l’offerta si rivolge sia alla PMI che all’azienda Enterprise, all’interno di due macroaree di prodotto, DMS (Document Management System) e ECM (Enterprise Content Management System), puntando oramai da alcuni anni in particolare sull’offerta di soluzioni in cloud e pensate con una filosofia SaaS. Spiega il manager: “È una scelta questa che ci permette, da un lato, di essere in linea con il concetto di hybrid workplace, dall’altro di rispondere alla domanda crescente di soluzioni che siano in grado di abbattere i costi per il cliente in termini di gestione e mantenimento dell’infrastruttura “in house”, necessaria per il funzionamento di un sistema documentale on-premise con tutti gli aspetti correlati che questo comporta.
Proprio a tal riguardo – sottolinea Marotta – le soluzioni che proponiamo sul piano della cybersecurity sono abbinate a tecnologie di sicurezza informatica in continua evoluzione rispondendo alla necessità di salvaguardare il lavoro dei clienti dalle minacce informatiche che altrettanto mutano nel tempo. Non parliamo quindi del solo contesto di cifratura dei dati (data encryption) gestiti nel sistema documentale, ma anche del perimetro di difesa della soluzione stessa”.
Parlando invece delle macroaree di proposizione e posizionamento delle soluzioni, spiega Marotta: “In ambito DMS (Document Management System) la nostra soluzione di “document & simple workflow management”, Kyocera Cloud Information Manager(KCIM), si pone come la soluzione “più vicina” alle PMI, in quanto attraverso le sue funzionalità risponde alle tipiche esigenze della piccola/media impresa. Per citarne alcune tra le principali: accesso autorizzato e regolamentato attraverso permessi operazionali nel rispetto delle tipologie documentali gestite, ricerca documentale attraverso parole chiave e/o attributi di classificazione, protezione del documento da modifiche una volta finalizzato (document retention), workflow documentale semplice, workflow di firma elettronica (dalla semplice alla qualificata) e messa in conservazione sostitutiva a norma, ambedue attivabili per mezzo di servizi add-on opzionali ma già integrati!.
KCIM è una soluzione in cloud scalabile, “pay per (space) use”, poiché basata sul semplice concetto di spazio occupato dai documenti archiviati (esclusi i servizi accessori) e in continua crescita, grazie alla costante aggiunta di nuove funzioni “ready to use” a vantaggio del cliente e comprese nel canone mensile.
“Diversamente, per la clientela di taglio Enterprise – ma guardando più in generale – per la clientela che necessita delle funzionalità tipiche di un DMS ma che ha bisogno di un prodotto “tailor-made”, che pur mantenendo la filosofia Cloud/SaaS, possa essere però progettato e realizzato anche attraverso un processo progettuale personalizzato in più step, siamo in grado di rispondere con l’offerta di una piattaforma ECM, fondata sul concetto di Web Archive Management & BPM (Business Process Management), che risponde peraltro all’esigenza, tipica del DNA di una soluzione ECM, di integrarsi nel contesto aziendale, con sistemi ERP e CRM”.
Indipendentemente dagli scenari di soluzione evidenziati, i vantaggi che il cliente può cogliere sono svariati. “Come accennato – spiega Marotta -, con una filosofia d’uso come “servizio” grazie al concetto SaaS, il cliente ha un vantaggio economico garantito dalla esternalizzazione delle risorse informatiche di infrastruttura hardware e software, necessarie per il funzionamento della piattaforma documentale, per l’archiviazione e il mantenimento digitale dei documenti aziendali e per la cybersecurity. Senza poi dimenticare che un’archiviazione documentale digitale elimina in gran parte la necessità di archivi fisici per il mantenimento dei documenti, riducendo i costi anche sotto questo aspetto. Ma oltre l’ambito economico – certamente importante e di criticità per l’impresa – ritengo che il vero beneficio per il cliente riguardi l’aspetto di utilizzo e funzionale”.
Un sistema documentale di archiviazione digitale offre maggiori garanzie rispetto alla gestione analogica (cartacea) dei documenti e una migliore salvaguardia delle informazioni di cui fa uso l’azienda. “Il trattamento e l’archiviazione dei documenti in modo fisico, infatti, spesso può portare a smarrimento o danneggiamento degli stessi, per non parlare del tempo necessario per il loro recupero, ancor di più se di non recente archiviazione”.
Si tratta di soluzioni perfette per il lavoro (anche) da remoto, in quanto l’interfaccia utente web based e auto-adaptive (in grado quindi di adattarsi graficamente a qualunque web browser di un dispositivo “fisso” o mobile), offre all’utente finale un’esperienza di lavoro facilitata, dove ogni informazione ricercata è disponibile in modo puntuale e dove è salvaguardata a prova di qualunque danneggiamento o smarrimento che può accadere con una gestione analogica”.
Firma elettronica e conservazione documenti
“Lavorare con documenti e processi documentali digitali necessita certamente del rispetto delle normative in materia di trattamento digitale delle informazioni e della loro preservazione, in particolar modo per alcuni di questi”, afferma Marotta.
La firma elettronica rappresenta lo strumento (o servizio) informatico utilizzato dai firmatari sottoscrittori del documento che rende il documento digitale “a norma” ai fini legali, in quanto, attraverso il suo processo qualificato gestito dal provider di firma certificato, conferisce a questo non solo la piena non disconoscibilità (riconducibilità alle persone fisiche firmatarie) ma anche la data e ora certa di firma, per mezzo del sistema di marcatura temporale. “Ciò attribuisce l’autenticità al documento digitale firmato, ma al tempo stesso pone anche un sigillo su questo che nella sua versione firmata elettronicamente diventa immodificabile da parte di chi lo visualizza e la sua integrità, pertanto, è garantita nel tempo – continua -. Tenendo sempre presente la normativa, va poi detto che la “Conservazione sostitutiva a norma”, sempre più spesso menzionata come “Conservazione Digitale”, è un altro importante tassello nel processo di gestione digitale dei documenti, sulla base di alcuni criteri del processo stesso”.
La conservazione digitale si pone infatti come lo step successivo. “La conservazione digitale, a differenza della semplice archiviazione digitale, presenta degli step tecnici specifici e fondamentali sul piano legale: protocollazione univoca del pacchetto di versamento (insieme di uno o più documenti da conservare), firma digitale applicata dal provider di conservazione, rendendo il pacchetto e il suo contenuto documentale archiviato immutabile nel tempo e certificandone il processo stesso, applicazione della marcatura temporale che definisce in modo inequivocabile l’inizio del periodo di conservazione e il mantenimento negli anni (generalmente almeno 10) del pacchetto, ed infine l’associazione contestuale di un file di catalogazione del pacchetto di versamento che attraverso il rispetto di una struttura ben precisa di metadati, riporti i connotati fondamentali del pacchetto stesso per la fasi successive di ricerca e distribuzione”.
L’archiviazione digitale del documento è sufficiente quindi, per quei documenti che sono copie digitali di autentici cartacei firmati e di cui si vuole disporre all’interno della piattaforma di gestione documentale anche in formato elettronico, potendo contare su una più rapida accessibilità al suo contenuto e per le relative operazioni di condivisione, ma soprattutto per la gran parte dei documenti aziendali che non presentano una forma che possano essere oggetto di un contenzioso legale, ovvero, documenti generalmente non firmati elettronicamente. “A tal proposito la normativa ci ricorda come sia fondamentale tenere presente al tempo stesso l’importanza di attuare la Conservazione Digitale non solo per quei documenti digitali che per loro tipologia sono stati sottoposti a un processo di firma elettronica da una o più parti, ma più in generale, là dove qualunque documento trattato sia “nato” digitalmente, pensando a questa fase come la messa in archivio legale, oltre a quello aziendale”.
Alla luce di quanto detto – sintetizza Marotta – è chiaro quindi che un sistema di gestione documentale oramai non può più prescindere dall’avere nella sua offerta anche tali servizi – che come ho citato – sono aspetti fulcro non solo per una gestione remota documentale ma per il contesto legale in termini di tutela per l’azienda”.
Apertura ai provider
Il modello proposto da Kyocera Document Solutions per assicurare il valore legale dei documenti informatici e supportare i processi di interscambio dei documenti con la PA. “Il fatto che le nostre soluzioni di gestione documentale offrano processi di firma elettronica e di conservazione sostitutiva a norma, attraverso la partnership con provider accreditati nell’ambito di tali servizi, ci permette di rispondere al meglio alle esigenze dei clienti privati così come degli enti pubblici” incalza Marotta.
“Il nostro obiettivo però non è solo quello di rendere possibile un processo remoto di firma tra due entità legali e coprire la fase del mantenimento legale del documento, ma guardare oltre, investendo sempre di più sull’ambito della piena adattabilità delle nostre piattaforme di gestione documentale per mezzo di tecnologia API, mirando a dare la possibilità ai nostri clienti, in particolar modo della PA, di integrare le loro applicazioni con le nostre soluzioni, determinando in tal modo un ambiente di lavoro ancora più efficiente e contestualizzato”.
Sicurezza e protezione del dato
La riservatezza e la sicurezza delle informazioni trattate in azienda sono indispensabili in ottica digitale tanto quanto in ottica di output management, ovvero di stampa. “In ottica di gestione digitale, proprio per la centralità dei documenti presenti all’interno di una piattaforma, è importante prima di tutto definire i ruoli e i permessi relativi all’accesso, e fruibilità delle informazioni e il loro trattamento nei processi in modo controllato e regolamentato”. Questo aspetto si propaga poi anche sui workflow documentali e garantisce la protezione di informazioni riservate personali o aziendali, impedendo ai “non autorizzati” di accedere a tali contenuti. Un approccio che vale per i collaboratori aziendali quanto per le figure esterne all’azienda coinvolte nei processi.
“Cifrare quindi i dati e renderli visibili attraverso algoritmi di decifratura durante le comunicazioni con la piattaforma così come nella loro archiviazione nella piattaforma è un punto focale di applicazione – continua Marotta -. Ultimi ma non meno importanti, l’accesso nominale e la costante tracciabilità delle operazioni svolte nella piattaforma, sono ottimi strumenti per l’individuazione puntuale di chi/quando/cosa ha fatto nel merito della gestione delle informazioni gestite”.
Tutti questi elementi aiutano l’azienda a proteggersi quanto più possibile da situazioni di potenziale e incontrollata divulgazione non autorizzata di dati strategici, informazioni riservate o dati personali oggetto della normativa GDPR, con i conseguenti impatti sull’azienda in caso di non adempimento.
“Anche sul piano della gestione della stampa di documenti, la riservatezza dei contenuti presenti necessita altrettanta attenzione – precisa il manager –. Lasciare documenti stampati incustoditi sul vassoio di raccolta carta della stampante rappresenta certamente “un grosso buco” nella sicurezza aziendale, per ciò che riguarda la riservatezza delle informazioni e la loro possibile divulgazione non autorizzata. Parliamo di documenti che per la loro specificità d’uso non necessitano di un processo autenticato in termini di rilascio su carta e che devono essere erogati con rapidità e frequente ripetizione. L’ambito logistico ne è un concreto esempio”.
Per tutti gli altri casi di stampa nella quotidianità lavorativa dell’impresa è però diventato fondamentale poter tracciare l’output dell’informazione, potendo risalire all’owner della stampa e al momento del rilascio, ponendo l’utente in un processo di riconoscimento attraverso una forma di autenticazione sul dispositivo di stampa, per poter rilasciare la stampa.
Kyocera Document Solutions propone tecnologie e meccanismi di sicurezza in ambo gli scenari di trattamento documentale, che rispondono ai fabbisogni di protezione e riservatezza dei dati del cliente. “Da un punto di vista di archiviazione e business process management documentale, le soluzioni in cloud Kyocera garantiscono in primis il pieno confinamento dei dati del cliente offrendo un’architettura multitenancy che, se pur gestita su una infrastruttura tecnologica condivisa in termini di risorse, ripartisce e assicura la piena privacy di ciascun cliente gestito” dichiara Marotta.
“All’interno del proprio spazio assicuriamo poi l’accesso nominale e univoco per ogni utente aziendale che è l’elemento chiave non solo per regolamentare attraverso i permessi l’accesso agli oggetti documentali ma anche per tracciare le attività svolte in termini di history log documentale e auditing log”. La granularità dei permessi è un fattore di primaria importanza e dipendente dalla complessità della soluzione. Nella protezione del documento è importante garantire meccanismi che preservino il documento, già nei confini aziendali, da qualunque accidentale modifica della sua versione finale o ancor peggio la sua cancellazione. “Oltre, quindi, alle autorizzazioni di accessibilità agli oggetti documentali offriamo meccanismi di document retention che inibiscono in un tempo definito qualunque modifica del documento stesso”.
Parlando poi di cloud è ancora più essenziale sia encryption dei dati e documenti gestiti remotamente sia la comunicazione tra utente e piattaforma. “In questo ambito ci impegniamo a garantire tecnologie che siano aderenti ai più alti standard di sicurezza informatica. Sul piano della gestione sicura della stampa offriamo invece soluzioni che garantiscono privacy e protezione dei contenuti dall’accesso di terzi, siano questi facenti parte dell’organizzazione o figure esterne all’azienda”, prosegue Marotta.
“Il concetto di stampa privata con rilascio per mezzo di immissione di un PIN gestita direttamente dal nostro driver di stampa rappresenta senza dubbio un primo possibile strumento di garanzia, anche se potrebbe non essere il sistema più adeguato in tutti gli scenari perché gestito e legato interamente al singolo dispositivo su cui si invia la stampa.
Diversamente, le nostre soluzioni di Secure Print & Cost Control, on-prem e cloud based, permettono di centralizzare la gestione delle stampe ed integrarsi con i sistemi di gestione degli accessi in rete del cliente tra quelli più conosciuti in termini di architettura, offrendo metodi di autenticazione anche multi-fattore. Allo stesso tempo tracciano i processi di stampa, garantendo all’IT il logging delle operazioni dell’utenza assicurando sempre la piena privacy sui contenuti stampati. La funzione di Pull Printing permette inoltre all’utente, una volta lanciata la stampa, di rilasciarla da qualunque dispositivo gestito su cui è convalidata la sua autenticazione – dettaglia ancora Marotta –. Che si tratti di una soluzione di print management on-premise o cloud based, poniamo la stessa attenzione nell’offrire misure tecnologiche che garantiscano la protezione dei dati trasmessi per la stampa, per mezzo di protocolli sicuri atti a proteggere il documento da possibili tentativi di accesso durante il suo trasferimento da utente a piattaforma e da piattaforma a device di stampa”.
Marotta sottolinea infine quanto nella sicurezza di stampa “l’attenzione Kyocera parte dai dispositivi di stampa, che integrano al loro interno efficienti meccanismi di sicurezza informatica atti a proteggere i dati di stampa che transitano al proprio interno, senza lasciare alcun possibile buco di sicurezza nel processo, al di fuori del perimetro di governance della soluzione di print management”.
Per saperne di più scarica il whitepaper: Soluzione documentale in cloud a supporto del lavoro ibrido
Non perdere tutti gli approfondimenti della Room Documenti e cloud, gestione sicura by Kyocera Document Solutions
© RIPRODUZIONE RISERVATA
