La disponibilità di spazi adeguati per interagire con i colleghi e di tecnologie abilitanti che facilitano la comunicazione migliorano l’esperienza di collaborazione tra i team.

Dare entrambi per scontati è un errore. Lo evidenzia bene la ricerca internazionale commissionata da Cisco dal titolo Rise of The Huddle Space che riporta, tra gli altri dati, come otto utenti su dieci su un campione di oltre mille persone si sentano frustrati dalla qualità della tecnologia disponibile negli spazi per comunicare, mentre il 62% degli esperti IT segnala richieste di aiuto per il suo funzionamento. Non solo, oltre l’89% di essi dichiara di non avere visibilità su come gli spazi vengano effettivamente utilizzati.

Si tratta di dati in conflitto con l’idea di azienda agile e flessibile, dove l’agilità è sostanzialmente misurabile anche attraverso procedure di comunicazione efficaci. Entriamo nei dettagli.

L’ecosistema Cisco Webex

I team agili hanno bisogno di poter incontrarsi per riunioni ma anche per un semplice confronto in modo snello da qui è facile intuire come l’accesso a strumenti di collaboration sia fondamentale per permettere una corretta interazione, l’elaborazione delle idee e una proficua condivisione.

Cisco Webex
Cisco Webex

La proposta “estesa” Cisco Webex va in questa direzione. I diversi strumenti disponibili portano l’intelligenza delle sale riunioni digitali in ogni spazio e su ogni device, per un’esperienza omogenea e continua dallo schermo di uno smartphone, fino alla sala riunioni fisica.

Proprio la scalabilità è una delle caratteristiche delle soluzioni Cisco in questo ambito: attraverso un’unica configurazione e le medesime possibilità di gestione su ogni tipo di dispositivo si possono controllare spazi fisici e digitali di diverse dimensioni.  

I vertici aziendali si trovano a poter valorizzare le opportunità di condivisione tanto più oggi che la forza lavoro opera in azienda come da remoto e ha bisogno di una tecnologia che non sia essa stessa a generare problemi. Non solo, le nuove generazioni danno per scontato modi di lavorare e comunicare agili come per esempio le teleconferenze e lo vivono come un incentivo, disporre di un’infrastruttura adeguata e al passo con i tempi serve anche a trattenere i talenti. 

I dati raccontano che il 37% del tempo lavorativo dei dipendenti oggi è dedicato alle riunioni, con il 72% dei dirigenti che sottolinea come comunicazione e collaborazione siano fattori chiave del successo aziendale. 

Con il servizio audio/video per le riunioni, Cisco Webex Meetings, si indirizzano proprio questi bisogni. Il team lavora come se tutti fossero seduti allo stesso tavolo anche da località remote. I membri possono interagire da browser, dispositivi mobili o dispositivi video per sale riunioni ed è la tecnologia ad adattarsi all’ambiente, rilevando i rumori di fondo ed eliminandoli, ma anche evidenziando – quando opportuno – in audio e in video, chi in un determinato momento è protagonista della comunicazione.

Per innovare è però necessario cambiare, per esempio per quanto riguarda gli apparati telefonici i sistemi legacy mostrano ora in modo evidente i loro limiti, ed espongono funzionalità non più adeguate, anche per la mancanza del supporto. In alcuni casi poi il provider non è in grado di offrire l’evoluzione del percorso comunicativo. Cisco fotografa invece le esigenze in questo ambito e declina la propria offerta pensando ai processi comunicativi di team, come avvengono nella realtà, e cioè lungo un continuum.  

Così ecco la proposta dei web meeting. I team possono continuare a lavorare insieme sfruttando Cisco Webex Teams. Si crea uno spazio dedicato per ogni progetto, si invitano i collaboratori, e di dispone così di un set di strumenti che permetterà di condividere spazi di lavoro, file, messaggi, oppure di indire e pianificare la riunione successiva, ma anche di sviluppare idee sfruttando per esempio una lavagna digitale.

Per esempio, con Webex Teams i messaggi e i file si trovano nello stesso spazio in cui si sono “tenute” le riunioni ed è possibile inviare messaggi a una sola persona o avviare una discussione di gruppo con sottomano tutta la documentazione necessaria. File e commenti restano disponibili in un unico repository senza costringere a ricostruire gli eventi dallo scambio successivo di email. Webex Teams include peraltro un sottosistema telefonico basato su cloud operativo per chiamate voce e video in HD anche dal desktop.

Eventualmente si può ulteriormente espandere l’esperienza Webex Teams con il dispositivo Webex Board. Serve a dotare le sale riunioni di un sistema per rendere fluido il flusso di lavoro lungo un continuum tra ambienti fisici e virtuali. Il dispositivo riconosce gli utenti Webex Teams nella stanza e li connette automaticamente, senza cavi, combinando il tool software di presentazione, una lavagna digitale e la videoconferenza.

Per esempio gli utenti possono lavorare insieme ognuno da qualsiasi app Cisco Webex Teams sulla Board, mentre file e contenuti restano negli spazi del team e i disegni della board vengono salvati in uno spazio dedicato.

Cisco Webex Share
Cisco Webex Share

Cisco ha pensato inoltre ad un ulteriore caso d’uso, tra i più classici. Per esempio quando ci si trova con i colleghi per una riunione tutti attorno ad un laptop, mentre nella sala sarebbe effettivamente disponibile un monitor, ma sembra troppo difficile sfruttarlo.

Con Cisco Webex Share è possibile trasformare qualsiasi dispositivo display in un dispositivo wireless pronto per la condivisione dei contenuti e abbinare il monitore al Webex Teams già in uso sul laptop. 

La scalabilità delle soluzioni e il loro controllo sono assicurati attraverso un’unica console di amministrazione. Per esempio, è possibile inserire in Webex Teams calendari, pianificatori e sistemi telefonici esistenti.

Gli utenti hanno a disposizione il materiale per lavorare senza dover lasciare gli spazi di Webex Teams, mentre i responsabili IT non perdono il controllo sulle informazioni e possono leggere il Roi effettivo dell’adozione della soluzione erogata anche attraverso un modello di abbonamento a consumo da scegliere tra quelli offerti con Cisco Collaboration Flex Plan. E’ possibile scegliere abbonamenti basati sul numero dei dipendenti, come abbonamenti condivisi destinati ai dispositivi. 

Quando servono nuove espansioni o funzionalità è possibile accedere a Webex App Hub ed implementare integrazioni e bot che personalizzino ulteriormente l’esperienza sulla piattaforma, ma anche crearne di estremamente personalizzati sfruttando le Api aperte messe a disposizione. 

Servizi (per esempio Cisco Tac – Technical Assistance Center) e sicurezza sono i due pilastri base su cui si innesta l’offerta. Come parte del contratto i clienti ricevono gli aggiornamenti sfotware e in Trust Center possono scorprire come è integrata la sicurezza Cisco nelle soluzioni.  Cisco aiuta i clienti a creare uno specifico business case a seconda delle esigenze, per questo e per la scalabilità dell’offerta incontra le esigenze delle Pmi.

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