La gestione documentale è tra le sfide odierne più impegnative per le imprese. La crescita esponenziale delle informazioni da elaborare, proteggere e rendere accessibili tra i team, si scontra spesso con le lentezze e le inefficienze con cui le aziende affrontano questa problematica. Nelle Pmi, in particolare, la stampa e l’archiviazione dei documenti avviene ancora spesso attraverso pratiche manuali e in forma cartacea; in altri casi chi digitalizza i documenti li conserva su PC, li condivide in rete oppure li archivia su piattaforme Cloud senza un’organizzazione adeguata. Questo caos documentale fatto di silos, unito alla mancanza di strategie di gestione dei documenti, genera processi dispendiosi in termini di tempo e una mancanza di trasparenza che danneggia la crescita delle impese e mina l’incolumità dei dati.
Gestione documentale, ritardi tangibili
Quello descritto è un fenomeno diffuso e misurabile. Secondo IDC, i dipendenti trascorrono mediamente 7,4 ore a settimana alla ricerca di dati, e – in una azienda di cinquanta persone – questo ammanco di tempo si traduce in costi settimanali di 6.500 euro che, rapportati all’anno, implicano la perdita di più 300.000 euro per l’azienda.
Circa il 65% delle organizzazioni – evidenzia un’altra recente analisi di Kyocera Document Solutions condotta su 150 realtà – ha difficoltà a tracciare, rimuovere e aggiornare efficacemente i documenti sensibili, inclusi dati personali dei dipendenti come quelli contenuti nei registri di malattia o assenza, nei curricula o nei moduli di domanda di lavoro. Facendo sempre riferimento a ricerche, emerge che oltre il 60% delle conoscenze organizzative non vengono sfruttate internamente alle aziende per ottenere il massimo valore; nel 42% delle imprese, l’innovazione è soffocata da una scarsa collaborazione e condivisione delle conoscenze e nel 43% dei casi le infrastrutture IT contengono dati non controllati.
A fronte di questo scenario critico, emerge in modo chiaro l’esigenza da parte delle aziende di nuovi approcci Data-Driven. Strategie che mettano a fuoco le criticità dei processi per efficientarli e trasformare le informazioni in valore, con risultati misurabili e quantificabili.
Su queste leve, il mercato deve orientarsi verso i Content Services, termine con cui Gartner definisce il passaggio da sistemi e repository autonomi a servizi aperti. Soluzioni che consentono di acquisire, archiviare, analizzare e automatizzare contenuti non strutturati e di difficile accesso. L’adozione di queste soluzioni offre la possibilità di eliminare i processi manuali per sostituirli con flussi di lavoro digitalizzati e semplificati, grazie anche all’integrazione con altri sistemi, CRM o ERP. Un passaggio chiave che può portare ad un utilizzo attivo dei dati, sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione, per generare aziende smart e paperless.
Content Services, leva di competitività
Adottare soluzioni di Content Services genera vantaggi che ripagano pienamente gli investimenti, sia nel breve sia nel lungo periodo. L’utilizzo di questa tipologia di soluzioni risolve infatti alcune delle problematiche all’interno delle aziende, come la riduzione delle stampe in ottica green, e degli spazi di archiviazione fisica, facilitando e velocizzando la ricerca di informazioni e aumentandone la riservatezza. Se gestiti in modo efficace in tutta l’organizzazione, l’uso dei Content Services consente l’accesso a documenti digitali, immagini o file audio, diventando sicuro, conforme ed efficiente.
Le aziende più visionarie tendono a integrare i Content Services per supportare processi aziendali o iniziative di lavoro digitale più ampie, guardando ad un ritorno sugli investimenti nel lungo termine. Un approccio che permea tutti gli aspetti di business dell’azienda per diventare una organizzazione moderna e dinamica.
Kyocera, approccio alla gestione dei dati
Con una metodologia consulenziale, Kyocera Document Solutions affianca le imprese che vogliono affrontare le sfide descritte fin qui adottando i Content Services, indipendentemente dal loro livello di digitalizzazione di partenza. In questo processo, Kyocera analizza le caratteristiche e i reali bisogni del cliente, per definire congiuntamente le soluzioni più efficaci da adottare per esigenze mission-ciritical che poggiano su funzionalità end-to-end in tutte le aree chiave di business.
Lo sviluppo dei Content Services nella strategia Kyocera poggia su alcuni elementi chiave. In primis la flessibilità e la scalabilità per far fronte a volumi crescenti di informazioni, alla loro complessità e integrazione nei processi aziendali mainstream, in modo nativo e dall’interno della piattaforma Content Services. Fondamentale è poi la connettività, per consentire ai Content Services di comunicare con sistemi aziendali e repository di contenuti esistenti, soluzioni ECM, app di condivisione file, sistemi CRM ed ERP, o ad altre applicazioni aziendali di uso comune.
Anche l’utilizzo dell’intelligenza artificiale emerge come asset per amplificare le potenzialità delle soluzioni: quando le capacità dell’AI vengono applicate alla gestione delle informazioni, forniscono funzionalità avanzate e automatizzate di classificazione, riconoscimento e previsione, con qualità e volumi più elevati rispetto al lavoro manuale. Nello specifico, i Content Services possono sfruttare l’AI per stabilire più rapidamente se un documento è associato a un cliente o a un partner, aumentando la produttività complessiva a favore del personale che può essere esentato da compiti ripetitivi per concentrarsi su lavori più urgenti o complessi.
Un’altra caratteristica chiave dei Content Services è la capacità di supportare le organizzazioni nel ridurre la dipendenza dai reparti IT, con un coinvolgimento dell’intera azienda e una maggiore integrazione al suo interno.
L’adozione dei Content Services nell’ambito delle più ampie strategie data-driven – che fanno leva su Cloud e servizi SaaS, automazione e AI – favorisce la gestione digitale ottimizzata e un accesso ai documenti da qualunque posto ed in qualsiasi momento, supportando una filosofia di lavoro agile a 360 gradi.
Una modalità che risponde anche alle necessità delle organizzazioni di gestire la comunicazione da e verso la PA e di semplificare gli sforzi in termini di conformità, conservazione dei dati e loro distruzione se necessaria. Una garanzia di sicurezza e compliance che si sviluppa attraverso restrizioni e crittografia basate sui ruoli e con un maggiore controllo e visibilità sui documenti. Su questo fronte, Kyocera supporta le aziende con soluzioni in Cloud ad hoc, come la Firma Elettronica Qualificata da qualsiasi dispositivo e la Conservazione a Norma del documento.
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