Il mondo legale ha da tempo intrapreso il percorso di trasformazione digitale anche grazie al processo civile telematico che ha posto le basi per la digitalizzazione delle procedure giudiziarie. Nonostante l’IT stia rivoluzionando l’esercizio della professione, il processo di dematerializzazione è però lontano dall’essere completato e i volumi dei documenti cartacei sono ancora elevati.
L’Ordine degli Avvocati di Milano si muove in ottica paperless ed avvia un progetto di informatizzazione per lo snellimento delle procedure.
Per realizzare questo processo di automatizzazione, l’Ordine si affida a Ricoh, partner da molti anni per il supporto al rinnovamento periodico delle tecnologie, ora incaricata di gestire l’ambiente di stampa e i processi di produzione documentale, scansione e archiviazione per l’ottimizzazione sia dei dipartimenti interni sia dei centri servizi a disposizione degli avvocati nella sede principale e negli uffici giudiziari.
“L’innovazione tecnologica ha un ruolo importante al nostro interno e nella gestione dei servizi per gli avvocati migliorando le metodologie di lavoro degli studi e degli uffici di cancelleria – spiega Carmelo Ferraro, Dirigente dell’ente pubblico che supporta i 18.000 avvocati iscritti all’Albo Professionale con servizi dedicati -. Il processo telematico, ad esempio, ha rappresentato una vera e propria svolta in termini di efficienza, velocità nelle comunicazioni e riduzione dei costi”.
Gestione carta e flussi digitali
Le soluzioni multifunzione rappresentano un hub da cui transitano documenti cartacei e digitali. I dispositivi multifunzione di Ricoh consentono oggi la semplificazione dei workflow documentali grazie ad un pannello touch-screen intuitivo, lo Smart Operation Panel, simile ad un tablet e personalizzabile con delle app. Il pannello interattivo consente all’Ordine degli Avvocati di migliorare la gestione della corrispondenza interfacciando il servizio PostaPronta di PRTGROUP direttamente con i dispositivi multifunzione.
I documenti cartacei da inviare vengono scansiti e i file, grazie ad una soluzione disponibile sul pannello, sono inviati direttamente all’applicazione sul pc per l’invio a PRTGROUP che si occupa di stampare e imbustare la corrispondenza.
Grazie a GlobalScan NX versione Server con sistema per la lettura dei codici a barre, questi sistemi fungono da entry point per l’immissione dei documenti scansiti nei gestionali utilizzati dall’Ordine degli Avvocati. In questo modo si semplificano l’integrazione dei documenti cartacei in flussi digitali e la loro archiviazione.
“La soluzione proposta da Ricoh e PostaPronta – commenta Ferraro – elimina gli sprechi di tempo per stampare e preparare i documenti da spedire e recarsi in posta; allo stesso tempo riduce i costi grazie alla possibilità di accedere alle migliori tariffe postali. Si tratta quindi di un ulteriore passo in un’ottica di ottimizzazione e di efficienza. Con PostaPronta siamo tranquilli anche dal punto di vista della sicurezza, un aspetto che nel nostro settore non può ovviamente essere trascurato; le comunicazioni sono infatti criptate e la trasmissione via Internet avviene mediante protocollo HTTPS”.
Formazione e assistenza
Il progetto di innovazione IT avviato dall’Ordine degli Avvocati di Milano supporta il modo di lavorare degli avvocati, dei giudici e delle cancellerie. La gestione di questi progetti implica però notevoli impatti e cambiamenti organizzativi. “Se si introducono nuovi sistemi ma le procedure restano invariate, tutti gli sforzi sono vani” dichiara Ferraro. Perchè l’innovazione possa fare la differenza, è fondamentale integrare tecnologia, organizzazione e cultura aziendale, si sottolinea. “Ricoh ci supporta nella formazione degli utenti necessaria a modificare l’organizzazione e le modalità operative, nonché ci fornisce assistenza tecnica in modo che i servizi documentali siano sempre disponibili”.
“La tecnologia da sola non basta, deve essere sempre affiancata da una cultura nuova e da azioni di change management e formazione”, Ferraro
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