Di Industria 4.0 si parla da anni ma oggi le aziende sono davvero entrate nel vivo di questa rivoluzione industriale che definisce nuovi paradigmi di produzione e di erogazione di servizi. Si tratta di una grande opportunità per le imprese italiane di recuperare quel gap di competitività che ha spesso contraddistinto in passato il nostro mercato ma che oggi vede il mondo del manifatturiero del nostro Paese primeggiare in contesti internazionali e poter puntare su ulteriori sviluppi con l’arrivo di nuovi investimenti legati al Pnrr.
La digital factory è un modello di efficienza e produttività. Dal tessile all’elettronica, dalla metallurgia alla farmaceutica, il settore industriale italiano ha dimostrato resilienza alle difficoltà causate dalla pandemia e oggi è in fase di sviluppo, soprattutto grazie alla trasformazione digitale dei processi produttivi e amministrativi. L’uso di software integrati e nuove tecnologie di IoT, cloud, analytics, intelligenza artificiale e machine learning applicate agli impianti produttivi in tutte le fasi di lavorazione, rendono la smart manufacturing in grado di generare processi decisionali in tempo reale, maggiore produttività, flessibilità e agilità, e di creare prodotti e servizi sempre più accessibili e competitivi sul mercato globale.
In linea con questo cambiamento, evolvono anche i modelli di business e gli assetti organizzativi, che vedono da un lato il cliente sempre più integrato nella catena del valore dell’azienda e dall’altro il dipendente diventare parte attiva dei processi aziendali e decisionali.
Manifatturiero, il ruolo dei reparti finanziari
I vantaggi della digitalizzazione nel settore manifatturiero non riguardano solo l’ambito produttivo, ma coinvolgono diverse altre aree di gestione del business, come quella finanziaria, che può beneficiare dell’adozione di sistemi all’avanguardia per garantire ad esempio maggiore precisione e controllo nella gestione delle spese dei dipendenti.
Che si tratti di spese di trasferta o di spese d’ufficio, la leva del digitale applicata ai processi di gestione degli acquisti può aiutare sia i dipendenti a gestire le spese in modo più agile, veloce ed accurato, sia i reparti amministrativi ad avere una visione completa e immediata di tutte le transazioni in essere.
Il reparto finanziario è infatti un’area strategica dei processi aziendali che da un lato deve stanziare i budget per supportare l’innovazione e la crescita aziendale e dall’altro ha il compito di tenere sotto controllo le spese attraverso strumenti di misurazione di efficienza e produttività. A questi reparti sono richieste doti di agilità e flessibilità per reagire ai cambiamenti del mercato; l’accesso e l’analisi dei dati è in questo contesto un elemento chiave, ovvero lo strumento in grado di dimostrare in modo affidabile come i budget vengono spesi, dove è possibile risparmiare e quali sono le criticità e le lacune. Un modello in linea con il concetto di lean management che si rifà ad un sistema di produzione snella ed economicamente sostenibile che, attraverso la crescente riduzione fino alla totale eliminazione di tassi di errore, reclami o scarti, punta ad un prodotto o servizio di elevata qualità.
Criticità nella gestione delle spese aziendali
Così come in molti altri settori, anche nel manifatturiero sono molte le categorie di dipendenti che effettuano trasferte per conto dell’azienda: i commerciali, gli addetti alle vendite o i tecnici. Il travel management rappresenta infatti un’importante voce di costo per molte imprese dell’industria, dove il personale viaggia spesso per installare macchinari o per effettuare manutenzione e controlli, oltre che per fiere e convegni. Gli spostamenti possono durare mesi e implicano una serie di spese di trasporto, alloggio, pasti o spese accessorie come assicurazioni di viaggio, chiamate telefoniche, costi di connessione, pedaggi autostradali e spese impreviste, solo per citare i più comuni.
Ogni azienda adotta linee guida specifiche che stabiliscono i massimali di spesa per ogni categoria. Il metodo più in uso è quello dell’anticipo da parte del dipendente, con la compilazione a valle di una nota spese soggetta ad approvazione prima del rimborso.
Si tratta di un modello di gestione delle spese che appare oggi per molti versi obsoleto e contiene alcune criticità. Per quanto riguarda gli addetti alla gestione, in primo luogo, la verifica delle spese avviene generalmente solo una volta a fine mese e, fino ad allora, il reparto finanziario non ha visibilità e controllo sugli acquisti effettuati. Il numero dei dipendenti in trasferta è poi variabile ed è difficile per il reparto amministrativo tracciare le spese legate a ogni singolo progetto o cliente. Inoltre, le aziende adottano budget dedicati ma i sistemi automatizzati non sempre sono in grado di gestire un’allocazione dei fondi accurata. Non da ultimo, le aziende sono obbligate a conservare i giustificativi cartacei per anni.
Lato dipendente, spesso per poter inviare la richiesta di rimborso è necessario attendere il completamento dei progetti. Le fatture, le ricevute e tutti i giustificativi devono inoltre essere conservati e inseriti manualmente nel sistema in un momento successivo: un lavoro monotono e soggetto a possibili sviste ed errori. In caso di uso di carta di credito aziendale, accade poi spesso che il dipendente si imbatta in spese impreviste e si trovi costretto ad attingere alle proprie finanze perché alzare il plafond della carta è un processo che richiede alcuni giorni lavorativi. Questa eventualità (che si stima coinvolga oltre due terzi dei lavoratori) genera come si può immaginare malcontento tra il personale poiché ha un forte impatto sulle finanze personali, trattandosi spesso di somme ingenti e comunque non pianificate.
Il modello Soldo
Emerge chiaramente che a fronte di sistemi e procedure basati su iter manuali, l’adozione di piattaforme digitali di gestione delle spese rappresenti la risposta più efficace per mantenere la massima visibilità sulle spese. L’uso di software di gestione automatizzati può infatti migliorare l’efficienza, ridurre gli errori e semplificare la gestione delle spese, consentendo ai reparti amministrativi di avere una visione in tempo reale delle uscite e di semplificare la verifica e l’approvazione delle transazioni.
In questo contesto, Soldo propone uno strumento evoluto rappresentato da un sistema di carte aziendali grazie alle quali le transazioni effettuate presso i punti vendita o i terminali contactless vengono registrate in tempo reale, eliminando la necessità di compilare note spesa e raccogliere scontrini. Le spese vengono registrate direttamente in un’app al momento dell’acquisto e sono quindi visibili dal reparto amministrativo in tempo reale. Il budget di ciascuna carta può essere impostato in base alle esigenze e modificato in modo flessibile, con alcune categorie o valute che se ritenuto necessario possono essere bloccate. In pratica, il dipendente che paga utilizzando una carta Soldo, fotografa le ricevute, le caricarle sull’app e Soldo, tramite il servizio di Conservazione Sostitutiva, le archivia automaticamente. Il sistema crea una copia digitale del giustificativo, con gli stessi contenuti di quella fisica e con piena validità legale, con il vantaggio che i responsabili amministrativi possono approvare le spese online, eliminando la necessità di approvazioni cartacee o di email.
Le carte di pagamento Soldo rappresentano dunque una soluzione flessibile per la gestione del fondo cassa e per il rispetto delle policy aziendali, un modo semplice ed efficace per supportare le sfide più importanti dei Cfo e dei reparti finanziari nella gestione delle spese.
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