Il processo di trasformazione digitale di Amadori non è recente. Risale a una decina di anni fa la decisione del management di iniziare un percorso per ottimizzare e modernizzare i diversi processi aziendali, migliorando negli anni infrastruttura tecnologica e gestione dei processi. Molti diversi tra loro. Ma è solo negli ultimi cinque anni che ha subìto una accelerata.
L’obiettivo era governare un insieme eterogeneo di sistemi Erp, Crm, applicazioni legacy, applicazioni sviluppate su misura, processi non strutturati, che – proprio per la mancanza di integrazione – generavano molteplici passaggi manuali e poca trasparenza nelle operazioni.
Un assetto complicato, come quello di molte aziende italiane che formano l’ossatura del manufacturing, dove alla produzione si affianca la gestione di dipendenti, clienti, partner, ordini, logistica lungo l’intera vita del prodotto.
“La mancanza di integrazioni tra i nostri vecchi sistemi aveva creato molteplici passaggi manuali e trasferimenti di attività difficili da monitorare, con conseguenti scarse informazioni sullo stato del lavoro e mancanza di visibilità su tutte le operazioni – racconta Sandro Salvigni, IT & Digital transformation manager di Amadori –. I tassi di errore e le ridondanze erano elevati poiché le persone condividevano informazioni chiave tramite e-mail e telefonate e quindi immettevano manualmente i dati. Le applicazioni legacy di Amadori offrivano inoltre un’esperienza utente mobile insoddisfacente a causa di interfacce obsolete che limitavano l’adozione da parte degli utenti e impedivano una rapida collaborazione”.
L’esigenza dell’azienda, punto di riferimento nel comparto agroalimentare, era ridurre in maniera importante i tempi di gestione delle risorse IT, dalla manutenzione alla generazione dell’ordine per snellire processi che richiedevano settimane, portandoli a pochi giorni lavorativi.
In gioco il mantenimento di una quota di mercato superiore al 30% con 20mila clienti, una proposta commerciale di 1.500 prodotti, una struttura aziendale di 9mila dipendenti distribuiti in 17 stabilimenti, 800 aziende agricole e 19 centri di distribuzione.
Rpa, low-code e data fabric
La scelta di andare in cloud e di affidarsi al data fabric di Appian per modernizzare e orchestrare i processi risponde alla esigenza di maggior agilità, riduzione dei tempi, in un contesto in continua evoluzione.
Una scelta articolata che poggia ancora oggi su funzionalità di automazione dei processi, data fabric e piattaforma low-code. “Il mix di Business process management (Bpm), Robotic process automation (Rpa) e sviluppo low-code supporta il nostro focus sul monitoraggio dei processi e sul miglioramento continuo, sulla collaborazione all’interno e all’esterno della nostra azienda” precisa Salvigni portando a semplificare il lavoro per dipendenti, partner e clienti lungo tutta la supply chain -. Amadori utilizza Appian per gestire il ciclo completo dell’approvvigionamento dalla richiesta al pagamento; tutte le richieste di acquisto, gli ordini e le fatture di articoli non in stock; la registrazione della fatturazione fornitore e tutti i processi di approvazione vengono eseguiti sulla piattaforma”.
Il progetto nasce dallo sviluppo di applicazioni aziendali enterprise realizzate con la piattaforma Appian, e cresce nell‘infrastruttura tecnologica cloud di Appian, il data fabric. Applicazioni che gestiscono diverse funzioni aziendali, dagli acquisti alla gestione finanziaria o legale, dalle vendite alla gestione dei clienti, governando anche aspetti di marketing e di packaging dei prodotti. “Il passaggio dai processi cartacei a quelli digitali ha migliorato significativamente la conformità, la visibilità e il controllo dei processi finanziari” precisa Salvigni portando benedici sui risultati aziendali.
Ad oggi, Amadori con Appian gestisce l’intero ciclo di acquisto (dalla richiesta al pagamento, con una media di circa 100mila fatture all’anno, di cui il 25% completamente automatizzate), e permette di automatizzare il processo di approvazione degli ordini e delle fatture tra i reparti, integrando il tutto con il sistema di gestione preesistente, dando un’unica panoramica sulle informazioni cliente (riducendo i tempi di attesa per le richieste di credito da una settimana a 2,5 giorni).
L’uso delle funzionalità Rpa semplifica il processo end-to-end e riduce la necessità di interventi manuali. L’automazione introdotta permette ai team – impegnati su più di 150 progetti e 3.000 attività – di sviluppare innovazione di prodotto, semplificare i processi (legali e commerciali) con clienti, fornitori, e concessionari (anche per coordinare le richieste di manutenzioni sugli impianti, aumentandone l’efficienza).
Infine le attività di supervisione e di approvazione del packaging accelerano le procedure tra il marketing e i dipartimenti di garanzia della qualità (gestite 1.600 richieste e modifiche grafiche, con 8.000 attività completate in un anno).
“Abbiamo registrato un miglioramento significativo della visibilità aziendale e della conformità normativa con audit trail, analisi dei processi e reporting” puntualizza Salvigni confermando la strategia ribadita da Silvia Speranza, regional vice president di Appian Italia, quella di “guidare le aziende Italiane verso una transizione digitale sostenibile e capace di innovare i processi aziendali in modo rapido ed efficace e in grado di anticipare le esigenze future”.
Prossimo step per Amadori sarà integrare nello sviluppo di prodotti e processi la parte di AI generativa già integrata nella piattaforma.
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