Il passaggio al gestionale Arca EVOLUTION è occorso in VTP in un momento molto particolare.
“Il bilancio della società chiudeva il 31 maggio” racconta Elisabetta Sinagra. “Il consiglio di amministrazione ha deliberato il 9 novembre 2017 di spostare la chiusura del bilancio al 31 dicembre. Ci siamo interrogati sull’opportunità di chiudere il bilancio con Arca EVOLUTION o se proseguire con i vecchi sistemi. Le premesse con Arca EVOLUTION erano molto promettenti, per cui valutati i pro e contro abbiamo accettato la sfida di passare al 31 dicembre con il nuovo gestionale, e direi che il nostro impegno è stato premiato grazie al grande supporto fornito dal team di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia“.
La predisposizione nel settore amministrativo di VTP è quella di fare le cose per bene e in autonomia.
La complessità dell’ecosistema della gestione contabile delle attività portuali di Venezia e la discontinuità e la poca stabilità legislativa e normativa necessitano di strumenti di grande affidabilità e di importante personalizzazione.
Proprio la miriade di eccezioni gestionali e amministrative, la grande varietà di codici Iva e l’esigenza di gestire il Cig (Codice Identificativo Gara) necessitano di un’automazione gestionale su misura e la sartorialità perfetta è data da un gestionale aperto, flessibile e costantemente in evoluzione come Arca EVOLUTION.
Daniela Cazzaro, con il collega Nicola Minto, si occupa della gestione del ciclo passivo ed in particolare dei dichiarativi fiscali
“Anche nel ciclo passivo dobbiamo gestire, per fare degli esempi, una moltitudine di codici Iva e lo split payment passivo. Il settore contabile e fiscale è complesso perché in continuo mutamento; nuove leggi e circolari ministeriali stravolgono i principi acquisiti ed inducono sempre maggiori rischi di errori. Tutto ciò aveva reso oneroso la gestione degli adempimenti contabili e delle scadenze fiscali. Il passaggio ad Arca EVOLUTION ci ha permesso di affrontare le novità normative con maggiore serenità. Grazie alla rapidità di inserimento dei dati da elaborare, gli automatismi e le integrazioni tra i vari moduli, sono stati snelliti i processi e migliorata l’operatività, nel rispetto degli adempimenti contabili e fiscali. Arca EVOLUTION offre un modo di lavorare intuitivo ed efficiente che ci supporta nello svolgimento del lavoro quotidiano e permette di operare un maggior controllo delle attività”.
Raffaello Micheletti è uno dei componenti del team interfunzionale che ha coordinato la personalizzazione del ciclo passivo, che per VTP rappresenta un processo complesso ed articolato.
“Nella nostra realtà anche la gestione degli acquisti è fortemente personalizzata. Ovviamente abbiamo anche dei vincoli precisi legati all’applicazione del codice degli appalti. Inoltre il processo coinvolge tutte le funzioni aziendali le quali devono gestire vari step nel rispetto della procedura approvvigionamenti interna strettamente legata anche ai budget di acquisto assegnati ad ogni singolo centro di responsabilità. Oltre alla mappatura dei passaggi e dei processi, Arca EVOLUTION ci ha consentito una maggior elasticità nella gestione di alcuni passaggi chiave della procedura”.
Con il modulo di fatturazione elettronica di Arca EVOLUTION la gestione degli acquisti è semplice e precisa grazie al tracciato arricchito e al pannello di riconciliazione delle fatture elettroniche ricevute con i documenti del ciclo passivo. È possibile importare in automatico dal Sistema di Interscambio le fatture passive e le relative ricevute, per la gestione dei documenti e delle scritture contabili.
L’aver adottato Arca EVOLUTION in VTP non è soltanto un cambio di strumento per svolgere un’attività.
Elisabetta Sinagra conclude affermando che “la ricerca di un software non è fine a sé stessa. In realtà è la ricerca verso l’innovazione ed è pervasiva per tutta l’azienda. Un nuovo gestionale impatta sui processi aziendali al 100% e l’innovazione deve essere condivisa. Questa innovazione poi ci fa guardare al futuro, non è soltanto una novità contingente. Arca EVOLUTION è un software che si evolve e che si plasma insieme alle nostre esigenze, che sono molteplici e mutevoli sia per l’influenza del business sia per quella normativa e legale. Inoltre abbiamo registrato un rapporto davvero positivo con i tecnici e commerciali di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia. Un team disponibile, attento, capace, propositivo e risolutivo. Insieme a loro abbiamo lavorato in armonia anche sotto stress. Un’esperienza davvero positiva”.
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