I processi e le pratiche di gestione delle risorse umane richiedono tempo, e la digital transformation fa sentire in modo profondo la necessità di una trasformazione anche in questo ambito.
Sono tante infatti le procedure manuali ripetitive, cui poi si associano errori che sarebbero evitabili, così come le fasi che riguardano la gestione HR che beneficerebbero dell’interazione digitale tra azienda e dipendenti. La proposta OpenText Extended ECM del tutto integrata con SAP SuccessFactors è stata sviluppata proprio per soddisfare queste esigenze.

Ne parliamo con Mauro Grassi, account executive SAP SuccessFactors Italia e Giovanni Micozzi, solution consultant front line Manager, OpenText Italia.

SAP SuccessFactors in Italia

Mauro Grassi: “SAP SuccessFactors consolida il suo trend positivo di crescita negli ultimi cinque anni in Italia. Nel 2018 sono stati chiusi importanti contratti sia con le Pmi sia con aziende corporate, come per esempio Calzedonia (32mila dipendenti) e Chiesi Farmaceutici (oltre 5mila dipendenti), ma anche IntesaSanPaolo e Ferragamo sono entrate a far parte della famiglia.

Parliamo oramai di una presenza più che consolidata per questa offerta SAP, in ogni settore fashion: finance, farmaceutico, etc. A livello globale la leadership è marcata da oltre 125 milioni di utenti collegati quotidianamente che lavorano sulla piattaforma in cloud. Non solo, SAP SuccessFactors dispone di server in tutto il mondo, anche per rispondere alle normative di ogni Paese.
Una leadership che è riconosciuta da Gartner che colloca SuccessFactors nel quadrante in alto a destra delle soluzioni di talent management e delle suite HCM in cloud per grandi e medie aziende.     

OpenText estende il valore di SAP SuccessFactors

Giovanni Micozzi: “La soluzione OpenText esalta e potenzia le caratteristiche di SAP SuccessFactors in tre aree. Prima di tutto perché semplifica la gestione dei processi HR grazie ad un ambiente centralizzato e controllato per la gestione della documentazione del dipendente.

Il secondo aspetto si individua nel supporto dell’applicazione per tutte le normative procedurali e per i regolamenti sulla gestione dei documenti relative a sicurezza e conservazione degli stessi. Il terzo elemento riguarda il miglioramento della fruizione da parte dei dipendenti dei propri contenuti, quindi anche l’interazione con le informazioni.

Il sistema fornisce funzionalità evolute di document management, records management e di document generation. Il repository centralizzato, che può vivere sia onpremise sia in cloud (OpenText copre e affianca SAP nell’evoluzione delle soluzioni cloud), permette accessi semplicissimi e sicuri ai contenuti sia da parte degli operatori HR, sia da parte dei dipendenti.

Ognuno per la propria parte può accedere alle informazioni documentali pertinenti, perché la soluzione è del tutto integrata in SAP SuccessFactors. Non ci sono effort aggiuntivi rispetto alla normale fruizione dell’interfaccia dinamica per l’accesso ai propri documenti che possono essere generati a partire da template.

Tutta la comunicazione interna da parte dell’HR – quindi anche i documenti da generare e sottomettere all’attenzione degli attori di processo – può essere generata tramite i tool integrati nel sistema, rendendo strutturata, stabilizzata e facilmente utilizzabile la creazione documentale. Su tutto il processo insistono procedure di record management in termini di conservazione temporale (e cancellazione) che sono elemento fondante a supporto delle aziende per il soddisfacimento delle normative operative a partire dal Gdpr”.

SAP SuccessFactors instrada i nuovi bisogni in ambito HR

Mauro Grassi: “Da diversi anni SAP individua e soddisfa i bisogni di chi ha intrapreso la strada della digital transformation che comprende anche la digitalizzazione della figura HR. Secondo SAP ci si sta strutturando su un diverso fronte funzionale e organizzativo portando i processi dall’HR, ai manager, fino al singolo dipendente.

Un esempio: una volta la valutazione veniva eseguita solo dall’HR, ora anche i manager possono valutare direttamente i singoli dipendenti e viceversa.

Tutti quindi possono e dovrebbero essere parte integrante dei processi aziendali. Dal punto di vista tecnologico è già possibile digitalizzare in modo efficace le funzioni HR chiave. Dall’assunzione alla busta paga finale tutto oggi può avvenire in forma digitale. Scompare l’utilizzo della carta nella vita aziendale del dipendente, grazie a OpenText. E poi anche sfruttando le possibilità di firma digitale dei documenti implementate con altri partner.

La digitalizzazione oggi consente la dematerializzazione di tutti i processi e la loro estensione. I processi cessano di essere “centrici” (dall’HR al dipendente) e permettono un’effettiva interazione anche tra dipendente e risorse umane in modo bidirezionale. Questo significa la semplificazione dei processi di comunicazione e la soddisfazione di un’esigenza di sviluppo da tempo latente nelle aziende. Il processo di gestione dell’HR va quindi verso un’effettiva de-centralizzazione. Ne beneficiano tutte le figure professionali che accedono a una serie di funzionalità da ogni device, quando vogliono”. 

Quali le logiche funzionali disponibili con la soluzione OpenText?

Giovanni Micozzi: “Quando parliamo di digitalizzazione dei processi documentali parliamo di una serie di elementi da rendere disponibili: acquisizione dei documenti e loro dematerializzazione, creazione dei documenti in formato digitale, gestione, distribuzione, conservazione, cancellazione.

Tutti elementi che fanno parte del ciclo di vita e devono essere disponibili proprio nella soluzione. Sono le funzionalità e le logiche di processo presenti in OpenText Extended ECM.

Parliamo quindi della crezione automatica dei nuovi contratti nel processo di hiring, delle lettere di trasferimento delle lettere dei dipendenti, di tutta una serie di attività che nasce a partire da template che sono popolati automaticamente con i dati disponibili e integra logiche di processo e workflow approvativi, per una digitalizzazione vera e nativa. Stesso discorso per la gestione e distribuzione.

Il documento deve essere facilmente accessibile, non da ristampare. Altrimenti perde senso lo scopo di fondo. OpenText Extendend ECM per SAP SuccessFactors permette accesso al documento da ogni dispositivo, da pc come da mobile. Fondamentale il pieno controllo poi sulla conservazione nel lungo periodo e sulla cancellazione nel rispetto delle normative, logiche proprie della procedura.

Un esempio: per gestire una missione bisogna creare una serie di documenti (per esempio si pensi ad una trasferta internazionale), da generare in un determinato formato, da popolare in modo opportuno, e da conservare in modo adeguato. Un processo HR per nulla semplice e da non sottostimare che OpenText risolve”.

SAP SuccessFactors e il ciclo di vita dei processi HR

Mauro Grassi: “SuccessFactors (leader in ambito Hcm) copre tutto il ciclo di vita del dipendente, quindi anche il processo di recruiting. E’ possibile mantenere una Talent Community per accedere alle informazioni dei candidati. Si parte quindi dalla copertura dell’onboarding in azienda con tutte le relative procedure (compresa l’assegnazione della strumentazione di lavoro), i piani di formazione, la parte che riguarda le performance e gli obiettivi, la compensation collegata agli Mbo e i piani di sviluppo e carriera.

E’ tutto il ciclo di vita dei dipendenti. I nostri clienti solitamente utilizzano tutti i moduli, e la possibilità di creare un fascicolo documentale facilita la ricerca in ogni step di quanto serve. Sono caratteristiche che piacciono anche a realtà di appena 100/200 dipendenti. Per esempio Docomo Digital con 400 dipendenti utilizza tutte le funzionalità di SAP SuccessFactors così come le grandi aziende italiane di cui abbiamo già parlato.

Possiamo parlare addirittura di uno stereotipo tipico che accomuna le aziende che sfruttano la soluzione: sono aziende con forte decentralizzazione dei processi, spesso multinazionali, in cui esiste la cultura del dipendente. E sono sempre aziende innovative. Chiaramente il numero dei dipendenti incide sulle diverse complessità”.

Governance dell’informazione HR e governance enterprise

Giovanni Micozzi: “La tematica della governance è strategica. Tante volte le soluzioni di gestione dei contenuti digitali vivono di vita propria e replicano le strutture a silos, che non sono funzionali. La soluzione OpenText è stata invece sviluppata su una piattaforma di gestione dei contenuti già sul mercato da molti anni, e ne rappresenta un’estensione certificata, secondo le normative di record management. La governance è garantita “per Dna” quindi.
Con Extended ECM si specializza la soluzione per i contenuti HR. In una visione più ampia è possibile definire delle regole di governance dei contenuti trasversali all’interno dell’azienda e inclusive dei processi HR con un’ulteriore uniformità nella gestione. Tutto ovviamente pronto per il cloud”. 

Il valore di SAP Success Factors nello scenario di mercato attuale

Mauro Grassi: “Sicuramente il valore competitivo di SAP SuccessFactors si lega alla completezza della piattaforma, rispetto ai competitor. SAP copre tutto il ciclo di vita in azienda del dipendente, la parte di core HR, anagrafica e amministrativa.

Soprattutto la piattaforma evolve ogni trimestre con una forte spinta che parte da importanti investimenti. Chi sceglie SAP Success Factors dispone sempre di un’applicazione “all’ultimo grido”.
Abbiamo infatti già introdotto tutta la tematica relativa alla corporate social reponsability e alle survey – con l’ultima acquisizione di Qualtrics – per la gestione anche dei feedback interni ed esterni. Un forte valore aggiunto arriva dalla community di clienti, molto strutturata, dalla quale emerge anche la richiesta di nuove funzionalità, spesso implementate nelle release successive.

La soluzione copre a 360 gradi tutti i processi, offre continuità e soluzioni congiunte con altri prodotti. L’integrazione di OpenText e SAP SuccessFactors significa poter offrire ai dipendenti la possibilità di gestire in modo sicuro i propri documenti dal caricamento stesso, fosse pure la patente di guida per la guida dell’auto aziendale. La piattaforma risponde a tutti i requisiti Gdpr in modo strutturale, anche grazie alla distribuzione dei data center ovunque”.

Cosa significa per un’azienda implementare OpenText Extended ECM?

Giovanni Micozzi: “Ogni azienda ha le sue peculiarità, ma le aziende tra loro hanno anche tante similitudini, soprattutto e proprio quando si parla di problematiche HR. Il successo di SAP SuccessFactors in aziende di dimensioni decisamente differenti tra loro lo dimostra.

Su questa falsariga, OpenText ha sviluppato una struttura di competenze interne che permette di fare implementazione di processo in questo ambito a partire proprio dall’esperienza sul campo. Offriamo best practice di implementazione che permettono di mettere a terra la soluzione sulla base di template predefiniti che poi però restano adattabili, sia in cloud sia on-premise.

L’esperienza conta e permette di rilasciare pacchetti di servizi predefiniti per supportare i clienti con un’implementazione rapida ed efficace. Una tra le esigenze più sentite è rendere disponibile l’accesso alla cartella dei documenti personali ai dipendenti. Che è effettivamente un elemento fondante della nostra soluzione.

Oggi tante aziende soffrono per distribuzione documentale e comunicazione con i dipendenti frammentate. Questo implica anche una serie di rischi. Per esempio facendo ricorso ad invii di documenti riservati o personali via email.

In OpenText invece non è possibile nemmeno ricevere curriculum via email perché sono implementate procedure per la comunicazione sicura, grazie anche alla centralizzazione e alle possibilità di distribuzione della cartella del dipendente, che è tra le richieste più frequenti.

Ed è questo di sicuro un elemento caratterizzante di OpenText Extended ECM e della sua integrazione con SAP SuccessFactors. La piattaforma permette di identificare tutte le informazioni sensibili, processarle come da richiesta, e renderle accessibili secondo le prassi identificate dal Gdpr“. 

Per saperne di più leggi anche: OpenText, la gestione dei contenuti HR semplificata e digitale

Scarica il whitepaper: OpenText Extended ECM for SAP SuccessFactors

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