Nel processo di dematerializzazione documentale le aziende italiane si sono trovate a ricercare soluzioni che consentissero una gestione delle informazioni e dei processi e il contestuale adempimento agli obblighi di conservazione documentale in modo organizzato, coerente ed efficace.
Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia ha realizzato una soluzione assolutamente adeguata ad assolvere a tutte le esigenze, scalabile e fin da ora pronta per il futuro, ARKon.
ARKon è, in sintesi, un archivio digitale in grado di modellarsi su ogni tipologia di processo documentale, consentendo la creazione e la personalizzazione di flussi documentali. ARKon si integra perfettamente con tutti i gestionali Wolters Kluwer Italia consentendo il trasferimento di documenti direttamente nella piattaforma per l’archiviazione e la conservazione a norma dei documenti.
La soluzione di Wolters Kluwer Tax & Accounting è in grado di reperire con grande semplicità ogni tipo di documento, grazie alla combinazione di campi chiave, la creazione di fascicoli e alle ricerche full text che permettono di raggiungere velocemente le informazioni richieste.
ARKon consente la definizione di flussi documentali che rispecchino l’organizzazione dell’azienda (ma anche dello Studio professionale), avendone così il pieno controllo, grazie all’automazione.
Il processo di conservazione digitale diventa immediato e completamente automatico. Il flusso di conservazione è gestito dalla definizione di regole che automatizzano il versamento di tutti i documenti tramite l’apposizione della firma digitale e la marca temporale.
L’automazione evita il pericolo della perdita di dati e di informazioni, mantenendo i documenti al sicuro e protetti ma disponibili in qualsiasi momento.
Una innovativa dashboard rende possibile la verifica immediata dell’utilizzo e dei consumi e, con gli alert automatici ARKon avvisa delle attività in scadenza.
Una serie di report specifici, consentono poi di verificare le attività di conservazione svolte per divisione o funzione aziendale o per ogni singolo cliente dello Studio.
Tra le principali funzionalità di ARKon emergono l’archivio digitale di documenti che grazie a strumenti evoluti o connettori, dialoga con le soluzioni presenti in studio o in azienda, rendendo l’operazione di indicizzazione e archiviazione molto semplice e veloce.
Il tool fascicola e mette in relazione tra loro i documenti che possono essere ricercati in tempo reale tramite un’interfaccia web denominata “MegaSearch”.
ARKon consente l’esportazione di più documenti contemporaneamente tramite file compressi (zip) e una ricerca full-text direttamente sul contenuto di qualsiasi file. Il motore di ricerca infatti esamina tutte le parole in ogni documento archiviato.
Conservazione legale sostitutiva
ARKon è un sistema di conservazione che prevede regole precise, procedure e tecnologie avanzate e garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti.
È un servizio di archiviazione digitale certificato e accreditato che consente di conservare a norma di legge (DPCM 3-12-2013 – GU 59 del 12-3-2014), di ricercare e visualizzare legalmente tutta la documentazione, delegando le responsabilità direttamente all’ente certificatore.
Inoltre tramite il sistema di Conservazione PEC con ARKon è possibile archiviare e conservare tutti i messaggi e relativi allegati della casella email PEC selezionata.
I messaggi di Posta Elettronica Certificata infatti rappresentano una corrispondenza con rilevanza giuridica e devono dunque essere conservati per almeno 10 anni in osservanza all’art.2220 cod.civ. e art. 22 del DPR 600/73.
ARKon presenta un workflow di firma documenti specificato in maniera automatica e integrato al sistema di archiviazione, consente la gestione di attività definite da un flusso sequenziale che guida via via le operazioni fino al loro completamento.
Ad esempio, per raccogliere la firma di vari soggetti sullo stesso documento, il processo stabilito dal workflow si interfaccerà con il libro firma per la raccolta delle firme previste o necessarie.
ARKon vanta anche funzionalità aggiuntive quali il Remote Client, un’estensione del sistema web che consente con semplici operazioni “Drag and Drop” di velocizzare le operazioni di archiviazione dei documenti, o l’ARKon Add-in per Outlook.
L’Add-In per Outlook, il client di posta più utilizzato, consente l’archiviazione di ogni tipo di file che transita dalla posta elettronica. Questa funzionalità è particolarmente indicata per la gestione dei documenti amministrativi che affollano le caselle email di Studi e aziende (es.: ordini clienti/fornitori, conferme d’ordine, fatture).
Molto innovativa anche la funzionalità di stampante virtuale ARKon Spool Printer che permette l’archiviazione di qualsiasi documento in ARKon nel formato nativo o convertendolo in PDF.
Conservazione SMART per Arca EVOLUTION
Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia vanta un gestionale di grandissimo pregio e diffusione, Arca EVOLUTION e proprio per il suo ERP ha ideato Conservazione SMART per Arca, una soluzione innovativa che consente di gestire automaticamente la conservazione delle fatture elettroniche attive e passive con le relative ricevute.
Integrato nel gestionale Arca EVOLUTION, Conservazione SMART consente la gestione delle fatture direttamente dal Document Management System (DMS) del gestionale, aggiungendo questa funzionalità alla nativa gestione documentale dell’ERP.
Tutti i documenti che un’azienda gestisce attraverso il proprio gestionale Arca EVOLUTION, comprese dunque le fatture elettroniche attive e passive, possono ora essere archiviati puntualmente grazie ad un sofisticato sistema di catalogazione.
La soluzione è ideale per le piccole e medie imprese che utilizzano Arca EVOLUTION per la gestione delle fatture elettroniche emesse e ricevute.
Conservazione SMART per Arca invia automaticamente in conservazione le fatture in ciclo attivo e passivo unitamente alle relative ricevute. I documenti conservati a norma sono consultabili direttamente dal gestionale Arca EVOLUTION.
Conservazione SMART per Arca consente anche la conservazione di fatture non gestite con il gestionale.
Conservazione SMART per Arca è perfettamente integrato con il DMS del gestionale Arca EVOLUTION, invia automaticamente in conservazione i documenti e, grazie all’integrazione nativa negli archivi del gestionale, si distingue in quanto a semplicità di uso e consultazione.
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