Nell’era digitale, il mondo del lavoro si trasforma, guidato dalla tecnologia e dall’innovazione. Nasce il concetto di Digital Workspace legato alla possibilità per il dipendente di accedere ai sistemi e agli strumenti di cui necessita da qualsiasi dispositivo e luogo. Un nuovo modello di mobilità aziendale che evolve dalla produttività individuale a quella di squadra, trasformando e reinventando i processi delle imprese di tutti i settori.
Nel contesto pubblico, in particolare, il ripensamento delle modalità di lavoro in un’ottica di mobilità intelligente diventa essenziale. Un cambio di paradigma più che mai sentito nel contesto attuale, dove l’emergenza Covid-19 con le sue regole di distanziamento spinge l’utilizzo del lavoro da remoto anche a favore di una mobilità ridotta.
Digital Workspace, sfida raccolta
A sposare pienamente questa visione strategica di Digital Workspace è la Città Metropolitana di Roma Capitale. L’amministrazione capitolina implementa infatti un progetto innovativo di soft mobility e smart working per il personale, che migliora la produttività e la collaborazione tra i dipendenti con una ricaduta positiva anche sulle infrastrutture di trasporto e, di conseguenza, sul traffico.
Un progetto che si realizza grazie al supporto di VMware e R1 Group, con l’implementazione della soluzione Horizon 7, con un regolamento intelligente per l’ottimizzazione delle procedure operative che consente al personale di lavorare da casa una volta alla settimana in una prima fase del progetto, per intensificare via via gli sforzi e permettere in futuro a tutta la forza lavoro dell’amministrazione di lavorare da remoto.
Territorio, gestire la complessità
Città metropolitana di Roma Capitale amministra tutto il territorio romano e dei 121 comuni che fanno riferimento alla provincia. Si tratta della più vasta area metropolitana italiana che conta oltre 4,5 milioni di abitanti. La mission dell’ente pubblico è la digitalizzazione di tutti i servizi dei comuni, di cui fanno parte istituti scolastici, trasporti, biblioteche e parchi. Una costante sfida per studiare nuovi sistemi agili che permettano di fornire servizi migliori, resa ancora più difficile dai processi burocratici e dai budget ridotti. Un elemento, quest’ultimo dell’analisi dei costi, che dal punto di vista strategico non deve essere il primo criterio di valutazione, perché anche la soddisfazione degli utenti in questo contesto pesa e anche se non capitalizzabile, può fare la differenza sull’efficacia dei progetti.
Dopo un’attenta valutazione delle esigenze e la messa a fuoco degli obiettivi, si pianifica il percorso da intraprendere. E’ Stefano Iacobucci, Cio di Città metropolitana di Roma Capitale, a guidare il programma di sviluppo del lavoro agile, all’interno del progetto più ampio di trasformazione digitale definito “Soft mobility, smart working”.
Sull’indicazione della soluzione VMware Horizon 7 quale scelta ottimale, motiva così Iacobucci: “In primo luogo, avevamo una conoscenza decennale dell’infrastruttura VMware, un partner che rappresenta per noi un costante punto di riferimento a cui guardare per poter evolvere nel futuro digitale nel mondo IT. Un altro elemento che ha indirizzato la scelta è il fatto che ritenevamo di avere già al nostro interno le capacità necessarie per utilizzare la soluzione. Si è dunque proceduto, insieme al nostro partner R1 Group, a creare l’infrastruttura per poi proseguire a personalizzarla”.
Singolo spazio di lavoro digitale
VMware Horizon 7 fornisce agli utenti della municipalità tutte le dotazioni necessarie per il lavoro da remoto – desktop virtuali, applicazioni e servizi online – attraverso un singolo spazio di lavoro digitale. La soluzione consente al team IT guidato da Iacobucci di implementare desktop virtuali o remoti, con le relative applicazioni, attraverso una singola VDI e mediante una piattaforma di virtualizzazione delle applicazioni.
Il sistema ottimizza così la gestione del progetto, potendo aggiungere nuovi utenti con estrema facilità. La soluzione consente inoltre di allocare le risorse in maniera dinamica, in termini di storage virtuale, potenza di elaborazione virtuale e servizi di rete virtuali e di semplificare i processi di gestione con una relativa riduzione dei costi.
Inizio di una nuova fase
“Questo è solo l’inizio di una rivoluzione di più ampie dimensioni”, dichiara Iacobucci. Nell’implementazione del progetto, l’ente capitolino adotta infatti un approccio per fasi. La prima fase ha già reso possibile creare un ambiente di smart working virtualizzato con la migrazione di 200 dipendenti. Una fase conclusa in epoca pre-Covid che prevedeva una seconda fase con blocchi di ulteriori 200 dipendenti nell’anno in corso, per arrivare ad avere a progetto concluso tutto il team di 1.200 persone su VMware Horizon 7. Un processo che alla luce della nuova emergenza viene accelerato con la prospettiva di centrare l’obiettivo della totalità dei dipendenti in modalità agile in tempi più brevi.
Questo anche in virtù del cambiamento culturale in corso nella PA. “Ad oggi – commenta Iacobucci -, l’idea diffusa era che i dipendenti del settore pubblico dovessero essere presenti fisicamente in ufficio o fossero in qualche modo impreparati a gestire il lavoro in mobilità. Abbiamo dimostrato che non è così. Il successo dei progetti di lavoro intelligente costituisce la base per dare una spinta al più ampio progetto di trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione italiana”.
Verso un futuro sostenibile
Città metropolitana di Roma Capitale rappresenta oggi un modello positivo che influenza le attività di tutta l’area e dimostra la capacità della municipalità di Roma di intraprendere programmi IT di ampia portata.
Molti sono i vantaggi già visibili che il lavoro smart sta generando: un accresciuto livello di fiducia di aziende e utenti nei progetti futuri, un impatto importante sui tempi di trasferimento da e verso il luogo di lavoro. E una volta che tutti i 1.200 dipendenti saranno migrati sulla piattaforma Horizon 7, sarà possibile notare un’ulteriore differenza in termini di riduzione del congestionamento del traffico, con un conseguente miglioramento del livello di qualità della vita dei cittadini.
“Il progetto implementato dal nostro team ha una grande rilevanza sia sotto il profilo sociale che della produttività, perché accresce la fiducia di aziende e utenti nei progetti futuri e offre al contempo un ritorno economico, poiché una migliore gestione dei processi e della forza lavoro si traduce anche nella riduzione dei costi. Un progetto di lavoro intelligente di successo che costituisce la base per dare una spinta al più ampio progetto di trasformazione digitale della PA italiana, divenuto ancora più strategico in questo momento di particolare criticità”, dichiara Iacobucci.
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