Essere in grado di organizzare in modo efficace il lavoro in mobilità rappresenta oggi una grande opportunità per le aziende e i singoli individui. Manager, impiegati e liberi professionisti sono accomunati dalla costante necessità di firmare documenti, contratti, gestire approvazioni o iter amministrativi, attraverso processi che dovrebbero essere il più possibile agili e favorire la massima operatività, ma che al contrario si dimostrano spesso macchinosi e pesanti e talvolta viaggiano ancora su carta.
InfoCert è da sempre impegnata nello sviluppo di servizi digitali che rendano i processi fluidi e veloci, eliminando la complessità. Tra i prodotti di Digital Trust dell’azienda, la Open Signature Platform GoSign rappresenta la risposta ideale per il superamento di queste criticità. La nuova soluzione di Firma Digitale, come evoluzione di Dike GoSign, si arricchisce e diventa ancora più fruibile, consentendo di avviare processi di firma, di attivare funzionalità avanzate, di collegare altre applicazioni e di archiviare tutti i documenti firmati per averli sempre a disposizione, per una totale gestione digitale delle attività ed il monitoraggio in tempo reale della lavorazione delle pratiche.
GoSign, user experience omnicanale
Usufruibile ovunque – su web, desktop o smartphone -, GoSign garantisce pieno valore legale ai documenti essendo utilizzabile con ogni tipo di firma digitale. Le sue funzionalità sono declinabili per i rapporti b2b, b2c, b2e e per i processi interni. Ecco perché GoSign è tra le soluzioni più diffuse a livello europeo e sono oltre 1,5 milioni gli utenti che la utilizzano quotidianamente per gestire il proprio business, aziendale o privato. A farne uso sono avvocati e notai, ingegneri e architetti, commercialisti e tributaristi, studi professionali, piccole aziende di servizi, imprenditori, liberi professionisti e partite Iva, fino ai semplici cittadini.
Per chi adotta la soluzione, gli impatti positivi sul business sono evidenti e misurabili. Gli analisti di Forrester indicano infatti che la digitalizzazione dei processi di firma consente una riduzione dell’85% del tempo di lavorazione delle pratiche, con un ritorno sugli investimenti del 177% e un aumento di efficienza del 55%.
Vantaggi economici che si associano alla massima fruibilità: la soluzione GoSign può essere utilizzata come servizio cloud Saas o installata in locale in un data center. Sfruttando una semplice dashboard per gestire tutti i workflow in sospeso e completati, GoSign si collega in modo semplice e rapido a qualsiasi infrastruttura IT esistente ed è fornita con connettori standard per i più comuni sistemi IT, come Sap e Microsoft, e con un Integration Layer (API) per altre applicazioni personalizzate.
Workflow dinamici e potenzialità
Il processo di firma elettronica con GoSign si realizza sostanzialmente in quattro fasi successive che vanno dall’acquisizione dei documenti, all’impostazione del workflow, alla gestione della firma, fino alla condivisione del documento e alla sua archiviazione.
All’interno di questo ciclo di operazioni, GoSign permette la gestione di utenti, ruoli, gruppi e criteri da utilizzare nei processi di approvazione, attraverso strumenti avanzati, come invii multipli, modelli riutilizzabili e l’introduzione della firma grafometrica in presenza.
Entrando nel dettaglio delle sue potenzialità, GoSign consente di:
- firmare file in qualsiasi formato – .p7m, .pdf, .xml – sfruttando anche la conversione automatica dei PDF, di raccogliere documenti da più fonti e definire il titolo, la tipologia e il grado di visibilità del fascicolo;
- creare facilmente il workflow di firma più adatto alla necessità: selezionare i documenti da firmare, definire la posizione della firma, impostare i destinatari;
- effettuare invii massivi, indirizzando una pratica da compilare e firmare a più destinatari contemporaneamente. Si tratta di una funzionalità che può semplificare notevolmente i processi aziendali ripetitivi: è infatti sufficiente importare un elenco di firmatari, ognuno dei quali riceve una copia univoca del documento da firmare, senza dover creare e inviare fascicoli separati;
- gestire tutti i dossier firmati separatamente, monitorando tutte le visualizzazioni e le azioni in tempo reale;
- applicare la marca temporalea documenti e fascicoli, anche già firmati;
- usare la firma digitale: su dispositivo, p12 sul laptop o la Firma Remota
- verificare la validità della firma, applicata con qualsiasi certificato, e scaricare il rapporto di convalida;
- condividere i file tramite posta elettronica, PEC o altre applicazioni di terze parti. In questi casi, chi crea il workflow di approvazione può chiedere al destinatario di allegare dei file prima dell’esperienza di firma e rendere l’allegato obbligatorio o facoltativo, aggiungendo note per i destinatari. Tutti i file allegati integrano l’elenco dei documenti del dossier e vengono salvati in GoSign.
Processi protetti e sicuri
GoSign è una soluzione internazionale, disponibile ad oggi in sei lingue, che offre dunque la possibilità di verificare i file firmati anche con firme straniere e di usare la firma digitale anche se acquistata altrove.
Le sue funzionalità si adattano a ogni tipologia di firma digitale: la Firma Remota, ovvero la soluzione per firmare digitalmente in modo rapido e sicuro e in ogni luogo, solo con un cellulare; la Smart Card, lo strumento che consente di firmare digitalmente i documenti e autenticarsi sul web o su reti aziendali private; la Business Key, la chiavetta USB da usare su un PC che non richiede l’installazione di software; la Wireless Key, la chiavetta con cui firmare e autenticare i documenti da smartphone o tablet.
Sul fronte della sicurezza, InfoCert garantisce la massima affidabilità essendo una delle principali Certification Authority a livello europeo. I documenti possono essere archiviati in modo sicuro in LegalDoc, il sistema di conservazione a lungo termine che in conformità al Gdpr garantisce valore legale nel tempo.
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