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Una trasferta, l’incontro con un cliente, il bisogno all’ultimo minuto di un dispositivo per una presentazione importante… Quante volte ai dipendenti capita di dover anticipare soldi per conto dell’azienda e di attendere poi diversi giorni per poterli riavere, dopo aver compilato note spese, raccolto scontrini e fatture etc…. E non sono pochi i casi per cui, alla fine, le spese aziendali impattano sulle finanze personali e famigliari. Se in tempi “normali” questo non avrebbe rappresentato un particolare problema, in tempi di crisi come quello attuale, con il costo della vita in crescita, può addirittura arrivare ad essere fonte di stress. Lo dicono i numeri di una ricerca realizzata con Ipsos da Soldo l’azienda che propone una piattaforma di automazione dei pagamenti e delle spese che associa carte aziendali intelligenti, emesse da Mastercard, con un software di gestione completo.
Lo studio si basa su interviste realizzate nel mese di dicembre 2022 con 400 soggetti, in tutta Italia. Il campione comprende residenti impiegati in aziende con 50 o più dipendenti, che almeno una volta al mese si trovano ad anticipare denaro per effettuare spese per conto dell’azienda. Il campione è distribuito secondo la varietà dei settori e per diverse dimensioni aziendali con la maggior parte degli intervistati (76%) impiegata a tempo pieno al momento dell’intervista, il 15% occupato a tempo parziale ed appena il 9% come lavoratore autonomo.
La ricerca si pone come obiettivo l’obiettivo evidenziare l’impatto che l’inflazione sta avendo anche sul processo di gestione delle spese ma va in profondità per indagare le motivazioni per cui le pratiche attuali di rimborso non sono più adatte al momento e come le aziende potrebbero rendere il processo più semplice ed efficiente, nel pieno rispetto del controllo.
I numeri mettono in luce quello che non va: anticipare costi aziendali ha un impatto sulle proprie finanze personali per l’80% dei dipendenti italiani! Bollette domestiche al rialzo, l’inflazione, i costi relativi ai viaggi e all’intrattenimento, pesano sul bilancio personale dei dipendenti con redditi diversi, ma anche chi ha un reddito più elevato ammette un significativo aumento sulle spese da anticipare (45%). È comprensibile che oltre la metà (58%) degli intervistati – con un reddito inferiore a 30mila euro – si senta a disagio nel gestire anticipi, per esempio per trasferte di lavoro. E uno su cinque dei dipendenti è “infastidito” dal rimborso spese, più di uno su dieci seccato, il 7% ansioso.
Carlo Gualandri, fondatore e Ceo di Soldo, così interpreta il disagio, sottolineando però anche come la soluzione sia a portata di mano: “Le questioni legate all’anticipo delle spese hanno chiaramente un grande impatto su tutti i dipendenti e questo è un problema che le aziende non possono più continuare a ignorare”.
E’ possibile trovare soluzioni efficaci per evitare che i dipendenti usino il denaro per anticipare le spese aziendali, anche perché ognuno di loro, esattamente come l’azienda, si trova ad affrontare costi sempre più elevati imposti dall’attuale clima economico.
“Nel 2023, grazie alla tecnologia disponibile che consente di ovviare a questi inconvenienti – chiosa Gualandri – non ci sono davvero più scuse”.
Anche perché la ricerca rivela anche che il 70% dei dipendenti attinge alle proprie finanze personali per coprire i costi legati al lavoro addirittura almeno una volta alla settimana ed il 15% lo fa quotidianamente, per poi aspettare spesso più di un mese per il rimborso.
Questo si riflette sui comportamenti “reali“ di riduzione delle spese personali: quasi la metà dei dipendenti ha ridotto gli acquisti, uno su quattro circa ha diminuito l’importo dei risparmi accantonati a fine mese, ma diventa uno su tre tra i redditi più bassi. Ed un dipendente su quattro ha ridotto o eliminato le uscite “sociali”.
Tre i motivi di preoccupazione: ritardi nell’erogazione del rimborso, lamentando il potenziale impatto sulle scadenze finanziarie personali (47%); problemi legati al processo di rimborso, (invio di ricevute o nell’interpretazione della policy aziendale su spese specifiche, per il 44%); e infine la laboriosità del processo, per la quantità di documenti necessari a effettuare una richiesta di rimborso (per il 42%).
Snellire i processi di approvazione delle spese, ridurre l’attesa dei rimborsi, la modifica delle procedure anche attraverso l’utilizzo di carte aziendali per tutti e la rendicontazione automatizzata sono tra i desiderata più diffusi tra i dipendenti. Ma soltanto uno su cinque (20%) delle grandi aziende e circa un terzo (35%) di quelle medio-grandi con 250-499 dipendenti hanno apportato delle modifiche alla politica delle spese.
“Con una tecnologia di gestione delle spese adeguata, come le carte aziendali collegate a dashboard di spesa in tempo reale – spiega Gualandri – le aziende possono finalmente porre fine al problema causato dai rimborsi”. A beneficio sia dei dipendenti sia delle imprese, in quanto i team amministrativi possono essere sollevati da un lavoro manuale ripetitivo e dispendioso in termini di tempo e hanno maggiore visibilità e controllo sulle spese.
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