Con la quarta rivoluzione industriale, l’interconnessione, l’automazione e la digitalizzazione di sistemi produttivi sono ormai realtà e toccano tutte le aree della produzione manifatturiera, dalla progettazione all’assemblaggio, fino alla vendita dei prodotti. Ma l’evoluzione innovativa si fa sempre più strada oggi anche nell’area finanziaria dove i Cfo si trovano ad affrontare nuove e diverse sfide, come la digitalizzazione delle spese aziendali, un processo che se gestito correttamente può costituire un enorme vantaggio per le imprese del settore industriale.
Ne parla in questa intervista Davide Salmistraro, country manager di Soldo Italia, iniziando con l’inquadrare il livello di attenzione delle aziende manifatturiere italiane sul tema della gestione delle spese aziendali e dei dipendenti: “Sul fronte della gestione delle spese aziendali, le imprese vanno oggi a una doppia velocità: da un lato ci sono realtà che hanno preso a cuore la problematica e si stanno muovendo nella giusta direzione essendo già ben strutturate, organizzate e con una gestione moderna dei processi. Dall’altro lato, ci sono aziende (purtroppo la maggioranza in base a quanto percepiamo chiacchierando con i clienti) che reputano questo tema ancora marginale rispetto al core business della manifattura meccanica, dove il processo di produzione è molto più importante rispetto alla problematica di gestione delle spese aziendali, che non è al momento tra le priorità. Eppure il tema necessiterebbe attenzione – sottolinea Salmistraro -, se si considera che circa il 56% dei dipendenti, specie del manifatturiero, si ritiene insoddisfatto dei processi di revisione delle spese e auspicherebbe una maggiore presa di coscienza da parte delle aziende verso la modernizzazione dei processi (fonte: ricerca Ipsos-Soldo)“. Cresce comunque in generale l’interesse del mercato italiano verso queste soluzioni anche se le aziende del nostro Paese sono un po’ più restie a investire sulla tecnologia e a lanciarsi sui progetti, a differenza per esempio di quelle anglosassoni molto più intraprendenti.
I responsabili finanziari del manifatturiero si trovano ad affrontare sfide frequenti nel controllo delle spese aziendali. Salmistraro le dettaglia: “Nella gestione delle spese aziendali relative ai trasfertisti, alla gestione dei cantieri o degli impianti, che coinvolgono il mondo manifatturiero, le principali preoccupazioni riguardano i pagamenti online e gli anticipi di cassa. Garantire la disponibilità di carte aziendali di spesa alle persone che si spostano per conto dell’azienda è ancora visto dalle imprese come un problema e i Cfo e in generale i reparti amministrativi, preferiscono non affidare una carta di pagamento al personale, forse per un retaggio culturale o per malfidenza. Ciò a discapito dell’agilità e del benessere dei dipendenti, se si considera per esempio che spesso all’interno di un’azienda c’è un’unica persona con carta abilitata ai pagamenti online e che i dipendenti devono attendere a lungo per avere le autorizzazioni”. La mancanza di informazioni in tempo reale sull’andamento delle spese rappresenta un’altra criticità: “I trasfertisti che utilizzano il proprio denaro devono infatti raccogliere i giustificativi per la nota spese, attendere fine mese per predisporla e aspettare un’ulteriore settimana per ottenerne l’approvazione. Questo è controproducente per l’azienda – incalza Salmistraro -; le preoccupazioni andrebbero sfatate perché un sistema più evoluto, come quello di Soldo, potrebbe fornire tutte le informazioni necessarie a mettere le aziende in grado di sapere esattamente quello che accade in tempo reale, e con sistemi totalmente controllati sia a monte che a valle”.
L’implementazione delle piattaforme di gestione delle spese di Soldo aiuta anche il rispetto dei budget, aggiunge Salmistraro: “La nostra soluzione garantisce che i wallet aziendali rispecchino esattamente le commesse e i progetti del manifatturiero; attraverso una perfetta integrazione con i sistemi Erp si possono infatti caricare i wallet aziendali direttamente dai sistemi di controllo e conoscere così il livello di spesa su ogni singola commessa, un’opportunità che le imprese dovrebbero sfruttare”.
La componente di change management è fondamentale per affrontare il tema della digitalizzazione delle spese, prosegue il manager: “Introdurre all’interno di un’azienda dei sistemi di digitalizzazione come quelli proposti da Soldo comporta inevitabilmente una strategia di change management”.
L’educazione delle persone è certamente il primo passo da intraprendere a tutti i livelli. “Bisogna insegnare, soprattutto a chi è digitalmente meno preparato, a lavorare in maniera diversa, a sfruttare correttamente i sistemi a disposizione, a superare quella forma mentis che si associa spesso a cattive abitudini, come quella di conservare gli scontrini nel portafoglio fino a fine mese. L’esempio è poi fondamentale: i manager delle aziende del manifatturiero e della produzione devono essere i primi ad utilizzare correttamente gli strumenti. E ciò vale infine anche per noi; è fondamentale che ogni volta che Soldo implementa un progetto, coinvolga le persone chiave all’interno delle imprese, le più virtuose, insegnando loro il modo corretto di utilizzare gli strumenti perché questi facciano a loro volta da guida”.
Supportare le aziende nell’accrescere le competenze nella gestione delle spese è fondamentale. Le aziende che adottano la piattaforma Soldo sono tendenzialmente in grado di gestire in autonomia gli strumenti acquisiti. Tuttavia, il percorso sul quale si sviluppa il progetto Soldo non è immediato, spiega Salmistraro: “Soldo affianca costantemente le imprese nel corso di tutto il progetto, selezionando al proprio interno i cosiddetti customer success, figure dedicate ad assicurarsi che l’implementazione del progetto avvenga in maniera corretta lungo tutto l’utilizzo del prodotto, che il personale del cliente sia guidato nell’uso corretto e instradato nello sfruttare al meglio la piattaforma“.
Il supporto non avviene dunque solo all’avvio del progetto ma in un processo continuo e duraturo, fino a che sfruttano il prodotto. “Abbiamo questo modus operandi – ribadisce Salmistraro -: le imprese che curiamo, soprattutto nell’ambito della media o grande impresa, vengono regolarmente supportate, non lasciamo mai le aziende da sole; e utilizziamo i customer success anche per aggiornare i clienti sulle nuove funzioni che rilasciamo periodicamente e che vanno ad arricchire la piattaforma”. Bisogna poi considerare che l’installazione di una piattaforma Soldo non è mai uguale a un’altra. “Il prodotto è una scatola che si deve in qualche modo configurare e che deve rispecchiare le esigenze del cliente – spiega il manager –. Ci sono alcune use case che tendiamo a replicare perché hanno funzionato bene ma ci sono anche molte aziende che hanno necessità peculiari e vengono aiutate a implementare la loro soluzione nella maniera che insieme reputiamo più corretta”.
“Sono molte le imprese che hanno implementato le nostre soluzioni e che adesso non tornerebbero più indietro”, dichiara Salmistraro citando tra queste Biesse Group, una delle principali aziende manifatturiere italiane leader nella lavorazione del legno, “che conta qualche centinaio di trasfertisti e che fa decine di migliaia di note spese al mese, sfruttando i nostri sistemi ormai da qualche anno con grandissima soddisfazione. Oggi in Biesse, grazie ad una gestione con i nostri sistemi, non serve più mettere decine di persone a fare i controlli, ne bastano molto poche, e con un’efficienza garantita”.
“Si tratta di una conferma che i sistemi Soldo apportano un elevato livello di efficienza all’interno di un’azienda, in particolare tra quelle della manutenzione meccanica”, dichiara Salmistraro rifacendosi al Total Economic Impact, lo studio che l’azienda ha commissionato a Forrester Consulting, secondo cui un progetto Soldo correttamente implementato si ripaga in meno di 6 mesi, i dipendenti per fare le note spese spendono il 50% in meno del tempo dedicato in precedenza e le persone dell’amministrazione risparmiano oltre il 60% del loro tempo. “Tutti benefici immediati e misurabili che si sommano ad una serie di benefici non quantificabili ma fondamentali come la democratizzazione della spesa all’interno dell’azienda“, conclude Salmistraro.
Per saperne di più scarica il Whitepaper: La digitalizzazione finanziaria nell’industria manifatturiera
Leggi tutti gli approfondimenti della Room Gestione automatizzata delle spese aziendali by Soldo
© RIPRODUZIONE RISERVATA
