Medifarma è un’azienda che opera come concessionaria, agente e depositaria di prodotti farmaceutici e parafarmaceutici che distribuisce su tutto il territorio italiano. La logistica integrata dell’azienda combina attività di trasporto, stoccaggio e distribuzione di merci e prodotti, per ottimizzare processi e costi di trasporto. L’azienda gestisce gli ordini e le consegne dei medicinali direttamente alle farmacie.
In passato, l’attività di raccolta degli ordini veniva effettuata manualmente attraverso l’invio di mail e fax ma, con l’aumento dei volumi di ordinato, il processo manuale di gestione degli ordini era diventato dispendioso. Si rendeva pertanto necessario snellire le interazioni in modo digitale sull’intero iter, per ottenere un’ottimizzazione e riduzione dei tempi e dei costi, in linea con la trasformazione digitale.
Aiutare i farmacisti nella gestione degli ordini di prodotti farmaceutici e medicali non reperibili con uno strumento online facile da usare, veloce e automatizzato era in definitiva l’obiettivo di Medifarma: un traguardo raggiunto grazie al supporto di Entando e di una tecnologia creata ad hoc.
Supporto nella ricerca di farmaci non reperibili
Entando, azienda californiana con sede italiana a Cagliari, ha messo a disposizione la sua Digital Experience Platform (DXP) open source per le Modern Application, da cui è nata SOS Farmaco, una soluzione SaaS che automatizza la creazione e la gestione online degli ordini di prodotti farmaceutici e medicali, in modo rapido, a supporto di farmacie e pazienti.
SOS Farmaco gestisce in particolare le richieste dei Farmaci Momentaneamente Non Reperibili, grazie al quale i farmacisti possono ordinare, gestire, inviare e tenere traccia di tutti gli ordini fatti. Questo servizio mira quindi a soddisfare esclusivamente le richieste in emergenza, qualora il farmaco non fosse disponibile presso gli usuali grossisti di riferimento.
Il processo di realizzazione
Durante la prima fase di analisi, Entando ha mappato i processi manuali esistenti studiando come ottimizzare il processo di interazione tra i diversi stakeholder coinvolti, sull’esempio dei siti di e-commerce. La massima semplificazione del processo, che doveva risultare il più intuitivo e vicino possibile alle abitudini di utilizzo quotidiano delle app, è stato il principio guida del design thinking su SOS Farmaco. Il sistema doveva consentire ai farmacisti di accedere all’applicazione facilmente e velocemente e di gestire gli ordini da qualsiasi device e luogo.
La user experience essenziale e intuitiva doveva anche agevolare l’utilizzo da parte di persone non abituate all’uso di sistemi informatici consentendo agli utenti di minimizzare le azioni da effettuare.
In due mesi 70% degli ordini con SOS Farmaco
La possibilità di personalizzazione, l’architettura modulare, la facilità di integrazione con altri software e la scalabilità di SOS Farmaco, ha reso possibile sviluppare le funzionalità richieste e i plugin specifici per il progetto, in tempi rapidi e con un risparmio sui costi di sviluppo.
A distanza di 2 mesi e mezzo dallo startup del processo digitale, erano 2.500 le Farmacie registrate su tutto il territorio nazionale e su 100 ordini il 70% era effettuato attraverso l’applicazione SOS Farmaco.
Un sondaggio effettuato dopo un anno dalla nascita di SOS Farmaco su circa 2.000 Farmacie ha evidenziato che il 97,4 % ritiene il portale di semplice utilizzo e tra i suggerimenti più frequenti l’auspicio che tutte le case farmaceutiche lo utilizzino.
Vantaggi condivisi su tre livelli
Medifarma si è per prima affacciata sul mercato con un nuovo servizio digitale ed ha conseguito un’ottimizzazione sostanziale dei processi, con una riduzione di tempi e costi: ciascun processo è diventato più efficiente fino al 20/30%. Gli errori dovuti principalmente all’interpretazione e alla trascrizione dei fax o delle email dei farmacisti sono stati drasticamente ridotti.
Nelle case farmaceutiche si riscontra un miglioramento delle operation, con vantaggi in termini di efficienza e capacità di controllo e automazione. E’ infatti possibile tracciare l’ordine in qualsiasi momento e ottimizzare lo stock con una riduzione degli errori manuali. Entando ha consentito di realizzare una user experience agevole simile a quella dei siti e-commerce a cui gli utenti erano già abituati, il che ha abbassato considerevolmente le barriere all’uso dell’applicazione da parte degli stessi Farmacisti.
I pazienti possono beneficiare del vantaggio più importante, ovvero avere in tempi brevissimi esattamente il farmaco di cui hanno urgente bisogno.
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