Botta e risposta con Mattia Cattaneo, direttore amministrazione e finanza di Fnm (società che opera nel settore della mobilità integrata e rappresenta il secondo operatore ferroviario italiano dopo ferrove dello stato) con cui Inno3 mette a fuoco diversi aspetti relativi all’evoluzione attuale in corso nell’azienda.
Da benefici e criticità della trasformazione digitale, allo studio sui cambiamenti in atto nei processi aziendali, fino alla capacità di “ascoltare” l’azienda per individuare gli ambiti possibili di miglioramento.
Quali sono stati, secondo lei, i maggiori benefici che l’azienda ha ottenuto dal processo di trasformazione digitale in Fnm e quali le criticità che avete o state incontrando?
La trasformazione digitale, in effetti, sta modificando in modo significativo il modo di lavorare delle persone. L’impatto delle tecnologie è però limitato se prima non vengono pensati e ridisegnati i processi in ottica digitale. Noi, per esempio, abbiamo rivisitato completamente il processo legato all’autorizzazione dei pagamenti dematerializzandolo e assegnando al Procuratore di ogni società la possibilità di autorizzare un pagamento in modalità del tutto digitale, senza la necessità di stampare nulla e potendo anche gestire l’attività in mobilità e da remoto.
Quali benefici avete riscontrato?
I principali benefici, in termini di costo, sono stati evidenti nella totale eliminazione dei faldoni cartacei. Il beneficio reale, però, è legato alla tempistica di approvazione che può avvenire ed essere gestita anche senza che il Procuratore delegato debba recarsi necessariamente e fisicamente in ufficio.
Questo ha migliorato notevolmente il rispetto delle tempistiche di approvazione riducendo eventuali accumuli e ha anche garantito una maggiore consapevolezza nelle approvazioni a volte gestite in velocità nei momenti di backlog di attività.
La possibilità di gestire da remoto le approvazioni, inoltre ben si accompagna con le politiche di smart working che sono diventate operative in Fnm a partire dal settembre 2018.
Infine, va sottolineato che la digitalizzazione del processo incrementa l’accountability complessiva dell’intero ciclo dei pagamenti e favorisce la possibilità di introdurre sistemi di misurazione delle performance utili per gestire le attività in una logica di service level agreement.
Quali sono le criticità incontrate e come sono state gestite?
La maggiore attenzione che si deve porre quando si introducono nuove procedure digitali è legata al change management. Capita infatti che non vi sia un pieno trust da parte della struttura nei confronti di un processo che per lungo tempo è stato svolto in modalità cartacea, quasi come se lo strumento digitale abbia una valenza inferiore o riporti solo un subset delle informazioni presenti su carta, cosa chiaramente non vera.
Il change management va gestito quindi con estrema attenzione e affiancato da programmi di formazione a tutti i livelli e per tutti gli attori coinvolti su quel processo
Quali pensa possano essere le prossime attività a supporto dell’ottimizzazione dei processi e come verranno applicate?
Stiamo pensando a come poter ottimizzare processi ripetitivi, a basso valore aggiunto e time consuming, introducendo soluzioni di Rpa. Stiamo ragionando, per esempio, sui processi di “apertura anagrafica”, “riconciliazione bancaria” e “riconciliazione intercompany”. Queste soluzioni libererebbero peraltro altre tempo affinché le risorse possano dedicarsi ad attività a maggiore valore aggiunto che ne qualificherebbero peraltro la professionalità. Una soluzione win-win, per l’azienda e per le persone.
Come emergono le esigenze di innovazione all’interno di Fnm?
Sino a qualche anno fa le richieste di innovazione emergevano in modo ”disordinato”, sulla base della proattività di alcuni manager più propensi di altri verso l’innovazione. Questo determinava peraltro delle disparità del livello di innovazione all’interno delle singole funzioni. A partire invece dal 2017 è stata creata una funzione interna di Demand Management che ha il compito di individuare i bisogni e indirizzarli verso Nordcom, l’IT captive di Fnm, o di effettuare attività di scouting sul mercato.
La funzione di Demand Management ha anche un ruolo proattivo. Cerca infatti di coniugare le nuove tecnologie presenti sul mercato e nel portafoglio dei principali fornitori e di proporle all’interno dell’azienda, anche in modalità cross-funzionale, con logiche più strutturate rispetto a quanto avveniva in passato.
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