La situazione di emergenza sanitaria vissuta durante la primavera 2020 ha portato le aziende a dover assicurare, da un giorno all’altro, la possibilità di lavorare da remoto ai dipendenti. Oggi è evidente come l’esperienza del lavoro remoto sia destinata ad accompagnarci ancora per lungo tempo, abbia aiutato le organizzazioni a comprendere i vantaggi della possibilità di disporre di una forza lavoro “distribuita”, e porti con sé nuove aspettative da parte dei datori di lavoro come dei dipendenti.
Una recente ricerca, condotta da Censuswide per conto di Citrix lo sottolinea. Su 3.700 IT leader, intervistati in sette Paesi (tra cui diversi Paesi europei), emerge la riluttanza dei lavoratori a tornare in ufficio con le stesse modalità di prima. Gli uffici, ancora di più dopo la fine della pandemia, saranno di sicuro diversi da come sono ora, non tanto per la disposizione delle postazioni di lavoro, quanto proprio per le diverse modalità di lavoro che hanno permesso fino ad oggi, a tante aziende, di proseguire e bene l’attività di business.
Servono nuovi “architetti” quindi perché, come spiega Donna Kimmel, Chief people officer di Citrix, “stiamo scoprendo ora che molti lavori possono essere svolti da remoto se vengono forniti gli strumenti e le risorse giusti”. Un concetto questo già “testato” sul campo per esempio nell’ambito della telemedicina, come sottolinea Meerah Rajavel, Cio di Citrix, che commenta: “Per anni tutti abbiamo esitato sulle possibilità offerte dalla tecnologia a questo proposito, ma ora la telemedicina è una realtà in diversi Paesi”.
Entrambi i manager di Citrix sottolineano l’importanza delle persone al centro dei processi e del legame tra IT e risorse umane chiamati ora, più ancora che in passato, a collaborare mettendo a fattor comune le singole competenze per offrire a dipendenti e operatori sul campo un ambiente virtuale funzionale ed efficiente. Citrix, in primis, ha lavorato su questo, per raggiungere l’obiettivo di favorire la produttività dei proprio dipendenti.
Cultura, spazio fisico, spazio digitale
Sulla scorta dell’esperienza di Citrix, per creare un’esperienza di lavoro digitale valida serve mettere a fuoco pochi punti cardine. Per quanto riguarda le risorse umane, cultura, spazio fisico e spazio digitale giocano un ruolo chiave. Spiega Kimmel: “La cultura è tra gli elementi più importanti dell’esperienza lavorativa, è necessario quindi comprendere l’esperienza che i dipendenti vivono in un determinato momento ed entrare in empatia con con loro, per capire cosa serve loro per fare bene”. Si punta quindi a valorizzare la cultura di “squadra”, perché declinare cambiamenti così importanti dall’alto verso il basso non sempre porta ai risultati sperati e non alimenta il clima di fiducia e di “vicinanza” essenziale per la buona riuscita del progetto.
Il secondo elemento chiave è ancora lo spazio fisico, per quanto pensato in modo diverso da come lo si è inteso fino ad oggi. Kimmel: “L’atmosfera e il clima dell’ufficio non sono di fatto ricreabili a casa, pur essendo questo il primo istinto anche dei dipendenti, che però si trovano immersi in un ambiente con diverse sollecitazioni (si pensi ai figli che sfruttano la didattica a distanza, alla presenza eventuale di anziani o di bambini piccoli)”.
E’ quindi importante aiutare la squadra a sentirsi a proprio agio nel “nuovo” spazio che fa parte oramai della normalità. E’ possibile quindi ri-creare più che uno spazio, un vero ambiente digitale aperto e accogliente che permetta di lavorare in modo confortevole nei diversi “spazi fisici” disponibili. “Un ambiente di lavoro digitale ben progettato, efficace – spiega Kimmel – deve contenere gli strumenti adeguati e le risorse necessarie da utilizzare al momento giusto”. Da qui la necessaria fondamentale collaborazione tra HR e IT.
Le tre C per l’IT: connettività, contenuti, collaborazione
I tre elementi essenziali per “innescare” una buona esperienza di lavoro distribuito secondo Citrix sono connettività, contenuti e collaborazione. Ne spiega l’accezione Rajavel: “Gli strumenti digitali possono indirizzare correttamente le esigenze delle aziende riguardo tutti e tre gli elementi”. La prima domanda da porsi per quanto riguarda la connettività è quella relativa alla sicurezza. Anche la ricerca Censuswide citata in apertura rivela un incremento significativo delle richieste su questo specifico tema.
E sappiamo come, nell’emergenza, non tutte le aziende abbiano potuto garantire connettività sicura, scalabile e adeguata ai dipendenti (indipendentemente dall’utilizzo delle Vpn), Rajavel sottolinea a questo proposito un aspetto che ben riguarda anche la realtà italiana: “In alcuni mercati, la produttività dei dipendenti dipende dalle connessioni locali che possono essere lente, e determinare inefficienze se il problema non è indirizzato correttamente dall’IT aziendale”. Per quanto riguarda i “contenuti” si tratta di “offrire, anche da remoto e su qualsiasi dispositivo, le informazioni giuste al momento giusto e dove ci si aspetta esse siano per poter prendere tempestivamente le decisioni corrette”.
Arriviamo all’ultima “C”, la collaboration. In uno scenario di lavoro distribuito, i sistemi di audio e videoconferenza sono essenziali e devono prevedere la possibilità di condividere materiali e risorse, come anche la possibilità di organizzare workshop interattivi. Rajavel insiste su questo aspetto: “Se tutte le risorse sono correttamente connesse è possibile organizzare anche lunghi seminari interattivi con la partecipazione attiva di persone da ogni luogo e quindi un arricchimento per tutti”. E’ evidente il cambiamento di prospettiva, importante.
Per esempio, in questo modo tutti i dipendenti, ovunque sia la sede di lavoro, sono ugualmente “centrali”. Nel nuovo modello di lavoro distribuito, è più facile riuscire a rendere “fluida” la soluzione dei problemi, proprio per la possibilità di fare leva anche sull’esperienza dei lavoratori con più esperienza nelle sedi remote. Ascoltare i dipendenti, ciò che è importante per loro, infine, resta il primo passo alla base del successo di tutta l’azienda. La prospettiva di chi opera sul campo spesso è alla base delle soluzioni ai problemi e di una migliore esperienza per il cliente finale.
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