In un mondo che progredisce all’insegna del digitale ma in un quadro economico mai così imprevedibile, le aziende si attrezzano per adattare le proprie organizzazioni a nuovi modelli operativi e mantenere il passo con l’innovazione. Uno scenario in cui l’automazione finanziaria, e la gestione automatizzata delle spese aziendali in particolare, rappresentano passi fondamentali verso un’operatività più efficiente e l’adozione di piattaforme smart centralizzate e strategie omnicanale si configurano come leve chiave per traguardare i risultati. Così come, per contro, la mancanza di asset dedicati è in correlazione diretta con il rallentamento della crescita aziendale.
Lo attesta anche un’indagine condotta da Coleman & Parkes Research stimando che l’entità delle perdite annuali dovute a controlli di spesa inadeguati da parte delle aziende sia pari al 2% del fatturato, circa 30 miliardi di euro solo in Italia.
Quotidianamente alle prese con queste sfide, le organizzazioni puntano sulla gestione automatizzata, cogliendo i benefici di quanto intrapreso. A confermarlo è ancora una volta la ricerca Coleman & Parkes, secondo cui il 61% delle imprese che già ha in uso sistemi di gestione spese digitalizzati riscontra maggiori probabilità di riprendersi rapidamente dalle conseguenze economiche causate dalla pandemia; il 65% dei responsabili finanziari europei ritiene peraltro che il 2023 sarà un anno di “superbloom aziendale”, caratterizzato dal crescente ottimismo e dallo sviluppo economico, sentiment che dovrebbe produrre a catena una propensione agli gli investimenti.
Soldo, strategie di omnicanalità
L’omnicanalità rappresenta un elemento basilare per liberare le imprese da pesanti processi amministrativi e concentrare gli sforzi sulle attività a valore del business. Un obiettivo che si realizza mettendo a fattor comune competenze specifiche.
E’ ciò che propone Soldo, realtà che opera nel mercato digitale affiancando le aziende nella definizione di una strategia finanziaria centralizzata e automatizzata. Il know-how di Soldo poggia in particolare su una piattaforma di gestione delle spese aziendali che combina soluzioni digitali a carte di pagamento per garantire ai reparti amministrativi maggiore visibilità e controllo sulle finanze dell’azienda e sostenere i Cfo nella distribuzione dei budget e nelle previsioni di spesa. Un metodo innovativo che unisce automazione delle attività amministrative e massimo controllo delle uscite.
Il business di Soldo è costruito su un patrimonio di conoscenze e asset che alimentano nel tempo lo sviluppo e la crescita dell’azienda. Con headquarter a Londra e uffici a Roma, Milano e Dublino, Soldo conta oggi più di 30.000 aziende clienti in 31 paesi europei e oltre 320 dipendenti. Guidata da Carlo Gualandri in qualità di Ceo, l’azienda è economicamente solida, avendo attirato finanziamenti per 260 milioni di dollari da parte dei maggiori investitori mondiali che sostengono le potenzialità di una tecnologia all’avanguardia.
“Creare una piattaforma in grado di supportare le attività amministrative di un’impresa non è facile – commenta Gualandri -. Una sfida che però Soldo ha accettato focalizzandosi sulla gestione delle spese e su tutti quegli aspetti che permettono alle aziende di gestire le proprie finanze in maniera più semplice ed efficiente. La piattaforma sviluppata da Soldo, infatti, elimina la burocrazia e rende le operazioni più veloci, permettendo di tracciare le spese in tempo reale grazie all’integrazione con i sistemi di contabilità aziendale”.
Piattaforma Soldo, le funzionalità
Entrando nel merito delle sue peculiarità, la piattaforma all-in-one di Soldo si compone sostanzialmente di tre elementi: le carte di pagamento, l’app mobile e la web console. Componenti che coordinate migliorano la gestione finanziaria dell’impresa, consentendo il monitoraggio di tutte le uscite in tempo reale, l’alleggerimento dei reparti amministrativi dai sovraccarichi di lavoro, la riduzione delle attività legate a metodi obsoleti, come la compilazione manuale delle note spese (Soldo riduce mediamente di 45 minuti l’emissione della nota spese) e sollevando infine i dipendenti dal dover anticipare denaro. La semplicità di integrazione con le principali piattaforme contabili ed Erp e la capacità di orchestrazione dei dati per generare reportistica e integrazioni personalizzate, completano le doti di interoperabilità della piattaforma.
Più in dettaglio, le funzionalità delle carte di pagamento consentono a membri dei team di effettuare pagamenti con il denaro dell’azienda, sia in negozio che online, per spese di trasferta, pubblicità online, acquisti IT e non solo. La scelta di Soldo si indirizza alle carte Mastercard, particolarmente versatili e disponibili sia in versione fisica che virtuale, per una maggiore flessibilità in termini di regole e limiti di personalizzazione.
La web console, al servizio degli amministratori dei fondi aziendali, consente un controllo centralizzato sull’approvazione delle richieste di spesa e di delega dei pagamenti. Uno strumento che traccia ogni transazione e consente di impostare i budget e di gestire le spese a livello aziendale. Un modello operativo che oltre a fornire informazioni in tempo reale sulle transazioni stesse rende possibile esportare i dati per ottenere dati dettagliati e creare modelli di spesa più efficienti.
Infine, l’app mobile, al servizio dei dipendenti, consente di tenere traccia delle spese e di velocizzare i processi di rendicontazione. Il lavoratore assegnatario della carta riceve infatti una notifica non appena effettua un acquisto, in modo da caricare la ricevuta all’istante. L’app permette anche di controllare il saldo sulla carta, disabilitarla in caso di smarrimento e ordinarne una sostitutiva.
L’adozione congiunta delle tre funzionalità permette ai responsabili amministrativi di avere il controllo sulla gestione delle spese, di definire i budget giornalieri, settimanali e mensili per ciascun dipendente o team e ottimizzare l’utilizzo delle risorse con regole e limiti di spesa personalizzati. Visualizzando i dettagli delle transazioni in tempo reale, i Cfo e loro collaboratori possono così avere una visione più chiara su come, quando e dove le vengono impiegate le risorse dell’azienda.
L’integrazione in pochi passaggi con altri software di contabilità non è un elemento da sottovalutare tra i vantaggi della piattaforma. Soldo interagisce infatti con i software di gestione di note spese, tra cui ZTravel Next, ZTravel Project, e di gestione della contabilità aziendale, come NetSuite e Quickbooks. Tramite Mastercard Smart Data, inoltre, Soldo si connette con altri fornitori di software di gestione delle spese, tra cui Chrome River, Sap Concur, Coupa, Expensify, MobileXpense, Rydoo, Tallie, Workday, ezSoft, e altri ancora.
Intrinseco e imprescindibile è infine l’elemento della sicurezza: per ridurre i rischi, Soldo utilizza una forte autenticazione del cliente che previene la possibilità di frodi e truffe aziendali. Attraverso l’app mobile o la console web, è inoltre possibile bloccare o cancellare qualsiasi carta di pagamento.
Le testimonianze dei clienti
I benefici della piattaforma Soldo sono dunque molteplici e digitalizzare l’amministrazione finanziaria attraverso questo strumento può fare la differenza. A confermarlo sono le stesse aziende utilizzatrici – imprese di piccole, medie e grandi dimensioni -, testimoni dell’impatto positivo che l’automazione dei processi sta apportando sia sulle attività dei dipendenti che sui reparti amministrativi.
Tra queste, per esempio, Gruppo Trevi, dove Giovanni Grassi, Corporate Finance and Insurance Manager dichiara: “Abbiamo constatato con Soldo la capacità di generare, in qualsiasi momento, estratti conto di qualità perfino superiore alle normali carte di credito e abbiamo un controllo migliore e istantaneo dei costi e delle spese”.
“La qualità finale del lavoro ne ha beneficiato – afferma Alessandra Tatriele, AD Mandala Creative Production –: non si verificano più ritardi, battute d’arresto, intoppi. Tutto scorre agevolmente, ogni uscita è tracciata e non c’è più l’ansia di smarrire uno scontrino, rendendo quella spesa impossibile da mettere a costo, o di dover discutere a posteriori su un pagamento”.
“Quando ci hanno presentato la carta prepagata Soldo, abbiamo immediatamente capito che sarebbe stato lo strumento adatto a chiudere il cerchio, perché permette ai nostri colleghi di rendicontare la spesa nel momento stesso in cui viene sostenuta”, commenta il Cfo di Biesse Group.
Dichiara Marco Celani, Ceo di Italianway: “Per le startup e scaleup è un grande valore aggiunto potersi affidare a un partner capace di adattarsi al loro progressivo sviluppo e di aiutarle a ridurre al minimo le attività di rendicontazione con un strumento flessibile, affidabile e sicuro”.
Sugli investimenti delle imprese, non solo quelle appena citate, impatta peraltro anche il fenomeno dello smart working che secondo in dati del Sole 24 Ore ha prodotto negli ultimi due anni oltre 5 milioni di lavoratori in modalità remota come risposta alle esigenze dettate dalla pandemia. Un numero che non tenderà a calare nei prossimi anni. Investire in una piattaforma di gestione spese utilizzabile facilmente anche quando il personale non è fisicamente presente in ufficio diventa in questo contesto una leva importante.
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