La gestione documentale è in trasformazione. L’introduzione dell’intelligenza artificiale nei processi aziendali, l’adozione crescente di modelli cloud e la necessità di rendere le pratiche più sostenibili ridisegnano un settore che fino a pochi anni fa veniva percepito come statico. È questo il punto di partenza del Digital Breakfast organizzato da Kyocera Document Solutions con Inno3, un momento di confronto con la partecipazione di esperti e manager chiamati a confrontarsi tre pilastri su cui si regge oggi la nuova gestione documentale: AI, cloud e sostenibilità.
Introduce i temi Emanuela Teruzzi, direttrice responsabile di Inno3 che, dati alla mano, evidenzia come la gestione documentale nelle aziende non sia più un tema meramente operativo, ma un ambito che incrocia innovazione tecnologica e responsabilità sociale, in grado di incidere su produttività e competitività.
Secondo le ultime rilevazioni, il mercato dell’intelligenza artificiale in Italia ha superato il miliardo di euro con investimenti trainati da banche e telco, seguite da utility e industria. Ancora marginale, invece, il contributo della pubblica amministrazione. Ma più che i volumi complessivi, a colpire è la direzione degli investimenti: come evidenzia uno studio di NetConsulting cube, le applicazioni più diffuse riguardano la ricerca e creazione di documenti interni e la reportistica, a dimostrazione di quanto l’AI sia già un abilitatore centrale nella gestione documentale. Non a caso le soluzioni di nuova generazione tendono a configurarsi come veri e propri hub intelligenti, capaci di classificare, indicizzare e analizzare documenti, riducendo attività ripetitive e migliorando la qualità delle decisioni.
Un trend analogo riguarda il cloud, che nel 2025 ha registrato in Italia una crescita del 16,7%, secondo i dati dell’ultimo rapporto Anitec-Assinform. Il cloud computing si conferma la tecnologia “digital enabler” con la maggiore capacità di attrarre investimenti, sostenuti tanto dalle grandi imprese quanto dalle realtà più piccole. Infine, la sostenibilità stessa è divenuta un criterio non solo etico ma strategico: le aziende, così come i vendor, sono chiamati a impegnarsi su tre fronti – riduzione dei consumi energetici, delle emissioni di CO2 e dell’uso dell’acqua – che si riflettono anche nelle pratiche documentali quotidiane.
Il confronto con i relatori Andrea Contarini, Marketing Director & Business Solution Lead di Kyocera Document Solutions, e Paolo Bensaia, Product Manager Solutions racconta la visione e le soluzioni concrete messe in campo. L’intelligenza artificiale sta rivoluzionando la gestione dei documenti perché consente di automatizzare attività che fino a ieri richiedevano molto tempo e risorse (si pensi anche solo al riconoscimento ed alla gestione dei documenti di trasporto). In ambito cloud, invece, i Cloud Document Management System (Cloud Dms) ridefiniscono il modo in cui le aziende archiviano, condividono e proteggono i dati, consentendo l’accesso sicuro e scalabile da qualsiasi luogo, pur nella coesistenza con l’approccio on-premise che resta rilevante per specifiche attività core-business. Il terzo elemento oggetto del confronto è poi, ma non meno importante, la sostenibilità, intesa non solo come riduzione dell’impatto ambientale, ma anche come fattore di engagement per dipendenti e stakeholder. Kyocera in proposito ha sviluppato programmi specifici che consentono alle aziende di monitorare e compensare le emissioni legate alla stampa, favorendo un utilizzo più consapevole delle risorse.
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