La digitalizzazione nella gestione delle Risorse Umane trasforma il modo in cui le aziende riescono a reclutare e gestire i talenti migliori, individuare le risorse da valorizzare, e riuscire a non perderle, pur rimanendo nei limiti imposti dai budget, nel rispetto delle regole procedurali e di conformità. Indirizzare le richieste della forza lavoro digitale però sarà possibile solo attraverso la semplificazione e la trasformazione degli attuali processi.
In questo contesto OpenText Extended ECM si presenta del tutto integrata con SAP SuccessFactors che rappresenta la soluzione adeguata per la gestione delle risorse umane (HR), è basata su cloud, ed è in grado di coprire tutti i processi per la gestione completa del personale, dal cedolino ai sistemi di engagement.
OpenText Extended ECM for SAP Success Factors
La proposta OpenText potenzia e arricchisce la soluzione SAP Success Factors. Ne esalta le possibilità fornendo accesso centralizzato alla documentazione completa e controllata dei dipendenti, ai relativi dati e ai documenti accessibili, attraverso l’interfaccia di SuccessFactors, per una visione completa a tutto tondo sulle informazioni di competenza delle Risorse Umane.
OpenText Extended ECM, strettamente integrata con SuccessFactors e SAP HCM, abilita inoltre la generazione e la gestione di nuovi documenti e dei record relativi.
Il repository centralizzato, ospitato nel cloud OpenText o in alternativa onpremise, permette un accesso facile e sicuro su tutti i documenti a disposizione del dipartimento HR, dei dirigenti e dei dipendenti, con funzionalità di ricerca, gestione dei metadati e modalità semplici di recupero delle informazioni.
La proposta OpenText fornisce inoltre servizi di monitoring e reportistica facili da utilizzare ma completi, con gli strumenti necessari per segnalare i documenti da aggiornare per un più rapido completamento dei task. Ai dipendenti la soluzione offre comode funzionalità self-service come per esempio la possibilità di utilizzare il drag&drop.
Creare e gestire le pratiche di gestione delle risorse umane spesso richiede molto tempo, e si riduce all’esecuzione di processi manuali ripetitivi cui si associano errori che sarebbero evitabili.
E’ possibile, invece, con un editor predisposto in modo accurato, generare e sfruttare modelli corretti e riutilizzabili, compilabili automaticamente con i dati dei dipendenti, da cui si potranno generare documenti individuali, ma anche invii massivi per un’ampio numero di risorse.
In ogni caso saranno documenti perfettamente innestati nei flussi di lavoro SuccessFactors, con una gestione certificata e compliant dei record in modo da garantire la conformità normativa. Tutti i documenti possono essere generati e archiviati per cartelle o “collegati” in modo specifico ad una persona, per una conservazione documentale accurata.
Semplificare i processi, centralizzare il controllo
OpenText Extended ECM for SAP SuccessFactors assicura la gestione dei dati non strutturati relativi ai file che riguardano le risorse umane.
I processi di gestione HR ogni anno, per ogni dipendente generano circa 50/60 documenti. La maggior parte di queste comunicazioni sono processate singolarmente con le informazioni poi dislocate in più punti. Invece la soluzione Extended ECM for SAP SuccessFactors permette la digitalizzazione e la memorizzazione dei contenuti in un repository centralizzato e associato in modo specifico ad ogni persona, e accessibile direttamente dall’interfaccia di SuccessFactors.
Così tutti gli interessati ai contenuti documentali possono accedere sempre in modo rapido alle informazioni che servono e solo a quelle grazie ad un sistema granulare di assegnazione delle policy. In questo modo il costo associato alla gestione di un singolo file viene abbattuto, si produce meno carta, si stampa meno, si risparmia.
Gestione documentale facilitata
La soluzione permette anche, sia ai dipendenti sia ai responsabili HR, di individuare la documentazione incompleta o obsoleta, sia ai ai dipendenti sia ai responsabili HR per agevolare l’avvio dei necessari passaggi correttivi.
E’ possibile definire regole di accesso e conservazione anche in base all’area geografica per soddisfare la regolamentazione locale. Così come è possibile automatizzare i flussi di lavoro e personalizzare le regole della gestione del documento.
Extended ECM for SAP SuccessFactors va oltre la semplice gestione delle pratiche HR e prevede la possibilità di generare anche documenti “interattivi”. Significa che documenti come i contratti di assunzione o lettere di promozione, e in generale tutte le comunicazioni con il personale, possono essere generate attraverso template riutilizzabili.
E’ quindi possibile generare documenti specifici in base a regole specifiche, anche legate a determinati eventi, per favorire la creazione di documenti complessi, che possono essere popolati ovviamente dai dati stessi degli impiegati; lo stesso potranno fare i partner HR abilitati.
Alla base di tutto c’è la piattaforma proposta da OpenText, OpenText Extended ECM, riconosciuto punto di riferimento nell’ambito Enterprise Content Management. E’ già adottata da migliaia di utenti di diverse industry e rappresenta la scelta più logica per estendere le potenzialità di SAP SuccessFactors.
Ecco, Extended ECM for SAP SuccessFactors assicura il corretto flusso delle informazioni tra i due ambienti, assicurando un alto livello di sicurezza, solidità e compliance, proprio per la sua natura del tutto integrata con SuccessFactors, per un’offerta di gestione documentale unica e innovativa.
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Per saperne di più leggi anche: OpenText, la gestione dei contenuti HR semplificata e digitale
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