Dal primo gennaio 2019 l’obbligo di procedere alla fatturazione elettronica vale per tutte le aziende, sia nei confronti della Pubblica Amministrazione (obbligo vigente già da giugno 2014), sia tra privati.
La fatturazione elettronica è destinata ad avvantaggiare le aziende in termini di costi e di produttività, ma la sua introduzione non è stata certamente “indolore”, soprattutto nelle piccole realtà. Ne parliamo con Davide Cantù, dottore commercialista presso Atax Associazione professionale.
Quali sono le dotazioni software necessarie per la gestione della fatturazione elettronica?
La fattura elettronica è in un formato standard (Xml), deciso dall’Agenzia delle Entrate e chi emette la fattura deve rispettare questo formato. Per la sua gestione occorrono due tipologie di software, uno per la generazione del file Xlm ed uno per l’invio al Sistema di Interscambio (Sdi) dell’Agenzia delle Entrate. Lo Sdi , dopo aver ricevuto le fatture, le trasmette all’azienda a cui sono indirizzate; la trasmissione avviene via Pec oppure attraverso il canale telematico scelto dall’azienda destinataria della fattura. Solo il 10% delle aziende si avvale della Pec in quanto presenta dei limiti di archiviazione che invece non si ritrovano nel canale.
Tutti i gestionali prevedono un modulo per la creazione del file Xml e la maggior parte propone la copertura dell’intero processo di fattura elettronica; tuttavia un 10% dei gestionali si ferma alla generazione del file Xml e le aziende che se ne avvalgono devono rivolgersi ad un soggetto terzo che si faccia carico del servizio di invio allo Sdi su un canale sicuro.
È questo ad esempio il caso dei concessionari d’auto che hanno in uso un software di fatturazione scelto dalla casa madre estera, la quale non ha nessun interesse ad investire nell’adeguamento del software al processo di fatturazione elettronica, visto che si tratta di un obbligo solo italiano; le concessionarie risolvono il problema rivolgendosi al un operatore terzo per la gestione della fase di invio allo Sdi.
Le piccole aziende di due o tre dipendenti o gli artigiani che non dispongono di un gestionale si appoggiano a quello del loro commercialista: normalmente viene data ai clienti la possibilità di accedere al portale online del gestionale in uso nello studio così da permettere loro di gestire in autonomia l’invio delle fatture elettroniche; se poi il numero delle fatture emesse in un anno è molto limitato, può essere che il cliente demandi al commercialista anche l’attività di preparazione ed invio delle fatture elettroniche.
Quali sono i vantaggi per le aziende derivanti dall’introduzione della fatturazione elettronica?
Il primo vantaggio è quello di eliminare l’attività di data entry nella fase di ricezione della fattura; questa, infatti, arriva elettronicamente e automaticamente entra nel gestionale (qualsiasi software di contabilità riesce a leggerla); le risorse addette alla fatturazione si limitano così a controllare i dati immessi nella fattura, mentre prima dovevano procedere alla stampa del Pdf e all’inserimento dei dati nel gestionale: grazie alla fatturazione elettronica queste risorse non corrono più il rischio di commettere errori nell’attività di data entry e risparmiano tempo da poter dedicare ad attività a maggior valore, per esempio al controllo di gestione.
Non solo, si libera spazio e si riduce il consumo di carta, perché viene meno l’esigenza di stampare e conservare le fatture: oltre alla fatturazione elettronica è infatti diventata obbligatoria anche la conservazione a norma.
Prima dell’introduzione dell’obbligatorietà, la conservazione a norma era già possibile, ma solo le aziende di medie e grandi dimensioni se ne avvalevano (stiamo parlando di realtà con almeno 25 milioni di euro di fatturato). In tutte le altre aziende la conservazione delle fatture è stata sempre gestita in archivi fisici. Frequente era dunque l’invio di fatture in formato Pdf e le aziende che le ricevevano avevano l’obbligo di stamparle, protocollarle e conservarle; oggi, finalmente, queste attività non sono più necessarie.
Volendo sintetizzare possiamo dire che le aziende traggono vantaggio dalla fatturazione elettronica sia in termini di costi, che si riducono, sia in termini di produttività, che aumenta.
Come hanno reagito le aziende all’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria? Ha osservato un problema di competenze?
All’inizio le aziende si sono dimostrate un po’ rigide, interpretando la fatturazione elettronica esclusivamente come un obbligo di legge e non anche come un’opportunità. A percepire la fatturazione elettronica come un elemento di disturbo sono state soprattutto le piccole aziende, preoccupate per gli investimenti da sostenere sia in termini di adeguamento del sistema informativo sia in termini di formazione del personale, e particolarmente dubbiose sui vantaggi conseguibili.
L’approccio negativo alla fatturazione elettronica ha determinato, nella maggior parte dei casi, la scelta di rinviare il più possibile il momento della sua introduzione. Il sentiment delle aziende inizia oggi a cambiare, a partire dalle realtà più grandi e strutturate. Le aziende più piccole e gli artigiani, che abitualmente demandano al commercialista la gestione della contabilità, continuano a percepire la fatturazione elettronica come un peso, una perdita di tempo.
L’introduzione della fatturazione elettronica ha comportato l’acquisizione di nuove competenze. In tutte le aziende Il personale dell’ufficio amministrativo è stato impegnato in corsi di formazioni finalizzati sia alla conoscenza del processo di fatturazione elettronica, che deve essere mantenuto costantemente sotto controllo, sia all’utilizzo del software di fatturazione scelto dall’azienda. Inoltre, poiché tutto il processo è tracciato e la data di invio è certa, alle risorse addette alla fatturazione è stata ribadita l’importanza di prestare la massima attenzione al rispetto dei tempi di fatturazione, per non incorrere nelle sanzioni previste dalla normativa.
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