L’aumento del costo della vita è oggi tangibile e pesa sulle tasche delle persone che, alle prese con il caro bollette e con tassi di inflazione mai così alti dal 1985, sono costrette a ridimensionare i propri budget. Un trend destinato peraltro a produrre ancora i propri effetti sulle famiglie che, secondo Confesercenti, ridurranno ancora i consumi nel corso del 2023, con una spesa media mensile di 2.400 euro circa, più bassa rispetto al 2019, ultimo anno prima dello scoppio della pandemia. Le previsioni economiche sono oggi più ottimistiche; secondo i dati del Dipartimento del Tesoro, entro il 2024 la crescita del l’economia dovrebbe infatti riacquistare progressivamente slancio, con una media dell’1,6% nell’UE e dell’1,5% nella zona euro.
Al momento, il contesto di mercato rimane tuttavia sfidante e coinvolge, al pari dei cittadini, aziende di ogni tipo e dimensione, dalle startup alle grandi imprese, che sull’onda della crisi devono mettere in campo strategie di cost saving ancora più stringenti, con effetti talvolta drastici, come il taglio del personale.
In questo scenario, affrontare gli effetti della recessione con tecnologie smart può aiutare le aziende non solo a destreggiarsi sul mercato ma anche a generare una crescita nel lungo termine. Andare oltre la mentalità del semplice “tenere duro” è un approccio che paga, perché ci sono passi che le aziende possono intraprendere già oggi, sia sul piano strategico che su quello tecnologico, non solo per sopravvivere ma per prepararsi a prosperare nella futura fase di ripresa.
Gestione spese, cosa preoccupa i dipendenti
Essenziale per i reparti finanziari delle imprese è allora definire strategie per un controllo più granulare delle spese aziendali, previsioni di budget più accurate e una forte fidelizzazione dei dipendenti. Quest’ultimo è in particolare un elemento da non trascurare per favorire una maggiore produttività. Nell’ambito delle spese aziendali, il problema della gestione degli anticipi rappresenta infatti una voce importante e spesso una nota dolente per il suo forte impatto sia sulle finanze aziendali che sul benessere e sull’umore dei lavoratori.
Lo conferma uno studio realizzato da Soldo in collaborazione con Ipsos che vede coinvolti 400 professionisti, provenienti da piccole e grandi aziende di diversi settori. Emerge che nell’80% dei casi, utilizzare la propria liquidità per anticipare spese dell’azienda per costi spesso non preventivati – riguardanti ad esempio trasferte di lavoro, beni o materiali necessari allo svolgimento del lavoro -, può avere un impatto negativo sulle finanze personali, con una riduzione generale dei risparmi e delle spese, anche essenziali. Il 52% dei dipendenti utilizza spesso la propria carta di credito per acquisti di lavoro e l’11% ricorre a prestiti presso familiari e amici. Anche le spese del lavoro da remoto incidono: le dotazioni per l’home office sono infatti la quarta categoria di spesa più segnalata, mentre le bollette relative a energia e connessione wi-fi sono all’ottava posizione nelle richieste di rimborso al datore di lavoro.
Alla base della frustrazione dei dipendenti ci sono soprattutto i ritardi legati ai rimborsi delle spese anticipate ma anche l’impegno richiesto per la compilazione delle note spese. Il 70% dei dipendenti lamenta infatti tempi troppo lunghi per ottenere i rimborsi, tanto che nel 70% dei casi non tutte le spese anticipate vengono poi effettivamente richieste. L’impegno necessario alla compilazione delle note spese porta anch’esso il 20% dei dipendenti a desistere dal richiede l’intero importo.
Trovare le criticità, introdurre soluzioni smart
Emerge chiaramente che, a fronte di una pratica aziendale ancora diffusa, le attuali modalità di gestione delle spese non sono più sostenibili e adeguate al momento storico essendo i processi di rimborso deleteri sia per i reparti amministrativi che per i dipendenti. Trovare una soluzione adatta a entrambi è ormai cruciale, per rendere il processo di gestione spese più semplice ed efficiente mantenendo il controllo. Si tratta di fatto dell’attuale più grande sfida per i Cfo, figure sempre più strategiche all’interno dei board.
Puntando a questo obiettivo, il primo passo è quello di individuare i malfunzionamenti, come la compilazione delle note spesa; la registrazione e la verifica delle transazioni in modo manuale e quindi soggetta a errori; i lunghi tempi necessari per il reperimento dei giustificativi di spesa con il conseguente rallentamento dei processi di rimborsi; una visione e un controllo limitati delle uscite aziendali e delle categorie nelle quali si concentrano maggiormente i costi; l’esistenza di lavori troppo ripetitivi che tolgono spazio a mansioni a valore del dipendente e poco utili alla crescita del business.
Una volta inquadrate le criticità, serve definire le procedure più idonee e trovare le soluzioni che le imprese possono adottare fin da subito anche per promuovere una cultura del lavoro positiva. Tra queste: tenere traccia di tutte le spese, monitorando non solo i costi e le uscite, ma anche il modo in cui i fondi aziendali vengono gestiti. Se il sistema di gestione delle spese è prettamente manuale e non consente un’analisi granulare dei costi, investire in un nuovo sistema è il primo passo, che non implica necessariamente un forte investimento economico né cambiamenti strutturali del reparto contabilità poiché oggi molti software aziendali sono disponibili in cloud e integrarli con i sistemi contabili in essere è un processo semplice e veloce.
Fondamentale è anche rendere l’implementazione di strategie di efficienza operativa una procedura standard, anche durante i periodi economici più favorevoli, per poi accelerare questo processo durante una recessione, soprattutto nel caso si rendano necessari tagli al personale. Al contempo, osservare le abitudini dei consumatori e adattarsi.
Lavorare a stretto contatto con i fornitori è un’ulteriore elemento da considerare, perché l’attuale pressione sui costi è in gran parte determinata dall’interruzione della supply chain; per mantenere la catena di approvvigionamento in movimento, è quindi strategico adottare piani aziendali congiunti, in particolare con in fornitori più piccoli, che possono aver bisogno di sostegno nel breve termine.
Soldo, accesso immediato ai fondi aziendali
L’introduzione della giusta tecnologia di automazione può semplificare la gestione delle spese e far risparmiare tempo e denaro. Adottare una piattaforma automatizzata per la gestione delle spese aziendali è quindi il primo passo verso un maggiore controllo del modo in cui i fondi aziendali vengono impiegati, una pratica che oggi più che mai può aiutare le aziende a destreggiarsi al meglio in un periodo di incertezza economica e concentrare le proprie risorse su attività volte alla crescita.
Un’alternativa all’anticipo delle spese da parte del dipendente e un maggiore controllo delle finanze aziendali è ciò che Soldo mette al servizio delle aziende, dando accesso immediato al denaro aziendale. Quello proposto è un sistema di gestione delle spese che utilizza carte aziendali fisiche o virtuali collegate a un’app mobile che registra ciascuna transazione effettuata e ne invia tutti i dettagli in tempo reale al reparto amministrativo, per un controllo granulare e immediato. La piattaforma di gestione spese si integra a carte di pagamento Mastercard da assegnare al personale che necessita di effettuare acquisti per conto dell’azienda. Acquisti che possono essere pre-approvati dal responsabile dell’autorizzazione in pochi secondi, evitando così ulteriori scambi di email e rendendo il processo di richiesta e approvazione molto più rapido. Il sistema permette inoltre di definire regole, limiti e avvisi di pagamento, organizzare i fondi aziendali, gestire le spese occasionali con carte virtuali temporanee, indicando limiti di spesa e transazioni.
Affrontando il problema della gestione delle spese dalle due diverse prospettive – quella del dipendente e quella dei reparti amministrativi delle imprese – la piattaforma Soldo, con un investimento limitato, porta a benefici misurabili non solo nell’immediato ma anche nel lungo termine, aiutando le imprese a garantire una visibilità completa sulle uscite.
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