Le organizzazioni investono per raggiungere una maggiore maturità digitale ma si scontrano con le complessità relative all’integrazione di tecnologie e processi e alla gestione delle informazioni. Per i decisori IT, nell’information management manca visibilità e controllo sui dati, il che comporta attività aggiuntive, impegnative e time consuming. Per superare queste difficoltà, le aziende si affidano all’automazione nella gestione documentale e dei flussi di lavoro, adottando al contempo buone pratiche di sicurezza delle informazioni come priorità. Ma sono ancora molte le sfide aperte e le lacune che le imprese devono colmare. A confermare questi trend sono i dati dell’indagine “Information Management in prima linea” realizzata a fine 2023 da Canon (e presa in carico da Walnut Unlimited) su 1.709 decision maker IT (Itdm) di alcuni Paesi in Emea, inclusa l’Italia. Risultati illustrati nei giorni scorsi durante una conferenza stampa dal management di Canon Italia presso la sede dell’azienda, a Cernusco sul Naviglio.
Gestione dati e sicurezza, lo scenario
La gestione interna di dati e informazioni è fonte di preoccupazione per la maggior parte degli Itdm, che lamentano uno scarso livello di visibilità e controllo sui processi documentali e informativi. In Europa (come media tra UK, Francia, Germania, Italia, Paesi scandinavi, Paesi Bassi, Spagna), solo un manager su quattro si sentirebbe infatti pronto ad affrontare con sicurezza un audit. I timori sono legittimi, perché il 36% dei responsabili IT sospetta o è consapevole che i dipendenti non sempre rispettino le norme di conformità; il 17% registra violazioni accidentali da parte dei dipendenti nell’ultimo anno e oltre il 50% è assorbito da attività relative alla sicurezza IT per gran parte della giornata lavorativa. Ecco perché il 60% degli Itdm colloca la sicurezza tra le prime tre grandi sfide, con il 28% che le assegna il primo posto.
Nonostante il 78% degli Itdm ritenga che la propria organizzazione stia già adottando strategie di trasformazione digitale, il gap da colmare per una piena adozione dell’automazione nella gestione dei processi informativi e documentali è ancora profondo. Il 28% del personale, ad esempio, compila manualmente documenti aziendali standardizzati e il 26% riscontra errori o incoerenze causati dai silos di dati. E negli ultimi due anni, 1 Itdm su 10 ha abbandonato i progetti di implementazione per problemi di compatibilità (28%), ritardi (27%) o errori della nuova tecnologia (21%).
Guardando al mercato in Italia, diversi dati si discostano da quelli degli altri paesi in area Emea, a partire dal livello di preparazione degli Itdm che appare leggermente al di sopra della media (29% contro il 27%). In vista di un audit, il 43% degli Itdm italiani non è preoccupato per la gestione dei dati e delle informazioni della propria organizzazione contro il 28% della media in Europa. Per il 25% le preoccupazioni sono il sospetto che i dipendenti non rispettino le norme di conformità, la percentuale più bassa di tutti i mercati analizzati. Il 51% delle aziende può verificare i diritti di accesso automatico ai documenti, un caso d’uso al di sopra della media europea, ferma al 42%. Solo il 5% dei responsabili IT ha rinunciato ai progetti di implementazione negli ultimi due anni, il più basso tasso di abbandono in Europa. In questo contesto, tra le aziende italiane che implementano processi automatizzati, il 40% ha incremento la produttività e l’efficienza del team, come primo vantaggio legato all’automazione.
“La nostra ricerca mostra come la preoccupazione legata alla gestione e alla protezione dei dati, insieme alla mancanza di produttività nella gestione del processo documentale, impedisca ai team IT di sfruttare a pieno il potenziale delle informazioni per incrementare il valore del business – commenta Davide Balladore, marketing & innovation director di Canon Italia –. In questo contesto, le informazioni assumono un ruolo centrale perché possono influire sulla capacità delle aziende di adattarsi e rispondere alle nuove opportunità per il conseguimento di un vantaggio competitivo“.
“Le tecnologie emergenti in questo periodo particolare – in cui è in atto una convergenza tra intelligenza artificiale, cloud, analisi dei dati, IoT e automazione – stanno rimodellando ciò che può essere realizzato in un ambiente di lavoro ibrido, dove si scambiano informazioni sia in formato digitale che cartaceo, con nuove aspettative da gestire”, interviene Fabrizio Falzarano, head of workspace marketing & Innovation di Canon Europe, illustrando i dati. “Per questo, le organizzazioni si rivolgono sempre più ai team IT per costruire valore attraverso l’uso della tecnologia”.
“L’innovazione digitale prende sempre più piede con una dinamica che da commodity e strumento per la riduzione dei costi diventa leva per crescere, ripensando i modelli di business” dichiara Carmine Tripodi, professional service manager DP&S di Canon Italia sottolineando come in questo contesto “sempre più la figura del responsabile IT non è solo responsabile della maintenance e dell’ottimizzazione dei sistemi ma ha anche in carico le strategie di Innovation”. A fronte del 36% delle aziende che per cui il principale risultato auspicato dalla tecnologia è l’aumento dei ricavi, tra le priorità delle aziende oggi crescono le esigenze di dare un senso ai dati per migliorare l’esperienza del cliente, promuovere l’innovazione, cambiare modelli di business, ispirare i dipendenti insoddisfatti.
Canon, nuova Identity sulle Ims
In questo scenario, “le soluzioni Canon puntano a facilitare il lavoro di controllo dei processi informativi e documentali, aiutando i clienti a sbloccare nuove efficienze e raggiungere una crescita sostenibile”, afferma Balladore soffermandosi sul nuovo posizionamento che l’azienda vuole consolidare sul mercato. Una nuova Identity focalizzata sulle Information Management Solutions da fornire direttamente ai clienti per automatizzare i processi, gestire i documenti e le informazioni. Servizi di Ims che si affiancano ai classici manged print services e sistemi OM forniti direttamente ai clienti per mantenere un’infrastruttura di stampa ottimizzata, sicura e sostenibile e allo sviluppo di software per la gestione dei documenti e della stampa.
Con questa nuova identità, Canon vuole segnalare al mercato che l’azienda possiede competenze, tecnologie e capacità per gestire le informazioni in linea con le esigenze del mercato. Oggi, la multinazionale nipponica dispone di 300 specialisti di Information Management in tutta l’area Emea, che assistono 2.000 clienti a livello europeo appartenenti trasversalmente a diversi settori, tra cui manifatturiero, finanza, PA e Tlc. “Stiamo cavalcando i nuovi trend tecnologici aprendoci sempre più all’integrazione verso il sistema cliente, dalla stampa nell’ambito dell’ufficio agli scanner documentali per arrivare a sistemi molto più sofisticati. Siamo partiti 15 anni fa nello sviluppare progetti nell’ambito dell’information management che hanno come target aziende strutturate con la volontà di accelerare nella trasformazione digitale dei documenti e delle informazioni e che vogliono ottimizzare i loro processi di business”, afferma Balladore.
A supporto di questa strategia, Canon si affida a partner certificati ed è molto attenta alle dinamiche del canale, che approccia con diverse modalità facendo leva su una proposizione in continua evoluzione. Come racconta Teresa Esposito, workspace direct sales director DP&S di Canon Italia: “Nel cercare sempre la strada migliore per rispondere alle esigenze del cliente, nei casi più complessi, ovvero grandi organizzazioni internazionali che richiedono soluzioni di gestione particolarmente elaborate, agiamo direttamente come Canon mettendo in campo tutte le nostre competenze. Nel caso di realtà meno strutturate e sistemi più semplici, ci affidiamo ai partner che implementano i progetti. In altri casi ancora può esserci un’azione congiunta, gestita sempre all’insegna della collaborazione”. I clienti sono stati mappati e catalogati da Canon in un “perfetto bilanciamento tra aziende che raggiungiamo sia direttamente sia tramite i partner come precisa scelta per non andare in conflitto”, afferma la manager.
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