Con Digital Workspace & Security si concludono gli appuntamenti virtuali di CIO Exchange Connected Community, organizzati da NetConsulting cube e VMware ( i precedenti, Digital Transformation e Multicloud e Build Modern Apps. La modernizzazione applicativa), dedicato a practice e tecnologie per il lavoro da remoto, in sicurezza. Se sicuramente il periodo di emergenza, anche per quanto riguarda la remotizzazione delle attività per la continuità del business, può dirsi conclusa, i nuovi punti di attenzione del graduale back to work includono indubbiamente la necessità di ripensare spazi di lavoro fisici e virtuali, rivedere modelli operativi e metriche di performance, istituzionalizzare vere iniziative di smart working.
Da una ricerca di EY emerge infatti come l’impatto dell’emergenza Covid-19 sui modelli operativi delle aziende italiane veda nel 45% dei casi la necessità di rivalutare gli attuali modelli di gestione del personale, mentre un ulteriore 33% ha già intrapreso un processo di cambiamento in quest’ambito. Un’emergenza che ha incluso l’esigenza di rivedere la struttura di filiere globali, con equilibri ormai ritenuti consolidati.
Dai risultati della ricerca condotta da NetConsulting e VMware nei mesi di marzo e aprile 2019 su un panel di 50 aziende enterprise italiane, il rafforzamento della sicurezza (76%) e l’abilitazione di smart working e Digital Workspace costituiscono invece le principali priorità per il 2020 e il 2021, seguite dal cloud computing (63%), ulteriore abilitatore fondamentale, specialmente con riferimento agli applicativi SaaS, per la continuità del business nel periodo dell’emergenza.
Il 95% del panel dichiara di aver già adottato (82%), o che adotterà nel breve medio-periodo (13%), iniziative e tecnologie abilitanti lo smart working ed il Digital Workspace, mentre solo il 5%, principalmente appartenente al settore manifatturiero, non prevede alcun investimento in quest’ambito. Tuttavia, come evidenziato dai partecipanti durante l’incontro virtuale, frequentemente si fa un abuso del termine “smart working” anche per attività svolte in una modalità più assimilabile ad un telelavoro avanzato, dove il discrimine principale rispetto al primo risiede in due elementi chiave: la misurazione della performance sulla base di obiettivi – e non solo del numero di ore lavorate – e la presenza di strumenti tecnologici abilitanti il lavoro da remoto.
Lo scenario presente presso le stesse aziende partecipanti all’Executive Breakfast virtuale, strutturate e di grandi dimensioni, evidenzia iniziative variegate messe in atto precedentemente all’emergenza sanitaria, che spaziano da un più semplice remote working, ai primi pilota di smart working vero e proprio, generalmente rivolti ad un campione ridotto dell’intera forza lavoro e guidato dalla funzione Risorse Umane, in congiunzione con la funzione IT, per l’adozione di strumenti di collaboration e programmi di formazione nel corretto uso di strumenti e dispositivi. La presenza di questo tipo di iniziative ha favorito un maggiore livello di resilienza per alcune organizzazioni che, pur in condizioni di emergenza, hanno potuto estendere l’utilizzo di strumenti già in uso e consolidati su una base estesa di utenti con un certo grado di rapidità.
Dalla survey emerge come la security costituisca la principale priorità, in una scala di valori medi da 1 a 5, nell’implementare smart working e Digital Workspace, in particolare in ottica di sviluppo futuro.
In effetti, i partecipanti al webinar hanno evidenziato come la necessità di garantire la business continuity abbia invece favorito alcune deroghe alla sicurezza durante l’emergenza, mentre ad una maggiore superficie di rischio dettata dal lavoro remoto è stato in alcuni casi associato un incremento dei controlli. Sicuramente, la definizione di policy di accesso e utilizzo costituisce un ulteriore priorità rilevante per i rispondenti alla survey congiuntamente al rafforzamento della sicurezza, mentre rilevante è anche l’aggiornamento continuo delle applicazioni per dispositivi fissi e mobili.
La formazione nell’uso di strumenti e dispositivi ricopre sempre un ruolo fondamentale, anche se, come evidenziato da alcuni partecipanti, l’emergenza sanitaria ha sicuramente favorito un esteso utilizzo di applicativi e nuove modalità di lavoro, anche in autonomia, che in precedenza erano spesso ignorate da molti dipendenti. Fornire una user experience semplice ed efficace per il lavoro da remoto, anche per i nuovi accessi, costituisce infatti un ulteriore elemento da tenere in considerazione.
Che la cybersecurity costituisca uno dei principali elementi da prendere in considerazione con lavoratori in remoto lo ha dimostrato il notevole incremento degli attacchi malware e phishing durante il periodo dell’emergenza. Se l’errore umano da parte dei propri dipendenti non può essere del tutto evitato, oltre ad incrementare il livello di awareness sul tema, come indicato dai partecipanti, il panel di analisi indica ulteriori investimenti in endpoint security (61%), network security e firewall (41%) e application security (34%).
Mentre anche il controllo e la gestione degli accessi assumono un ruolo prioritario, se consideriamo che la principale modalità di accesso a sistemi e applicazioni è costituito solo da username e password nel 58% dei casi, seguito nel 50% dalla presenza di sistemi di Identity & Access Management, e solo nel 17% da soluzioni di controllo delle attività di amministratori e utenti privilegiati (IAM).
Il bilancio a fine emergenza: lesson learned e punti di attenzione
L’esperienza maturata durante questi ultimi due mesi ha permesso ai partecipanti di trarre un bilancio che, tra benefici e criticità, si estende oltre la semplice conduzione di attività lavorative in remoto, abilitate dalla tecnologia, ma che avrà invece un forte impatto nella ridefinizione di processi e modelli operativi.
Cominciando dagli elementi positivi, in sintesi si è assistito a:
- Una rapida accelerazione nell’adozione degli strumenti digitali su una base estesa di lavoratori, che ha sua volta favorito una maggiore digitalizzazione dell’intera struttura organizzativa
- La dimostrazione ai più alti livelli dell’organizzazione che è possibile implementare nuove modalità di lavoro agili e flessibili, differenti dalla mera presenza in ufficio, abilitate dalla tecnologia, incrementando il livello di produttività complessiva
- Una maggiore collaborazione fattiva tra IT e altre linee di business
Mentre si preparano nuove sfide per il futuro che tuttavia, se correttamente indirizzate, possono a loro volta dare vita ad un nuovo modello di azienda, più reattiva nei confronti dei cambiamenti esterni. Tra queste, i partecipanti hanno voluto sottolineare:
- La “nuova normalità” non deve tornare a essere la “vecchia normalità”, ovvero la necessità di scongiurare eventuali rischi di regressione al vecchio modus operandi in un graduale ritorno alla presenza fisica in ufficio, non capitalizzando i benefici del digitale ottenuti finora
- La necessità di ripensare gli spazi fisici e virtuali , rivedendo gli attuali modelli operativi in accordo con una modalità di lavoro “ibrida”, con compresenza di risorse al lavoro sia presso le sedi aziendali, sia in remoto, che si presenta oggi come la più probabile Fase 3 per il medio-lungo periodo
- Istituzionalizzare lo smart working, promuovendo una revisione delle performance per obiettivi, così come l’investimento in strumenti di collaboration e Digital Workspace avanzati.
Le conclusioni tratte alla fine di questa Executive Breakfast virtuale possono essere considerate anche come il culmine di questo percorso di tre incontri, inizialmente nato come colazioni di lavoro fisiche. Se certamente è mancata la tradizionale componente di networking e contatto umano, l’utilizzo di strumenti digitali ha permesso un momento di confronto e scambio di opinioni in una situazione assolutamente non convenzionale. Proprio perché una maggiore diffusione del digitale è fondamentale anche per una ripresa del Sistema-Paese, ci auguriamo una pronto superamento di molte di queste sfide.
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