Microsoft 365 permette alle aziende di offrire ai dipendenti gli strumenti essenziali per lavorare, anche da remoto, sfruttando posta elettronica, applicazioni per la collaborazione, suite di produttività e la memorizzazione dei file in cloud. In un recente contributo, abbiamo evidenziato come la protezione dei dati in cloud sia responsabilità aziendale e come gli strumenti a disposizione in cloud per backup, recupero e gestione dei dati disponibili con i servizi non offrano la flessibilità di cui le aziende hanno bisogno, soprattutto è importante riuscire a mantenere nel tempo fruibili i dati non strutturati come i messaggi di posta elettronica (su server Exchange Online) e i contenuti di OneDrive.
E’ un’esigenza espressa in modo chiaro anche dai dipendenti, che i responsabili IT possono indirizzare con l’adozione di una soluzione di backup e ripristino di classe enterprise del tutto compatibile con Microsoft 365 che assicuri il recupero rapido dei dati dalle unità e dalle caselle postali degli utenti, con la massima granularità sulle singole informazioni. La soluzione dovrà soddisfare gli obiettivi RTO (Recovery Time Objectives), con una buona esperienza finale per i dipendenti che possono tornare a lavorare velocemente in caso di criticità, infezioni e criticità (per esempio i ransomware) e con la garanzia per l’azienda di poter soddisfare i requisiti di compliance richiesti nella gestione documentale e dei dati.
Cohesity aiuta i team IT ad abbracciare il tema della gestione dei dati in questo ambito offrendo una soluzione semplice in grado di soddisfare ampiamente gli obiettivi di conformità per quanto riguarda la conservazione dei dati, anche da Exchange Online e OneDrive Business, a breve come a lungo termine, sia su cloud pubblico sia on-premise. La soluzione “software-defined” permette ai team IT di controllare i processi di backup e recupero, il ripristino e i costi mitigando allo stesso tempo i rischi e proteggendo i dati anche da eventuali errori umani di cancellazione, come dalle minacce e dai ransomware.
Entriamo nel dettaglio: i servizi di ripristino dei dati online di Microsoft 365 non possono garantire a livello di singolo item la data retention desiderata, mentre affidarsi esclusivamente alle funzionalità di archiviazione disponibili su Microsoft 365 espone o a costi elevati o a rischi maggiori, a seconda di come si sceglie archiviare i messaggi, e di sicuro non è pensabile fare conto sulla cartella degli item eliminati, considerato come questa cartella viene gestita dagli utenti che proprio per risparmiare spazio sono soliti svuotarla, all’occorrenza.
Allo stesso modo la cartella che permette il recupero degli item eliminati, impostata dai servizi Microsoft 365 come una sorta di Cestino di “secondo livello”, prevede il recupero solo nei primi 14 giorni dopo l’eliminazione e chiaramente non può rivelarsi affidabile. Allo stesso modo la mailbox per il recupero offerta nativamente da Exchange Online si rivela inadeguata perché le caselle di posta e i relativi contenuti restano disponibili solo entro 30 giorni.
E’ facile immaginare quindi anche i costi legati alla gestione delle vecchie caselle di posta oppure quando le aziende si trovano a dover gestire account non più attivi ma da mantenere comunque per motivi legali, o in occasione dell’onboarding di nuovi dipendenti che devono “ereditare” determinati archivi ed informazioni, così come in relazione ad operazioni di merge ed alle acquisizioni. Oggi, più che in passato oltre alle policy di governance delle informazioni digitali è stringente la normativa relativa al trattamento dei dati.
Ecco Cohesity offre funzionalità complete di backup e gestione dei dati alle aziende che utilizzano Microsoft 365 ed in particolare Exchange Online e OneDrive. La soluzione proposta permette di individuare automaticamente i dati Microsoft 365 (caselle di posta, gruppi, file e cartelle di OneDrive), permette di sfruttare veri e propri workflow per il recupero dei contenuti delle caselle di posta come di file e cartelle grazie all’indicizzazione dei metadati di Exchange Online e di OneDrive, per facilitare la ricerca granulare sull’intera mole di dati, offrire la completa visibilità sugli item, e il recupero veloce delle informazioni anche nel caso di minacce interne ed esterne. E’ possibile impostare le regole preferite per la retention, creando policy automatizzate secondo specifici SLA, risparmiando tempo successivamente e soprattutto senza più doversi preoccupare di una possibile perdita dei dati.
La flessibilità è un altro punto di forza importante. La soluzione supporta policy flessibili ed estese, offre un’ampia gamma di opzioni di ripristino per consentire la personalizzazione desiderata riguardo i periodi di conservazione dei backup per soddisfare le esigenze delle aziende in modo sartoriale. Per esempio le regole possono includere i tempi di recupero e le modalità di gestione dei punti di ripristino (RTO/RPO).
Cohesity offre inoltre protezione automatizzata su caselle di posta, file e cartelle all’apertura dei nuovi account, permette di utilizzare semplici stringhe testuali di ricerca per la protezione delle caselle e degli oggetti associati a partire dallo user name dell’account e di ripristinare gli oggetti protetti nella posizione originaria come in una nuova posizione (anche in cloud). Rappresenta quindi un’alternativa completa per il disaster recovery di Exchange Online e OneDrive a partire dall’integrazione nativa in cloud, e con un risparmio significativo sulle risorse da utilizzare per la memorizzazione, grazie alle opzioni di backup incrementale disponibili.
Infine, la proposta di Cohesity semplifica ed accelera il ritorno alla normalità operativa in seguito ai possibili attacchi informatici offrendo il recupero granulare immediato e quindi lasciando agli utenti la possibilità di cercare anche specifiche singole email, sfruttando i metadati. Le aziende guadagnano una governance ed un controllo sui dati di livello, e visibilità estesa su backup e ripristino.
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