Il tema dello smart working è tra i più discussi del momento, non solo nelle cronache e nel dibattito politico, ma anche dentro le aziende. Del resto parliamo di una modalità lavorativa ridefinita dalla pandemia che impatta sulle vite di una grandissima fetta di popolazione e che si prepara a diventare la nuova normalità anche oltre l’emergenza.
Ad un anno dal passaggio improvviso e forzato al lavoro remoto, il numero dei lavoratori in smart working è cresciuto esponenzialmente nelle aziende, creando nuove opportunità di business, ma anche nuovi disagi nella gestione del sovraccarico degli input.
A indagare questo scenario, una ricerca condotta da Opentext tramite Google Surveys su 2.000 professionisti italiani, nel periodo tra aprile e novembre 2020, per verificare le modalità di accesso e gestione delle informazioni durante la crisi legata al Covid-19 ed il loro impatto sugli individui.
Dotazioni scarse e troppi input
Prima di tutto si evidenzia l’inadeguatezza delle dotazioni tecnologiche. Quasi un terzo dei professionisti pensa infatti di non disporre di strumenti digitali adatti a svolgere le proprie mansioni da remoto e mostra pertanto difficoltà nel gestire adeguatamente il cosiddetto “tecnostress”. Le fonti di tensione sono, in particolare, le troppe password da ricordare (39%), l’eccessiva quantità di informazioni e dati da gestire tramite i diversi dispositivi (23%) e i troppi tool da monitorare durante la giornata (22%). Solo un 15% dei lavoratori si sente a proprio agio con il flusso di informazioni cui è sottoposto. Per contro, il 16% non riesce a “staccare” davvero a causa del costante flusso di informazioni con cui si deve confrontare.
Il 74% degli intervistati ritiene poi che le fonti da controllare ogni giorno siano aumentate esponenzialmente negli ultimi 5 anni: dalle email alle notizie, dai social media ai server aziendali, dalle app alle piattaforme di condivisione, oggi strumenti essenziali per la continuità del business. Quasi il 22% dei professionisti utilizza infatti in media oltre 10 account ogni giorno. Questo sovraccarico di informazioni impatta anche significativamente sulla vita degli utenti: solo il 36% dei professionisti è in grado di limitare a 3 o meno il numero di risorse cui accedere per completare un progetto lavorativo. Nonostante questo, gli italiani acquisiscono maggiore velocità: 4 professionisti su 10 impiegano meno di 30 secondi per trovare file o informazioni specifici.
“Gli utenti utilizzano un numero sempre maggiore di servizi digitali in ogni ambito, dalla comunicazione personale all’accesso ai servizi bancari, fino agli acquisti online. Allo stesso modo, molte aziende stanno sfruttando servizi nuovi per garantire ai dipendenti di poter lavorare da casa in sicurezza – commenta Antonio Matera, regional sales director Opentext Italy -. Tuttavia, se da un lato i professionisti si dimostrano disposti ad adottare strumenti diversi, dall’altro si stanno delineando nuove sfide, poste dalla necessità di gestire account e fonti di informazioni molteplici. Le aziende devono quindi saper riconoscere questo fenomeno, cercando soluzioni che riducano le complessità e semplifichino i processi, per offrire esperienze di lavoro in grado di riflettersi positivamente anche sui livelli di produttività”.
Centrale il tema della sicurezza
Una cattiva gestione delle informazioni può avere conseguenze importanti per un’azienda sul piano della sicurezza dei dati. A destare le maggiori preoccupazioni per quasi 2 professionisti su 10 sono infatti l’accesso a sistemi e file aziendali, ma anche i metodi di condivisione delle informazioni con i colleghi (16%). Il 54% dei professionisti italiani ammette infatti di aver condiviso file aziendali almeno una volta tramite tool personali. Una criticità marcata nel nostro Paese se si considerano le percentuali del sondaggio di Opentext sui colleghi spagnoli (22%), britannici (20%) o francesi (17%).
“Quando i dati risiedono su sistemi diversi, sono necessari tempo e risorse per accedervi, e può accadere che la sicurezza venga messa in secondo piano dai tentativi di cercare soluzioni alternative per snellire i processi – afferma Matera -. Archiviazione e gestione manuale delle informazioni, inoltre, sono soggette a errori. Scegliendo soluzioni basate sull’automazione, le aziende possono sfruttare al meglio i propri dati e offrire un’a migliore esperienza a dipendenti, clienti e partner, soprattutto nel momento storico attuale”.
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