Ha cambiato nome più volte nel tempo la proposta Google di software, strumenti per la produttività e la collaboration utilizzabili in cloud, offerta in modalità SaaS. Oggi il suo nome è Google Workspace, ma appena due anni fa si chiamava G Suite e prima ancora Google Apps for Work. Così come è cambiato il nome è cambiata anche la proposta che oggi che è per tanti aspetti direttamente confrontabile con quella del competitor Microsoft 365.
In questi giorni Google Cloud ha annunciato una serie di novità relative a Google Workspace. Novità (alcune in beta) che sono state individuate e modellate anche sulla scorta dell’esperienza nell’utilizzo degli strumenti di collaboration da remoto da parte della forza lavoro e che quindi convergono in modo da offrire una maggiore flessibilità, una gestione più efficace del tempo e dell’attenzione, rafforzare la partecipazione e l’accesso corretto alle informazioni, indipendentemente da dove ci si trovi ma soprattutto supportare in modo più esteso le richieste di collaboration degli utenti aziendali con interessanti novità anche per quanto riguarda chi lavora nel front-office. Entriamo nei dettagli.
Le novità di Google Calendar
Andiamo per ordine. In Calendar, Google ha integrato la possibilità di segnalare ai colleghi la propria disponibilità per riunioni/incontri e di specificare orari fuori ufficio ricorrenti, in modo che Calendar possa rifiutare automaticamente i meeting in sovrapposizione.
E’ possibile quindi anche segnalare i giorni di presenza in ufficio o di lavoro da remoto, e per i momenti dedicati alle attività che richiedono elevata concentrazione è possibile sfruttare la funzionalità Focus Time che limita in automatico le notifiche.
Google ha inoltre spinto sugli insights e propone uno strumento di valutazione circa l’impiego del proprio tempo, in base alle priorità personali. Lo strumento è visibile solo al dipendente, non condiviso con il manager e si rivela funzionale proprio per la possibilità di calibrare meglio la propria attività.
Come cambia Google Meet
Per quanto riguarda invece Google Meet – lo strumento di videoconferenza aziendale incluso in Google Workspace e in Google Workspace for Education – arriva la possibilità di sfruttare un secondo schermo (tramite l’app mobile) e di fatto viene concessa la possibilità di effettuare il login alla conferenza da molteplici device, in modo da consentire a chi presenta di vivere gli incontri in modo più agile nell’utilizzo di chat, sondaggi, etc.
In live stream sono state inoltre introdotte altre funzionalità per domande e risposte, sondaggi e sottotitoli e sarà possibile inoltre effettuare lo streaming dal vivo su diversi domini Google Workspace all’interno della stessa organizzazione. Infine, per facilitare l’utilizzo proprio con i dispositivi mobile arrivano la visualizzazione a griglia dei partecipanti (per vedere più persone contemporaneamente), e le funzionalità split-screen e picture-in-picture.
Google Workspace si aggiorna inoltre con una serie di novità interessanti, proprio lato business. Per esempio, per quanto riguarda la gestione degli accessi – sezione rivista in modo da permettere agli utenti di Google Workspace di accedere ai dati in modo sicuro e protetto – preservando la fiducia e la privacy individuale.
Anche nella versione Workspace Essentials ora sono disponibili i principali tool di collaborazione come Chat, Jamboard e Calendar. Infine, Google Assistant supporta gli utenti con la possibilità di chiedere quali sono le attività successive o di inviare un messaggio, e con Workspace Frontline, Google propone app di comunicazione e collaborazione (Gmail, Google Chat, Drive, …), supporto di livello business, e funzionalità avanzate di security per agevolare i flussi comunicativi e la collaborazione con la sede centrale.
Google Workspace, le strategie di sviluppo
Il fil rouge delle novità di Google Workspace e della direzione di sviluppo può essere trovato di fatto nella ricerca di “flessibilità di fronte al cambiamento e al bisogno di colmare le distanze fisiche sfruttando il digitale”, come spiega Javier Soltero, VP e GM di Google Workspace.
Secondo stime Gartner, il 90% degli intervistati prevede di consentire ai dipendenti di lavorare da remoto almeno una parte del tempo anche dopo che il vaccino Covid-19 sarà stato ampiamente adottato.
Questa miscela ibrida di lavoro a casa e in ufficio diventerà la norma per le aziende. Google Cloud oggi si concentra su come abilitare il nuovo modello di lavoro ibrido a supportare la collaborazione.
In particolare l’attenzione è rivolta a quella che Google definisce “l’equa collaboration“ per concedere ai dipendenti la possibilità di contribuire all’attività aziendale in modo omogeneo, indipendentemente dalla posizione, dal ruolo, dal livello di esperienza, dalla lingua e dalla preferenza del dispositivo.
Si tratta di fatto di colmare il divario tra le persone e le eventuali criticità date dalla remotizzazione del lavoro per una maggiore inclusione, cercando di massimizzare la partecipazione ovunque possibile, dallo spazio della scrivania personale alle sale conferenze alle aree di collaborazione di gruppo.
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