Nelle telecomunicazioni aziendali, flessibilità, sicurezza, risparmio e affidabilità sono solo alcuni dei vantaggi di una comunicazione unificata in cloud. Un nuovo modello smart che rende obsoleti i centralini telefonici tradizionali, tanto più oggi che i team remoti e ibridi necessitano di strumenti per dialogare da qualsiasi luogo. Il passaggio al centralino virtuale consente infatti alle società di semplificare la complessità della gestione di sistemi hardware e fornitori differenti e di ridurre al minimo i tempi di inattività. Ecco perché sempre più imprese adottano questo approccio, soprattutto quelle che fanno della comunicazione telefonica con gli interlocutori un aspetto fondamentale della propria attività quotidiana.
E’ questo il caso di Ciac – Consorzio InterAziendale Canavesano, specializzato nella progettazione ed erogazione di servizi formativi e di avviamento al lavoro, a cui fanno capo oltre 100 dipendenti e 200 collaboratori esterni che lavorano ogni giorno con enti locali, università, aziende, associazioni di categoria e parti sociali, per rispondere ai fabbisogni formativi del mercato.
La comunicazione riveste da sempre un’importanza fondamentale per Ciac, che deve poter contare su un’infrastruttura stabile ed efficiente per relazionarsi con i diversi interlocutori. Per interconnettere via telefono le proprie persone, Ciac sceglie la soluzione Nfon Cloudya che dal 2021 gestisce oltre 100 estensioni telefoniche divise tra le sedi del consorzio, distribuite sul territorio della Città Metropolitana di Torino. Per individuare la soluzione più adatta e dismettere il vecchio sistema telefonico, il consorzio si appoggia inoltre al partner tecnologico Gruppo Digito di Torino.
Ciac, verso una comunicazione smart
L’attività del consorzio si sviluppa attraverso 3 business unit – rispettivamente focalizzate su educazione, istruzione e formazione-lavoro – che operano su 5 sedi operative: due a Ivrea e le altre a Valperga, Rivarolo Canavese e Ciriè.
Fino al 2021, in tutte le sedi erano installati centralini IP vecchio modello con oltre 100 telefoni da scrivania; Ivrea ospitava inoltre due Ced. In quell’anno, con il piano di espansione dell’organico intrapreso dall’azienda, il centralino fisico non era più adeguato a supportare i cambiamenti. Ogni nuova numerazione telefonica rendeva necessaria una programmazione “a bordo” dei singoli telefoni e operazioni di manutenzione e cablaggio da effettuare tramite tecnici. Era anche diventato sempre più difficile reperire hardware compatibili con una tecnologia ormai superata.
Ciac aveva già intrapreso un percorso di digitalizzazione con l’obiettivo di snellire le comunicazioni e realizzato un primo investimento per migliorare la connettività tramite maggiore banda. In quella fase si è anche iniziato a pensare alla possibilità di adottare un sistema di telefonia in cloud.
“Siamo partiti da una situazione molto problematica e avevamo in mente di passare a una soluzione possibilmente in cloud, che ci evitasse fastidiose complicazioni tra cui l’aver a che fare con due interlocutori differenti per l’hardware, ovvero il centralino fisico, e i servizi di linea – racconta Giovanni Capasso, project manager, area sistemi informatici di Ciac Consorzio InterAziendale Canavesano -. Il passaggio al Pbx (Private Branch Exchange) in cloud è stato un tassello fondamentale nel nostro percorso costante di digitalizzazione”.
“Digitalizzazione è stata la parola d’ordine fin dall’inizio della collaborazione con Nfon, iniziata poiché noi stessi eravamo interessati alla tecnologia del centralino in cloud – dichiara Laura Rossetti, funzionario commerciale di Gruppo Digito –. Molti clienti ci chiedevano se ci occupassimo anche di questo ambito per cui abbiamo deciso di testare la loro soluzione. La nostra filosofia è infatti proporre ai clienti prodotti sulla cui efficienza possiamo garantire per esperienza personale, ecco perché quando Ciac ci ha esposto la propria esigenza abbiamo con sicurezza proposto Cloudya di Nfon”.
Cloudya, come migliorano le interazioni
La migrazione al nuovo sistema è avvenuta in modo rapido e senza interruzioni di servizio. La scelta adottata da Ciac ha migliorato sia l’esperienza del cliente sia quella dei lavoratori, tra i quali anche i più scettici sono passati ai nuovi strumenti in modo proattivo e con feedback positivi immediati.
A ciò ha contribuito l’aver reso più fluido il progressivo passaggio al remote working. Permettendo a tutti i dipendenti di comunicare ed essere raggiungibili anche in mobilità, Cloudya si è rivelato infatti un efficace strumento di comunicazione a distanza. Prosegue Capasso: “Essere facilmente reperibili e comunicare con l’azienda e con l’esterno ovunque, in sede come fuori, era infatti diventata un’esigenza, non più soddisfabile con un sistema che ci obbligava ad affrontare i costi legati al fornire, gestire e mettere in sicurezza un elevato numero di dispositivi smartphone personali”.
Anche il cliente ha apprezzato la semplicità d’uso e di implementazione della soluzione Nfon. “Se è vero che le funzioni di base di cui avevamo necessità sono presenti anche in altri prodotti, abbiamo immediatamente apprezzato in Cloudya la semplicità di utilizzo da parte degli utenti e la scalabilità dell’attivazione di nuove licenze e di distribuzione all’interno delle sedi – prosegue Capasso –. Tuttora, ogni qualvolta occorra aggiungere una numerazione, non abbiamo bisogno di attivare diritti amministrativi e la persona può, in autonomia e in modo semplice, scegliere di scaricare un’app o accedere da web, da laptop o pc, senza bisogno di intervento tecnico, per utilizzare il proprio interno”.
Ulteriore elemento positivo è stata la garanzia di sicurezza delle comunicazioni, fattore imprescindibile per Ciac che tratta dati sensibili per lo svolgimento del business, così come la scalabilità dei costi abilitata dal cloud. “Siamo in costante crescita – sottolinea Capasso –, abbiamo ad esempio assunto recentemente 12 nuove risorse, ed è stato necessario attivare nuovi interni. Una soluzione come Cloudya ci permette di aggiungere e attivare con estrema facilità e velocità le nuove numerazioni e gestire il lato amministrativo e contabile contestualmente, elemento per noi molto importante”.
Ciac, il telefono diventa servizio
Oggi, Ciac si avvale di sostanziali vantaggi legati all’uso della piattaforma Cloudya. Tra questi: il suo personale, grazie ad una telefonia stabile e smart, può gestire centinaia di chiamate al giorno, assicurando disponibilità e reperibilità costante a tutti gli interlocutori. Si sono ridotti sensibilmente gli episodi di downtime dovuti alle interruzioni di servizio che si verificavano a causa di malfunzionamenti dei sistemi in uso e alle complicazioni legate alla relazione con diversi fornitori. La gestione amministrativa e contabile legata all’attivazione di derivazioni o trasferimento di interni telefonici è semplificata, grazie a un sistema che abilita l’aggiunta di nuove licenze con facilità. Le pratiche di smart working e telelavoro si attivano in autonomia e facilmente grazie alla programmabilità e flessibilità del centralino virtuale. Anche i costi hardware della telefonia si sono ridotti, non dovendo più l’azienda equipaggiare i dipendenti di dispositivi personali.
“Ora è molto più facile lavorare da remoto per i colleghi che si relazionano quotidianamente con aziende, enti, utenti e famiglie – commenta Cristina Ghiringhello, direttore generale di Ciac –. Siamo passati da personal computer fissi sulla scrivania, con centralino e telefono, a computer portatili e a un numero che ti segue. Grazie a questo sistema, lo smart working per noi oggi è davvero smart. Notiamo tra l’altro anche un risvolto psicologico positivo per i nostri collaboratori, che ora apprezzano il valore aggiunto di poter assicurare la reperibilità senza dover più mettere a disposizione il proprio numero di telefono personale”.
Il processo di digitalizzazione di Ciac e la partnership con Nfon non sono conclusi; infatti, il consorzio utilizza ad oggi Cloudya solo nelle componenti base, ma intende integrare nuove funzioni col tempo, di pari passo anche con la progressiva migrazione sul cloud delle macchine server. Inoltre, Cloudya viene utilizzato prettamente come strumento di fonia in cloud, ma alcuni utenti utilizzano anche le sue funzioni correlate, come Cloudya Meet & Share per le video chiamate in mobilità e l’azienda sta valutando in futuro di integrare il Crm.
“È proprio il cambio di paradigma nel considerare il telefono non più come device ma come servizio che ci ha consentito di scegliere il centralino in cloud – spiega Ghiringhello –. Se prima il fulcro della comunicazione era l’oggetto, oggi il telefono è diventato un servizio, grazie al quale possiamo comunicare e connetterci in modo diverso, migliorare il modo di lavorare e quindi la nostra stessa offerta di servizi al nostro target“.
“Portare valore con la nostra tecnologia in una realtà così radicata e importante per il territorio ci rende fieri – commenta Paolo Fortuna, managing director Italia di Nfon –. Ciac, che da oltre 50 anni supporta e favorisce la diffusione dell’istruzione e delle competenze specialistiche rivolgendosi a un target trasversale, rappresenta un esempio perfetto di azienda che fa della telefonia e della comunicazione con gli interlocutori un aspetto fondamentale dell’attività quotidiana, che oggi il cliente riconosce essere più smart grazie alla tecnologia”.
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