Le aziende puntano ad indirizzare gli investimenti IT su voci di spesa che consentano loro di diventare più resilienti, affrontare in modo agile i cambiamenti economici in atto, rimodellare l’azione a seconda degli andamenti dei mercati. Temi questi che richiedono di “modernizzare” processi, infrastrutture e software in tutti i verticali aziendali.
In particolare, serve indirizzare il tema della complessità. Individuare dove e soprattutto “come” crescere richiede di ripensare la gestione dei reparti finance, il procurement, la supply chain e la gestione dei progetti. Richiede di adeguare la gestione del rischio e di coordinare tutti i processi. In parole più semplici, è necessario adottare una soluzione ERP (Enterprise Resource Planning) che sia in grado di mettere a fattor comune tutto il patrimonio di informazioni e i processi di gestione delle risorse di cui dispongono le aziende.
Secondo Gartner, la spesa per le soluzioni ERP, oggi intorno ai 50 miliardi di dollari, continuerà a crescere anche nei prossimi anni ed è quasi in modo uniforme ripartita tra l’adozione di soluzioni on-premise e soluzioni in cloud, con le seconde in rapida crescita. Per il 2024, gli analisti prevedono inoltre l’adozione in oltre il 60% delle aziende “product-centric” di soluzioni ERP basate su cloud platform.
ERP, modelli di utilizzo
Entriamo nei dettagli. Nel caso della scelta di un ERP on-premise, i sistemi sono implementati e gestiti nella sede aziendale, ospitati sui server aziendali. Si preferisce questa modalità per assicurarsi controllo e gestione ottimali del sistema ERP, ma ci si carica anche della responsabilità di manutenzione, riparazione e formazione interne all’azienda stessa. Nel caso invece della scelta di sistemi ERP in modalità ibrida è possibile affidarsi a un provider per migrare i carichi on-premise, a seconda delle esigenze, e usufruire della flessibilità necessaria per trovare una soluzione che coniughi il meglio del modello on-premise e del modello cloud. Quest’ultima modalità di “consumo” della proposta ERP di fatto si risolve proprio nella possibilità di utilizzare l’ERP scelto su server gestiti fuori sede e accessibili tramite Internet in modalità SaaS. Si dispone di tutti i vantaggi dell’ERP, senza responsabilità per quanto riguarda manutenzione, aggiornamenti etc. Tuttavia, in questi casi servirà personalizzare il sistema – compiere operazioni di “tuning” necessariamente in collaborazione con il service provider per modellare la proposta e personalizzarla, ove possibile, in relazione alle specifiche esigenze aziendali. E non sempre in questi casi i margini di manovra sono particolarmente ampi.
Alla base delle soluzioni ERP in grado di migliorare l’efficienza complessiva delle aziende c’è sempre un database centralizzato dei processi aziendali, con gli amministratori che, grazie all’utilizzo di dashboard e report, anche basati su query formulabili in tempo reale, possono misurare produttività, delineare scenari di azione alternativi e così consentire al management di compiere le scelte in grado di incrementare la redditività complessiva o l’efficienza di singole funzioni. Proprio questa specifica caratterizzante dovrebbe subito aiutarci a sgombrare il campo dal primo degli equivoci.
Non è vero che l’ERP è una proposta adeguata solo a realtà di grandi dimensioni, all’enterprise, o che necessariamente la dimensione rappresenti il criterio di scelta della soluzione. Questa idea si è sedimentata nel tempo ma è errata, perché se la funzione dell’ERP è proprio quella di consentire alle aziende di crescere, sarà piuttosto la sua capacità di rispondere in modo efficiente ai bisogni aziendali attuali e futuri, indipendentemente dalla dimensione, il criterio di scelta. Sarà magari più interessante riflettere sul modello di implementazione scelto (on-premise vs. cloud) e su come prepararsi ad un’efficace modernizzazione dell’ERP.
Le potenzialità di un sistema ERP
L’ERP non è un’applicazione monolitica, quanto piuttosto un insieme di applicazioni, sistemi e processi a loro volta supportati da software specializzati.
Così, solo per fare un esempio, non si dovrà pensare all’ERP solo per indirizzare le scelte e l’analisi del verticale finance, perché, oltre a fare riferimento alle funzioni legate a contabilità, ricavi, gestione delle spese, fatturazione, debiti/crediti e bilanci, l’ERP raggruppa funzionalità molto più estese proprio relative a diversi processi, di cui il “finance” rappresenta solo un sottoinsieme.
Tanto più un’azienda deciderà di affidarsi per tutti i suoi verticali ai diversi “moduli” del sistema ERP scelto, tanto più è probabile potrà riunire, sotto un unico dominio, un numero maggiore di processi, maturando vantaggi trasversali più estesi.
Ci riferiamo quindi anche ai moduli per gestire ed automatizzare gli acquisti aziendali che siano prodotti finiti da distribuire o materie prime per produrre. Parliamo inoltre dei moduli di procurement, che aiutano a ridurre al minimo il rischio di acquistare volumi di merci eccessive o insufficienti, così come di quelli per la produzione che consentono di monitorare e creare report per questa fase coordinando persone e processi coinvolti.
Un ERP completo comprende poi a monte la possibilità di controllare la gestione del magazzino (ricezione, stoccaggio, prelievo, imballaggio, spedizione e monitoraggio delle merci) e a valle quella degli inventari per prevedere la domanda e ottimizzare le scorte a disposizione. Con un sistema ERP è poi possibile gestire gli ordini, definire le priorità, monitorare tutte le fasi del rapporto amministrativo con i clienti comprensive di tempi e logistiche di consegna, eventuali ritardi, pagamenti, etc. Ultimo, ma non per questo meno importante, l’ERP può comprendere moduli Psa (Professional Services Automation) per monitorare e creare report sugli investimenti in risorse e tempo, migliorando la collaborazione tra i team di progetto.
Come scegliere
Considerato il potenziale intrinseco di un sistema ERP che per diversi aspetti rappresenta il cuore dei processi aziendali, la possibilità di sfruttarne il potenziale dipenderà, oltre che dalla sua flessibilità, dal poter essere utilizzato secondo i differenti modelli esposti anche dalla sua effettiva capacità di dialogare in modo coeso con componenti e software diversi e, nei diversi moduli, di offrire comunque interfacce coerenti per ridurre gli ostacoli in fase di formazione e di utilizzo a seconda del comparto aziendale.
Su due aspetti poi bisognerà concentrare l’attenzione in fase di scelta. Il primo riguarda la capacità del sistema di monitorare ed elaborare i dati in tempo reale, in modo che gli amministratori possano rimanere al passo con il mondo reale; ed il secondo la capacità della soluzione di consentire di automatizzare attività manuali e ripetitive che non aggiungono valore alcuno né per il dipendente, né per l’azienda.
I vantaggi dei sistemi ERP evoluti
Le aziende dovrebbero quindi valutare con attenzione l’adozione di una soluzione ERP quando si rendono conto che le loro attività di ogni giorno ed i processi rubano tempo prezioso per essere governate in modo efficiente, ma anche semplicemente perché, a fronte dei normali problemi di gestione, si rendono conto di non disporre in modo agile delle informazioni necessarie per risolverli, oppure sono state perse (per lo stesso motivo) importanti occasioni di business, o ancora non si è riusciti a fornire risposta alle aspettative dei clienti, mentre sfruttando report, dashboard e gli strumenti di analisi dei dati sarebbe stato anche relativamente semplice farlo.
La visibilità sui processi per capire dove sono le inefficienze e come rimediarle è probabilmente il vantaggio più importante offerto dalle soluzioni ERP, insieme – ove possibile – alla possibilità di automatizzare i “passaggi” nelle diverse fasi di processo, così da evitare quanto più possibile l’errore umano. La centralizzazione “governata”, con il controllo dei processi, offre inoltre un fronte unico, più compatto da gestire per quanto riguarda le problematiche relative alla sicurezza. Questo anche perché i protocolli di sicurezza omogenei aggiungono un ulteriore livello di sicurezza dei dati in tutti i processi aziendali.
Gli strumenti di reporting, la possibilità di “riutilizzare” i dati, ma anche il raggiungimento di un’ideale “uniformità” nelle diverse documentazioni da produrre, anche per ottemperare alle normative (si pensi anche solo ai bilanci), sono altri aspetti vantaggiosi da tenere evidentemente in considerazione.
Infatti, le soluzioni di analisi ERP “incorporate” aiutano a ricavare dati anche da informazioni non elaborate, e le aziende possono prendere decisioni informate ed individuare anzitempo trend importanti. Mentre per quanto riguarda la produzione documentale non bisogna dimenticare che le soluzioni ERP basate su cloud e ibride sono progettate per rimanere aggiornate sugli standard normativi, e gli audit trail ERP consentono di documentare conformità e identificare possibili aree problematiche.
ERP, un passo avanti per…
La centralità per la gestione dei processi di un sistema ERP ben strutturato riverbera effetti positivi non solo nella gestione dei rapporti con fornitori e clienti, ma anche per quanto riguarda la collaborazione tra i dipendenti che riescono a fare riferimento ad un’unica “centralina” e dispongono sempre dei dati e delle informazioni allineati. Vale lo stesso per quanto riguarda l’attenzione e la precisione nella gestione dei rapporti con fornitori e clienti.
Non ci si nasconde dietro a un dito, alle aziende resta comunque da affrontare almeno due temi: il primo riguarda la capacità di identificare problemi complessi all’interno dei cosiddetti “processi interrotti e delle inefficienze di codice personalizzato”, gli unici su cui un sistema ERP, da solo, può fare poco e per questo richiede di essere modernizzato. Il secondo tema riguarda l’investimento iniziale in termini di costi e di tempi per l’adozione, l’implementazione e la “maturazione” delle piattaforme. L’approccio sbagliato in questo senso porta a far lievitare tempi e denaro profusi ed innalza il livello delle competenze richieste per l’implementazione e l’adozione. Per non parlare della perdita in termini di produttività dovuta alla formazione dei dipendenti affinché apprendano come utilizzare correttamente la soluzione ERP.
L’approccio di ServiceNow
I sistemi ERP come sono stati concepiti in questi anni, spesso hanno richiesto tanto lavoro anche a livello di “codice” per assicurare la migliore integrazione e seguire le esigenze in evoluzione delle aziende, rivelando non poche rigidità proprio in relazione ai processi di migrazione, gestione e controllo, e agli update per sfruttare le nuove funzionalità richieste.
È necessario quindi concentrarsi sulla riduzione dei costi e dei rischi per gli aggiornamenti delle componenti del sistema, spostando le personalizzazioni su una piattaforma digitale in cloud, recita McKinsey nel suo articolo The ERP Platform Play: Cheaper, Faster, Better (febbraio 2023).
ServiceNow Clean Core ERP con App Engine sfrutta il potenziale del machine learning per consentire un veloce adattamento alle esigenze aziendali e favorire così anche l’automazione dei processi. Questo permette di migliorare rapidamente l’esperienza dei dipendenti e ridurre i tempi necessari per portare a termine le principali funzioni di back-office. Affiancare quindi ServiceNow App Engine all’ERP consente di velocizzarne gli aggiornamenti di release, “scansionando” i moduli ERP principali per individuare e dare priorità alle personalizzazioni problematiche e risolverne le criticità.
Clean Core ERP Customization Mining
In pratica, l’approccio vantaggioso di ServiceNow nella gestione dei processi è innestato anche nel tema della modernizzazione degli ambienti ERP, basandosi sui vantaggi del low-code. Così da semplificare e personalizzare le interazioni degli utenti con l’ERP, attraverso interfacce user friendly, ma anche portare una visibilità ulteriormente migliorata ed i vantaggi legati all’automazione nelle diverse fasi, come per esempio la centralizzazione delle approvazioni complesse dei documenti ERP. Creando agilmente un livello di astrazione, con ServiceNow, è possibile offrire un’esperienza più intuitiva agli utenti ERP occasionali e centralizzare più attività in un’unica esperienza multi-processo.
Così è possibile, per esempio introdurre nuove funzionalità in ore, anziché giorni, senza bisogno di spostare i dati o dover spendere competenze specifiche e giorni di lavoro nella codifica delle integrazioni, grazie alla componente di Automation Engine che incorpora connettori e metodi preconfigurati per dialogare con oltre 180 sistemi di mercato, senza utilizzare codice o occuparsi della compatibilità per le nuove release di tali end-point (ci pensa ServiceNow).
In particolare poi negli scenari ERP basati sulla proposta SAP (attualmente la prima suite ERP compatibile con la soluzione Clean Core ERP di ServiceNow), la soluzione permette di sfruttare appieno i dati ERP senza sviluppare integrazioni punto a punto. I dati ERP sono così disponibili per essere usati nella piattaforma ServiceNow, creando automaticamente le tabelle remote per interrogare e utilizzare i dati in tempo reale. In questo modo, campi standard e custom possono essere mappati con nomi leggibili dall’uomo che gli sviluppatori non-ERP possono comprendere.
La soluzione Clean Core ERP for App Engine di ServiceNow consente quindi di automatizzare la valutazione delle personalizzazioni che ha più senso migrare sulla piattaforma ServiceNow rispetto ad un indicatore sintetico di beneficio complessivo, riducendo in questo modo le customizzazioni dei vari moduli ERP. Allo stesso tempo è possibile utilizzare entità master data e transazionali – quali Fornitori, Clienti, Materiali, Stock, Ordini, Fatture, etc. – senza integrazioni puntuali o migrazioni di dati, ma consumandoli in real-time nelle soluzioni e automazioni delle app low-code di ServiceNow. In questo modo si ottiene un ecosistema complessivo più moderno ed efficiente, ma soprattutto scalabile rispetto alle mutevoli esigenze future. Caratteristiche che, anche e soprattutto nei casi di migrazione dell’ERP verso la nuova versione di SAP S/4HANA, permettono di beneficiare di un sistema ERP più efficiente e standard. Tutto ciò non solo a regime, ma già prima e durante i mesi del programma di trasformazione dall’ECC all’S/4HANA, preservando quanto più possibile il core per le release future. Ne parliamo in un contributo dedicato con gli esperti di ServiceNow.
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