Ogni piano di digitalizzazione documentale mira a generare processi più agili, flessibili e sostenibili. L’ingegnerizzazione dei flussi documentali, la normalizzazione delle informazioni e loro condivisione, nonché conservazione garantiscono efficienza, risparmio economico, re-investimento delle risorse economiche e umane su attività “core”. Protagoniste dei processi sono, infatti, le persone, orientate a nuove modalità di lavoro agile che da un punto di vista individuale permette un giusto “balance” fra work-life; mentre da un punto di vista aziendale assicura continuità di business e un efficientamento elevato. Tutte strategie che all’insegna della dematerializzazione e gestione dei documenti e delle informazioni devono garantire, al contempo, sicurezza e privacy, nel rispetto delle normative vigenti.
Digital workspace, nuove strategie cloud
Su queste premesse, la gestione documentale è stata protagonista di un cambio di paradigma innescato in primo luogo dal cloud computing. La capacità di acquisire e archiviare enormi quantità di dati, grazie all’elasticità dello storage offerto dal cloud, ha infatti aperto le porte alla raccolta di dati diversificati e disomogenei, acquisiti con tempi e modalità differenti. In particolare, la stampa e la scansione basate sul cloud hanno favorito una gestione efficace delle informazioni nella nuova era del lavoro, dove il ricorso allo smart working ha spinto le aziende ad attivare quella resilienza necessaria a superare un momento di grande difficoltà. Oggi questo non è più necessario perché grazie al cloud, e in particolare ai servizi SaaS, all’automazione e all’intelligenza artificiale, gli strumenti adottati in emergenza sono cresciuti con l’integrazione di nuove funzionalità, così come stanno evolvendo le tecnologie che supportano il lavoro ibrido affinché possa adattarsi sempre meglio alle specificità dei settori.
Allineare i processi alle nuove modalità di lavoro richiede in ogni caso tempo di assimilazione per fornire i risultati attesi e, in quest’ottica, servono nuove strategie di business. I CIO, con l’obiettivo di creare continuità tra l’ambiente di lavoro fisico e quello digitale, hanno il compito di definire le roadmap che partano dall’analisi sia dal punto di vita operativo sia tecnologico dello stato del workflow aziendale e degli strumenti in uso. “La possibilità di accedere alle informazioni ovunque, in qualunque momento, da qualsiasi device e a richiesta, è la grande differenza della nostra epoca. È quello che ha trasformato radicalmente le modalità di lavoro oggi, ed è quello che può permettere, se si sfrutta in maniera adeguata, di fare la differenza sui mercati”, sostiene a questo proposito Antonio Dini, docente presso Almed dell’Università Cattolica.
Kyocera, portfolio per la collaboration
Adottare soluzioni di gestione documentale in cloud aiuta l’interoperabilità fra i dipartimenti e la collaboration. In quest’ottica, le aziende sono spinte ad investire su piattaforme di Document Management System (DMS) in cloud per automatizzare i processi, incrementare efficienza e accuratezza e favorire la collaborazione tra i propri dipendenti. I vantaggi di questo modello sono evidenti e investono tutti gli ambiti dell’operatività di un’azienda, come evidenziato nella tabella.
Si è visto come l’adozione di un sistema di gestione documentale possa generare vantaggi concreti e significativi nei processi di business, efficientando la condivisione delle informazioni all’interno dell’azienda. Per implementare queste strategie e trarne il massimo beneficio, le organizzazioni necessitano però di validi sostegni.
Kyocera Document Solutions, si propone quale partner ideale per gestire ogni fase dei processi di dematerializzazione, con un’offerta dedicata. Sono due in particolare le soluzioni al servizio delle imprese.
La prima, Kyocera Cloud Print and Scan (KCPS), contribuisce a promuovere un ambiente di lavoro ibrido dando, da un lato, la possibilità di stampare ed effettuare scansioni da più sedi, dall’altro di tenere sotto controllo i costi e la sicurezza attraverso l’autenticazione degli utenti tramite badge, pin o login, la stampa trattenuta sicura, la stampa follow-me, la gestione dei limiti e delle quote di stampa, e la generazione di report e statistiche sulle attività di stampa e scansione.
La seconda, Kyocera Cloud Information Manager (KCIM), è una soluzione di Content Services che aiuta le aziende a ingegnerizzare i flussi documentali, uniformando l’archiviazione e la conservazione dei documenti. KCIM consente infatti di trasformare i documenti fisici in dati digitali accessibili e condivisibili, archiviati online in modo sicuro e senza richiedere un’installazione on-premises.
La soluzione si indirizza ai professionisti del lavoro in movimento e in particolare agli operatori del settore immobiliare, consulenti del lavoro, notai e compagnie di assicurazione che gestiscono quotidianamente informazioni sensibili. Contesti nei quali la maggior parte dei contratti viene firmata ancora su carta, scannerizzata e convertita in informazioni digitali. A questo target di utenti, KCIM rende possibile analizzare e archiviare fino a 50 diversi tipi di documenti, individuando facilmente parole chiave nelle foto o negli elementi scansionati come i contratti.
Conformità e sicurezza di documenti e dati
Tra gli aspetti da considerare nell’implementazione di una strategia di gestione documentale, la conformità alle normative e la protezione dei dati sono in primo piano. Soprattutto in un contesto come quello italiano, caratterizzato da una legislazione rigorosa in materia di conservazione sostitutiva a norma e di firma digitale con valore legale, i vantaggi derivanti dalla possibilità di accesso ai documenti e di firma dei contratti da remoto sono evidenti in termini di riduzione dei costi di trasferta e di tempo di gestione di ogni documento, nonché di miglioramento del servizio.
Soluzioni Kyocera come KCIM permettono in questi casi di raggiungere le parti firmatarie di un documento in modo semplice e rapido e gestiscono l’archiviazione digitale di ogni documento, curandone l’intero percorso di Firma Elettronica Qualificata e rendendolo valido ai fini legali, integrandosi al servizio di Conservazione Sostitutiva, in linea con i termini presenti nella convenzione.
Le Application Programming Interface, oltre a semplificare l’integrazione con business application classiche come gli ERP e i CRM, aggiungono un tassello essenziale all’interno di una soluzione documentale, ovvero la firma elettronica. Kyocera Document Solutions, a tale scopo, ha stretto da tempo una collaborazione con un provider internazionale, DocuSign, e in Italia si avvale di partnership con società che posseggono certificazioni specifiche, tra cui la certificazione per il formato CAdES, lo standard riconosciuto anche dalla pubblica amministrazione.
Infine, ma tutt’altro che marginale, un focus sulla sicurezza. Proteggere e preservare l’integrità e l’inviolabilità di tutte le informazioni è infatti una priorità assoluta e una sfida per tutte le imprese, di qualsiasi settore e dimensione. Aprirsi al digitale significa infatti aprirsi a nuove minacce informatiche, che aumentano con la crescita del volume dei dati aziendali e dei device utilizzati.
Fondamentale allora è analizzare lo stato della sicurezza aziendale tenendo conto sia dei cambiamenti a cui sono sottoposti i sistemi informatici, sia di possibili vincoli normativi esterni. Proteggere il patrimonio informativo aziendale dalle minacce è possibile attraverso la strutturazione di moderne funzioni di sicurezza, che facilitano il lavoro da qualsiasi luogo attraverso un accesso controllato e sicuro alle informazioni. Come quelle studiate da Kyocera Document Solutions, dove i documenti acquisiti da KCIM vengono elaborati con tecnologia OCR per mantenere i dati fruibili e al sicuro con diversi livelli di protezione. Solo gli utenti autorizzati possono visualizzare i file, tutte le interazioni sono registrate e gli amministratori possono disporre dei dati per monitorare e verificare i flussi documentali, a tutto vantaggio della sicurezza e di un controllo efficace dei costi aziendali.
L’archiviazione efficiente delle informazioni si aggiunge come elemento determinante per garantire la protezione dei dati aziendali. Affidarsi a una soluzione di gestione dei contenuti come l’Enterprise Content Management (ECM) fornisce una valida risposta ai problemi di sicurezza poiché permette di controllare gli accessi alla documentazione. Grazie a funzioni di stampa protetta da policy di accesso controllate dall’amministratore di sistema, le attività vengono monitorate e i documenti sono preservati dal rischio di divulgazione di dati sensibili e di possibili sanzioni correlate.
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