Nel panorama aziendale attuale, il tema della riduzione dei costi dell’IT non è mai stato così cruciale. L’adozione di soluzioni digitali e tecnologiche è in continua crescita, e le aziende si trovano di fronte a sfide precise: bilanciare l’investimento in nuove tecnologie con la necessità di contenere i costi operativi e raggiungere una corretta gestione delle risorse tecnologiche. A questo si affianca l’ottimizzazione degli investimenti IT, per liberare budget da destinare all’innovazione, promuovendo la crescita e la competitività sul mercato. Guardiamo i dati.
La sfida della gestione dei costi IT
Secondo una recente analisi di Gartner (fonte: Forecasts Worldwide IT Spending, Gartner, 2024) le aziende hanno speso oltre 4,8 mila miliardi di dollari in IT nel 2023, con una crescita anno su anno di quasi il 4% e la previsione per il 2024 è di una crescita del 7,5%. La spesa per il software è cresciuta a doppia cifra, ancora più che nell’anno precedente. Tuttavia, gran parte di questi investimenti rischia di non essere sfruttata al meglio, a causa di inefficienze legate a una gestione inadeguata delle risorse. In molte organizzazioni, la mancanza di visibilità e la ‘disconnessione’ tra i vari dipartimenti che gestiscono asset tecnologici diversi, ma lavorano a silos, comporta un ulteriore aumento dei costi e delle inefficienze.
In particolare, le aziende si trovano a fare i conti con costi elevati legati a infrastrutture IT non ottimizzate, licenze software inutilizzate o scadute e risorse cloud sovradimensionate o mal gestite.
Sempre Gartner riporta anche che il 30% del budget IT viene sprecato a causa di inefficienze interne, mentre sarebbe opportuno che tutti i principali stakeholder che lavorano in azienda con visibilità sui dati potessero inquadrare costantemente le reali esigenze IT aziendali a breve, medio e lungo termine per garantire l’adozione delle migliori tecnologie in grado di soddisfarle, mentre oggi le organizzazioni che non dispongono di piani per monitorare e tracciare i costi del cloud spendono in eccesso, in media, il 40% (fonte: Reduce Cost and Risks With Comprehensive IT Asset Life Cycle Controls, Gartner).
Questione di visibilità
Una delle cause principali di queste inefficienze risiede nella mancanza di visibilità sull’insieme degli asset aziendali. Molte organizzazioni non dispongono di strumenti adeguati per monitorare in modo centralizzato tutte le risorse IT. Questo porta a decisioni basate su dati frammentari e incompleti, con conseguente scarsa valorizzazione di risorse e l’incapacità di pianificare in modo proattivo gli investimenti futuri. Non è un caso se il fenomeno, noto come shadow IT – comprende tutte le risorse tecnologiche che vengono acquisite e utilizzate al di fuori dei processi di approvvigionamento ufficiali –, arriva a rappresentare fino al 40% dei costi IT in molte imprese.
Ed è proprio l’assenza di una visione centralizzata e coordinata dei costi e delle risorse IT a generare sprechi. Spesso le organizzazioni si trovano ad affrontare situazioni di duplicazione delle licenze software, utilizzo inefficiente delle risorse cloud o persino il mantenimento di hardware obsoleto e inutilizzato. Se poi pensiamo che la tecnologia ha ormai superato i confini aziendali con il mondo OT/ IoT, la complessità e i costi associati si espandono a migliaia di devices da gestire. Di fronte a queste sfide, è fondamentale adottare un approccio olistico e proattivo alla gestione degli asset e le aziende possono implementare un processo sistematico per ottimizzare i loro investimenti tecnologici e ridurre i costi in tre passaggi fondamentali: conoscere e ottimizzare ciò che si possiede, centralizzare la governance degli asset e automatizzare il ciclo di vita delle tecnologie.
Utilizzo delle risorse IT, l’importanza della governance
Il primo passo per ridurre i costi è quindi guadagnare una piena “comprensione” delle risorse tecnologiche a disposizione. Significa mappare e monitorare tutte le risorse IT ottenere la visibilità richiesta così da non sprecare risorse che non si utilizzano o si sottoutilizzano. L’adozione di strumenti di IT Asset Management consente di ottenere una visione centralizzata e aggiornata di tutte le risorse tecnologiche, permettendo di identificare inefficienze e sprechi.
L’attuazione di questa strategia passa anche dalla gestione centralizzata delle licenze software, dal decommissioning delle applicazioni legacy e dal recupero di licenze non utilizzate, alla riduzione dei costi associati al provisioning sovradimensionato. Ma un’analisi completa delle risorse IT consente anche di prevenire spese non preventivate legate ad audit di conformità e obblighi normativi, garantendo una gestione proattiva delle licenze software e un controllo rigoroso.
Non è tema di secondaria importanza. La mancanza di una governance centralizzata rappresenta uno dei maggiori fattori di rischio per le aziende, soprattutto in un contesto normativo sempre complesso, come quello attuale. Le aziende che non dispongono di un processo di governance formale rischiano di incorrere in multe e sanzioni legate a violazioni normative. Una governance efficace implica la gestione centralizzata di tutti gli asset, con un database di configurazione aggiornato in tempo reale che permetta di tracciare ogni risorsa dall’acquisto fino alla dismissione. Questo tipo di visibilità riduce il rischio di smarrimenti, furti o “risorse fantasma” che potrebbero sfuggire al controllo aziendale. Inoltre, un approccio centralizzato permette di pianificare meglio i cicli di rinnovo tecnologico, evitando costi aggiuntivi legati a supporti estesi o a manutenzioni non pianificate.
Automatizzare il ciclo di vita delle tecnologie, migliorare l’efficienza
Automatizzare la gestione degli asset IT è allora un passo fondamentale. Le soluzioni moderne di IT Asset Management in grado di sfruttare il potenziale dei digital enabler più innovativi (come anche l’AI), infatti, permettono di automatizzare ogni aspetto della gestione degli asset, riducendo il tempo e le risorse umane necessarie per soddisfare le richieste tecnologiche. Non solo, l’automazione del ciclo di vita degli asset IT consente di allineare il portafoglio applicativo alle esigenze aziendali, gestire meglio i cicli di aggiornamento e razionalizzare le applicazioni legacy, riducendo così il “debito tecnologico”. Inoltre, l’automazione facilita la risposta rapida alle vulnerabilità e la rimozione tempestiva di installazioni software non autorizzate, prevenendo potenziali problemi di sicurezza.
Grazie all’automazione applicata a questi specifici obiettivi è possibile ottimizzare i costi IT anche attraverso la visione completa sulle spese allocate per le risorse tecnologiche. Ed una visione unificata dei costi IT permette alle aziende di comprendere se la spesa per ogni risorsa è giustificata dagli effettivi benefici, eliminando eventualmente gli sprechi e riassegnando rapidamente il budget verso progetti innovativi. L’adozione di una dashboard unificata consente di monitorare non solo le risorse cloud e software, ma anche di identificare tutti i fenomeni di shadow IT.
C’è da fare un passo in più, che queste proposte facilitano. Una volta che l’IT ottiene una visione unificata dei costi, identifica le spese per sistemi inutilizzati o legacy e valuta la postura dell’azienda può estendere queste informazioni a tutta l’azienda. In questo modo è possibile responsabilizzare i colleghi affinché si impegnino anche nell’efficienza dei costi IT, mostrando l’utilizzo dell’IT tramite dashboard intuitive. Le informazioni possono e dovrebbero infine essere estese ai board. Questo flusso libero di dati, che attraversa i confini tradizionali dei reparti e i silos, ed è condiviso con il management, garantisce che tutte le persone stiano lavorando insieme per adottare un approccio olistico all’ottimizzazione dei costi.
La proposta di ServiceNow per l’IT Asset Management (ITAM) copre tutte le esigenze espresse, a partire da una visione completa e in tempo reale di tutte le risorse aziendali, comprese quelle cloud, software e hardware. Sono automatizzati i processi di gestione, è monitorato il ciclo di vita completo degli asset – dalla fase di acquisizione fino alla dismissione – vengono prevenuti gli sprechi garantendo una gestione ottimale delle risorse.
E’ inoltre possibile estendere questo approccio a qualsiasi asset aziendale, oltre gli asset IT ad iniziare dal mondo OT, ma anche includendo immobili, uffici, macchinari, etc. con l’estensione Enterprise Asset Management (EAM) che permette di allargare lo scopo e incrementare esponenzialmente la riduzione dei costi, sempre utilizzando gli stessi strumenti di governance. Semplicemente coinvolgendo altri dipartimenti oltre l’IT e contribuendo all’efficienza dell’intera azienda grazie all’automazione e la GenAI built-in nella piattaforma ServiceNow.
Ne parliamo in un contributo dedicato con gli esperti di ServiceNow.
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