In continuità con gli annunci americani ma con una maggiore focalizzazione sulla consulenza, apre Appian Europe a Londra che raccoglie a Greenwich soprattutto clienti europei che negli anni hanno adottato la piattaforma di orchestrazione di Appian.
In questi mesi l’accento è stato posto sulle novità tecnologiche ma, soprattutto, su una nuova strategia di go to market che vede Appian portare avanti progettualità insieme con i clienti, che coinvolgono partner diversi dell’ecosistema in un approccio consulenziale. “Perché oggi fare i progetti è complesso, anche in Europa – esordisce Americo Mazzotta, vice president Emea Sales da novembre, che apre la convention – ma Appian dimostra tenacia nel volere orchestrare i processi all’interno delle aziende”, definendosi più che una software company una process company. Un approccio non facile, dal momento che ogni azienda è un insieme di processi non sempre lineari, e migliorarli significa avere le competenze per analizzarli prima, decidere come gestirli poi e orchestrarli in base a una valutazione attenta dei costi
“Sono i processi che fanno le organizzazioni più efficienti – incalza il ceo Matt Calkins davanti a 800 partecipanti, portando ad esempio il lavoro svolto con il Comune di Milano che ha rinnovato con Appian 24 processi e con Pwc che ha aumentato l’efficienza del 30% in un’azienda assicurativa spagnola -. In Appian abbiamo oltre all’esperienza il giusto commitment attorno ai processi. Tutti i nostri clienti hanno la mia email e ognuno di noi ha un forte legame con i clienti, perché ogni processo tecnologico ha per definizione delle complicanze da risolvere. Siamo presenti in 5 banche UK, in 7 delle 10 top assicurazioni europee e in 9 delle 10 aziende farmaceutiche a livello globale”.
Complessivamente, la piattaforma Appian, con le ultima feature Autoscale, consente ai clienti di scalare in modo facile i processi nuovi o già esistenti e monitorare le prestazioni con strumenti che forniscono analisi approfondite su milioni di istanze di processo.
Fino a gestire 6 milioni di processi all’ora (“10x rispetto al passato”) in conformità con le normative europee, un tema non secondario per Calkins che conferma nella roadmap la crescita nel Vecchio Continente (oggi responsabile del 40% del business mondiale).
“La conformità all’AI Act, una normativa molto data privacy centrica, è per noi cruciale – spiega -. Il fatto di seguire la regolamentazione europea ci permette di posizionarci in modo chiaro nel mondo dell’AI, garantendo trasparenza, data governance, privacy, sotto il controllo attento delle persone. L’AI Act ci induce ad un approccio responsabile: crediamo che il modo migliore di essere compliance è aumentare qualità e trasparenza della nostra AI, mettendo l’AI nei processi. Sempre con la convinzione che l’AI non sia una tecnologia stand alone, perché chiede ai partner di collaborare e di prendersi cura della data governance, in contesti protetti”. La strategia di Appian rimane quella di lavorare nell’ambito della Private AI su dati mantenuti in contesti privati, in modo da allenare l’AI in modo mirato anche su porzioni di dati più ridotte.
E’ il tempo degli Agenti AI
In questa progettualità Process HQ (presentato a Washington e che rappresenta l’evoluzione del process mining di Appian) permette di risparmiare tempo e soldi in tre passaggi: inizialmente analizza i dati e i processi, poi li misura e infine li ottimizza. Ma, rispetto alla scorsa primavera, il topic della edizione londinese è coerente con l’ultima ondata di annunci che accomuna tutti i principali vendor di software: gli Agenti AI. “Dobbiamo essere certi di usare gli Agenti AI in modo corretto e il fatto che i nostri Agenti AI poggiano sul nostro data fabric e si avvalgono di una dashboard molto potente per analizzare i processi ci differenzia dai competitor – continua Calkins –. Gli Agenti AI hanno come vantaggio di partenza la grande disponibilità di dati, la capacità di analizzare i processi, e sono costruiti partendo dai feedback raccolti dai clienti e partner”. Il futuro dell’automazione è autonomous, e gli Agent AI sono questo: la piattaforma di orchestrazione sta nel mezzo.
Spiega Calkins che la forza degli Agenti AI di Appian si ricava dalla presenza diffusa di Appian nel mondo della pubblica amministrazione, con progetti realizzati in 20 paesi europei in 300 organizzazioni governative, che hanno permesso di affinare gli Agenti stessi. Tra i progetti più importanti Cambridge University Press & Assestment in UK, Comune di Milano in Italia, Ministère des Armées in Francia, Research Data Scotland e Social Work England nel Regno Unito.
Il caso di Jaguar
La trasformazione di Jaguar è parte di un progetto ampio che mira a rendere più desiderabile il brand riferimento nel mondo dell’automotive di lusso, arrivando a re-immaginare logo, architetture (elettrificazione, semplicità, flessibilità), collaborazioni (sinergie con Tata e altri partner) e l’approccio alla sostenibilità. Per attrarre nuovi clienti ma anche riconquistare i vecchi creando prodotti e servizi, legati a una nuova progettualità. “Il progetto, nella fase refocus 2.0, ha una forte missione finanziaria – spiega Ming Lee, director of finance transformation Jaguar Land Rover -. Un approccio che implica il ridisegno di processi complessi che riguardano il Cfo, ma in una visione condivisa che analizza le capacità dei team”. Il progetto finanziario che governa questa transizione si avvale di strumenti di enterprise performance management, financial business partnering, compliance & risk management. Processi che devono concorrere per definire la nuova strategia, dare vita a un piano di business integrato che possa avere analytics in real time per influenzare le decisori e le performance del business.
“Per questo con Appian abbiamo razionalizzato il processo della gestione dei costi e realizzato il nuovo sistema Neo (Negotiated Enterprise Organization) che gestisce i workflow in real time migliorando i report finanziari, l’esperienza utente fino all’uploading automatico di master data nei sistemi Sap Ecc 6 e Wips. I risultati conseguiti dal passaggio da sistemi frammentati anche manuali a un unico sistema, che automatizza, integra e rende disponibili nuovi flussi di lavoro per la gestione di tutti i processi, ha incrementato anche la fiducia nella qualità dei dati e nei processi. L’orchestrazione dei processi e delle persone ha portato anche a efficientare costi per proteggere la nostra crescita”.
Il progetto iniziato nel giugno del 2022 mira ad orchestrare i workflow del lifecycle management per allineare la produzione alla parte finanziaria entro novembre 2025. In futuro toccherà anche i processi di fatturazione, la gestione dei costi di ingegnerizzazione, la migrazione verso Sap S4/Hana.
Il progetto Comune di Milano
E’ Luca Curioni, direttore direzione specialistica Citizen Experience di Comune di Milano, a illustrare la complessa macchina che eroga servizi a 1,4 milioni di residenti e a circa 3 milioni di city user, con un portfolio molto ampio ed eterogeneo di servizi. “Abbiamo 354 processi ovvero 354 procedure amministrative da gestire, organizzate in oltre 20 dipartimenti centrali attraverso 14mila dipendenti e questo si traduce in 619 servizi erogati ai cittadini tra loro molto diversi (dai buon spesa, alla gestione delle buche per strada, allo stadio…)”. Oltre a un tema di complessità, derivante dall’ampiezza del pubblico a cui il comune si rivolge (enti pubblici e privati) con una estrema vicinanza alla cittadinanza, rispetto alla PA centrale. “E’ sempre colpa del sindaco” un detto che richiama a un senso di urgenza e pragmatismo nel risolvere i problemi. “Questo impone sulla macchina organizzativa una forte pressione con l’obiettivo anche di erogare non solo servizi ma di costruire una ottima relazione con i cittadini” precisa Curioni. Applicativi e servizi per gestire tributi, multe, anagrafe, ma anche per gestire il back office.
“Ed è proprio in questo ambito che dal 2020 abbiamo iniziato ad utilizzare la piattaforma Appian, trasversale, che potesse aiutarci a portare efficienza e efficacia e orchestrare i servizi mettendo i cittadini al centro”. Il primo processo semplice realizzato è stata l’erogazione del pass per i disabili, “che è passata da 3 settimane a 13 ore,” attraverso un processo che ha digitalizzato il canale di presentazione delle domande, con la stesura di nuovi regolamenti poi stati “riusati” anche per altri processi. “Oggi abbiamo ridisegnato 24 diversi processi che passano dal campo dell’edilizia al welfare, ma stiamo cercando di trovare valore non solo nel creare un applicativo laddove non c’era ma anche affiancando nuovi processi agli applicativi legacy esistenti. Nel mondo della riscossione dove avevamo applicativi legacy molto stratificati per tributi locali, abbiamo introdotto uno strumento Appian che ha orchestrato tutti processi esistenti, gestendo l’80% in tempo reale e il restante 20% in più giorni, casi questi che richiedono controlli più complicati per importi da approvare o situazioni particolari”.
Consulenza per processi critici
Guardando all’approccio consulenziale, Mazzotta torna a parlare di gestione di processi critici, in una chiacchierata dietro le quinte. “Matt Calkins ha introdotto l’approccio consulenziale anche alle vendite visto l’evoluzione del nostro mercato. Una scelta anomala perché definisce la nostra tecnologia non attraverso le sue funzionalità ma proposta come piattaforma di trasformazione a livello di business. Ci posizioniamo sul mercato europeo come orchestratore di processi, perché la gestione di processi critici è la nostra missione da sempre, ma possiamo però proporci in questo modo solo attraverso partnership con ecosistema e clienti, condividendo la definizione delle sfide e delle problematiche da gestire”.
La tecnologia in questo approccio è un layer della gestione dell’intero processo, o meglio un “agility layer” la definisce Mazzotta, dove Appian si interfaccia con tutti i dati e i sistemi aziendali per dare una visione a 360 gradi del business: “solo raggiunta tale visibilità all’interno di tutti i sistemi aziendali, la piattaforma è in grado di automatizzare e orchestrare i processi, dando valore all’esistente”.
Gli annunci di questi mesi – Private AI, capacità di autoscale, Process HQ – spingono per dare una visione real time dei processi, e danno spunti di ottimizzazione con approccio proattivo. “Questo passaggio non è una transazione unica, ci si muove per aggiustamenti, non finisce solo con la fase di roll out del progetto, della sua messa in produzione” precisa.
“Ci stiamo focalizzando in Europa sul mercato insurance dove sviluppiamo soluzioni ad hoc per i nostri clienti, e per il 2025 il focus rimarrà alto anche sulla supply chain” precisa. Continuerà l’attenzione in area financial services e la scommessa interessante sarà sul public sector, cercando di replicare in Emea alcune esperienze di servizi pubblici realizzati per il mercato americano. Senza dimenticare di indirizzare anche il mercato della sanità.
La centralità dei partner, fare team
L’approccio consulenziale – che crea sinergie con i partner, dall’inizio del ciclo di vendita – ha portato a una maggiore focalizzazione sui profili di system integrator e dei partner con i quali lavorare. “Alcuni vendor tecnologici come Sap condividono con Appian una strategia di go to market. Altri invece rimangono puri competitor (ServiceNow in primis o Microsoft Power Apps)”, precisa Mazzotta.
Il programma Accelerate ha dato vita a servizi che aiutano i clienti stessi a sviluppare business, ad accelerare, e molti clienti anche in Europa stanno concludendo la fase di Poc per progetti di Private AI insieme ai partner. “Siamo in una fase di adozione dell’AI e la possibilità di utilizzarla in modo sicuro e scalabile è un cambiamento radicale che dà agli utenti la possibilità di crescere autonomamente il numero di applicazioni, raggiungendo una maggiore velocità delivery”.
La centralità dell’ecosistema ritorna in chiusura della convention. Premiati a livello Emea le realtà che hanno portato avanti l’innovazione con la piattaforma Appian. Tra questi, grazie ai particolari risultati in Italia, Kpmg (Delivery Award) che ha implementato la soluzione per la gestione di progetti e budget per un comune italiano, ha modernizzato sistemi legacy obsoleti per un broker assicurativo, ha digitalizzato la compliance normativa per una banca nazionale italiana.
Tra gli altri award, spiccano quelli assegnati a Minsait, società di Indra per progetti in Spagna e Italia, a Xebia che ha costruito una soluzione di lifecycle management (Xebia xLM) per la gestione dei flussi di lavoro complessi, a PwC che ha aiutato la più grande compagnia assicurativa spagnola a gestire flussi di lavoro assicurativi complessi per 26.500 utenti, con un progetto analogo anche in UK.
Appian ha completato nel 2024 un processo di ottimizzazione dei costi, focalizzandosi su una crescita organica e investimenti mirati. Ancora lontano il traguardo del diventare una “one billion company” entro il 2025 che Matt Calkins si era dato anni fa, ma il target “ricalibrato nell’approccio” rimane quello per i prossimi anni.
Per l’anno fiscale 2024 che chiuderà il 31 dicembre, l’azienda aveva dichiarato come target il raggiungimento di una fatturato totale compreso tra 615 milioni di dollari e 617 milioni di dollari, in crescita del 13% rispetto all’anno precedente (545,36 milioni di dollari).
L’ospite, tutti allineati sui processi
Una nota finale. Le parole di Tim Peake, primo astronauta britannico dell’Agenzia Spaziale Europea, ambassador nel campo dell’education (del potere dell’educazione aveva parlato ad Appian Word anche Malala Yousafzai, premio Nobel per la pace impegnata sui diritti umani), che chiude la convention portando l’esempio dei mille processi da gestire in una missione spaziale in tempo reale, dove la gestione delle quotidianità e delle emergenze richiede formazione ad ampio spettro e competenze mirate.
“La preparazione per un astronauta è fondamentale, allenamenti in piscina, in ambienti senza gravità, training su come gestire stress, collera, debolezze e non solo tecnologia. Ma di fondo l’allenamento riguarda l’abilità di fare team, sott’acqua o in montagna, e una preparazione capillare schedulando sei mesi prima ogni singolo giorno sulla navicella spaziale, in un micro gravity lab, dove valutare ogni variabile e ridurre i rischi. Il confronto è fondamentale per preparare per ogni missione, con fasi di briefing e debriefing: ogni bravo leader deve essere in grado di creare un ambiente che mette tutti in condizione di parlare, sulla space station ogni giorno si conclude con una analisi della giornata insieme. La collaborazione è fondamentale anche da terra, perché tutti dobbiamo essere allineati sugli stessi processi”.
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