La riabilitazione clinica è un tema complesso. Non solo per il paziente, ma anche per gli istituti che la erogano. Tra questi gli Istituti Clinici Scientifici Maugeri che si occupano di medicina riabilitativa sul territorio nazionale, con un occhio all’efficientamento dei processi.
E’ con Luca Gatti, Chief Financial degli Istituti, il punto sul progetto messo in piedi un paio di anni fa per creare un sistema integrato di gestione dei dati del paziente e delle prenotazioni, con nuovi obiettivi da raggiungere entro il 2018.
“Non è stato un progetto semplice, non tanto dal punto di vista tecnologico, ma quanto di cambiamento di change management” osserva Gatti, perché l’operatore di medicina riabilitativa ha centri in tutta Italia (con sede centrale a Pavia) con un giro d’affari di 300 milioni di fatturato e 3.500 collaboratori impiegati in tutte le sedi. “Un IT complesso da governare – continua il Cfo – perché l’azienda conta 18 strutture con sistemi sanitari regionali integrati” continua Gatti spiegando il nocciolo del progetto: la necessità di creare un sistema integrato tra i dati di natura clinica dei pazienti e i dati di natura finanziaria raccolti dagli istituti per poter meglio definire i piani economici dell’azienda.
“La riabilitazione è un tema complesso in sanità, che deve tenere conto di parametri diversi come la relazione con il pubblico, cure con tetti variabili di spesa, gestione delle patologie e delle comorbidità correlate alla riabilitazione, complicata gestione finanziaria che impatta sui flussi di cura – precisa Gatti –. Per governare questa complessità serviva un progetto ampio che sfruttasse business intelligence, data analytics, che potesse gestire il dato clinico in modo più strutturato. Un processo davvero complesso, che al netto del paziente, comprende anche aspetti farmacologici ed effetti delle cure”.
Un progetto di riabilitazione mediamente comporta il ricovero per 25 giorni ma può durare anche mesi. “La gestione di questa mole di dati ci ha spinto a cambiare tutti i sistemi informativi, dal finance all’informatizzazione dei processi clinici, dalle più semplici prenotazioni online fino ai servizi clinici e alla telemedicina, fino a progetti di riabilitazione a distanza”.
Il processo di trasformazione digitale per Maugeri è iniziato a fine del 2016, ma al di là dell’aspetto tecnologico prevede una lenta trasformazione, “perché una delle difficoltà più significative è la formazione degli utenti”.
Nel merito
Il progetto ha richiesto 7 mesi per la messa a punto, nel 2018 ha visto realizzare 4 moduli tra cui quello di controllo del budget, un modulo di produzione, controllo di gestione, l’implementazione di un database che potesse anche proteggere dati sanitari sensibili.
“In sintesi: nel dicembre 2016 Fondazione Maugeri inizia la software selection che termina nell’aprile 2017 con la decisione di adottare a SAP – precisa Gatti – e con il Kick off del progetto a metà maggio del 2017. La parte di definizione del processi impegna i tre mesi estivi, ma da settembre a dicembre 2017 c’è il set up dell’intero piano con la migrazione su SAP e il go live a gennaio 2018. Le persone coinvolte sono state 15 (4 programmatori e 11 analisti funzionali) che hanno realizzato i moduli FI, CO, SD, MM in prima battuta e poi il modulo PP di production planning entro maggio 2018”.
L’Istituto supporta anche progetti di ricerca internazionali, coordinati come centri di ricerca dal Ministero che ne segue una quarantina in tutta Italia. “Il progetto con SAP è in ambito Erp, vorremmo integrarlo il prima possibile anche con un progetto che possa gestire in modo integrato tutte le agende delle nostre strutture, che permettano di dare immediata risposta alle esigenze del paziente, soprattutto cronico”.
“Siamo a buon punto, ma non ci si ferma qui” conclude Gatti. In previsione per il prossimo anno anche un progetto legato al ciclo passivo degli acquisti, al cash management e all’area fiscale della società.
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