L’emergenza sanitaria ha portato la maggior parte delle aziende italiane e la pubblica amministrazione a prediligere prima, e ad adottare necessariamente poi, modalità di lavoro agile, da remoto. Pensare però allo smart working come a una sorta di lavoro in libertà è decisamente sbagliato, perché questa modalità porta con sé regole precise che se ben seguite contribuiranno a rendere ancora più efficienti i team di lavoro. Ne abbiamo identificate cinque.

Strumenti e canali, saper scegliere

Le piattaforme a disposizione per comunicare sono fin troppe. Non è nemmeno il caso di prenderne in considerazione la varietà. Il problema nel lavoro di gruppo è casomai dato dal fatto che oltre ad essere tante le piattaforme, sono tanti anche i canali tra cui scegliere: telefono, email, chat e appunto, le soluzioni di Unified Communications (come Microsoft Teams, Webex, Zoom etc.etc.), ed ognuno di questi si propone con pro e contro.

Intendiamoci, non è necessario scegliere un solo canale, sarebbe assurdo. E’ necessario però avere delle regole su quali canali utilizzare e per fare cosa. Perché per esempio non tutti i canali utilizzabili consentono al team di rimanere allineato, altri mancano della possibilità di abilitare una comunicazione sincrona (email), ed altri ancora non permettono di tenere una traccia agile, puntuale, ferma e facilmente accessibile di quanto viene concordato e deciso (per esempio i sistemi di confcall). Per questo il primo step, una volta concordata un’unica piattaforma per ogni canale che si decide di abilitare, richiede che il “caposquadra” dia, o lasci intendere, regole chiare sull’utilizzo delle diverse possibilità offerte dalla tecnologia, anche solo con l’esempio.  

Il ruolo del caposquadra

Il ruolo di chi coordina i gruppi in smart working è ancora di più un ruolo chiave. In ufficio le possibilità di risolvere piccole incomprensioni o di chiarire disposizioni, magari date di fretta, sono decisamente più frequenti e con uno scambio comunicativo rapido e diretto è più semplice chiarire, specificare, aggiustare il tiro sull’esecuzione dei task.

Non è così in modalità “smart”, perché la comunicazione in questo caso è comunque ulteriormente mediata dallo strumento che si è scelto di utilizzare. Non solo: essere poco chiari in uno scambio di email risulterà molto più “costoso”, per l’ergonomia di lavoro, rispetto a quanto potrebbe accadere anche solo durante una sessione audio/video che permette una soluzione delle incomprensioni praticamente in tempo reale.

Oltre alle consuete abilità di leadership, chi coordina i gruppi di lavoro in questo senso deve saper scegliere di volta in volta il canale più pertinente per tenere tutti allineati. Non sono certo necessarie regole scritte, lo è invece una certa sensibilità e di sicuro un briciolo di coerenza: una volta scelta una modalità che funziona, gestire a caso il canale, magari semplicemente perché in quel momento si ha sotto mano un device o un’app e non altro, non è opportuno. Le buone abitudini consolidate permettono di lavorare riducendo sensibilmente le possibilità di errore. Ed è bene che anche nei team più numerosi e articolati a decidere sia una persona sola cui spetta il compito di “orchestrare” la comunicazione.

Impiego dello smart working durante l'emergenza (Fonte: BVA-Doxa)
Impiego dello smart working durante l’emergenza (Fonte: BVA-Doxa)

Curare le diverse sensibilità nel team

E’ questo un tema particolarmente importante. Nonostante gli strumenti di comunicazione siano sempre più sofisticati e completi, non consentono alle persone di condividere spazi, sensazioni, e fisicità come l’ufficio reale. E questo può diventare un problema. Non ci riferiamo chiaramente alle giornate di smart working previste nei contratti che permettono ai dipendenti di lavorare da casa 1/2 giorni alla settimana, quanto piuttosto ai periodi prolungati, come in questo momento per l’emergenza sanitaria

Per esempio, la ridotta interazione tra le figure apicali con i telelavoratori è facile possa fare sentire questi ultimi meri esecutori dei task assegnati con un minore grado di coinvolgimento rispetto a quanto accadeva prima. Non si tratta nella maggior parte dei casi di atteggiamenti volontari, si tratta di una situazione che può venirsi a creare fisiologicamente proprio per la mancata condivisione di uno spazio comune.

Smart working postazione di lavoro
Smart working – La postazione di lavoro deve consentire di interagire con i colleghi attraverso i diversi strumenti per la collaboration che devono essere utilizzati anche per favorire la coesione  

Così come è facile, in taluni contesti, che i dipendenti possano sentire la distanza dall’azienda non solo dal punto di vista fisico ma anche per il contesto di lavoro neutrale (come può essere l’abitazione) e che per questo siano più propensi a “rinegoziare” dal punto di vista cognitivo una serie di “appartenenze”. Questa occorrenza per esempio è più che frequente tra i consulenti che hanno come sede di lavoro quella del cliente.

Lo smart working prolungato in assenza di figure apicali in grado di fare squadra in modo significativo può sortire gli stessi effetti, anche semplicemente lavorando da casa, vissuto come luogo neutrale, rispetto a quanto lo siano gli uffici, dove l’appartenenza si sente in modo più evidente.
I mezzi di comunicazione più consoni ad ovviare alla mancanza di senso di appartenenza in questi casi sono ovviamente quelli che permettono un’interazione multicanale. E tuttavia potrebbe non bastare. Annullare o ridurre sensibilmente le occasioni di confronto personale one to one, può sortire comunque un effetto di “estraneamento” alla squadra tanto quanto continuare a fare confcall di gruppo senza rispettare le sensibilità dei singoli.  

La sicurezza

In uno scenario di smart working “improvvisato” per un’emergenza, il problema della sicurezza è evidente. Probabilmente non saranno state stabilite regole chiare sull’accesso ai dati aziendali, oppure sulla connessione diretta all’intranet aziendale da remoto. Nei casi peggiori, in fretta e furia, negli ultimi giorni di lavoro in sede si sarà ricorso a fare copie delle informazioni essenziali per poter lavorare da casa, senza alcun riguardo per la protezione dei dati. Ecco, in un contesto come questo chi ha seminato in precedenza, anche solo con corsi di formazione alla sicurezza informatica volti ad incrementare il livello di consapevolezza dei dipendenti ha lavorato bene. 

Per quanto riguarda l’utilizzo e il trasferimento dei dati aziendali, fuori dalla sede di lavoro, non si dovrebbe aver tralasciato almeno l’adozione di soluzioni di crittografia sui dati nei dischi removibili. Per come è partito in questi giorni lo smart working in Italia non vogliamo nemmeno intavolare il tema delle criticità date dal rispetto effettivo del Gdpr (a partire dalla PA). Per quanto riguarda invece il lavoro con i dispositivi personali, diamo per scontata la disponibilità di pc protetti almeno con antivirus e di un buon firewall a monte, a tutela della rete domestica. Piuttosto è importante evidenziare come anche solo alcuni accorgimenti nel collegamento alla rete aziendale dovrebbero essere stati adottati in ogni caso, per esempio l’utilizzo di una Vpn (Virtual Private Network).

Il lavoro agile dovrebbe sollecitare nel team una sensibilità ancora maggiore ai temi della sicurezza informatica per esempio per quanto riguarda il rispetto delle policy di base nell’invio di documenti in allegato, nell’utilizzo dei sistemi di condivisione dei file online, nelle verifiche di base sulla sicurezza dei documenti.  

La flessibilità

I dati parlano chiaro. Nella maggior parte dei casi, chi lavora in smart working lavora meglio e di più. Alla base di questo risultato, ben documentato dalle statistiche, concorrono una serie di fattori: la possibilità di gestire in modo intelligente il tempo è tra i primi, ma anche l’annullamento delle distanze tra il posto di lavoro e l’ambiente in cui si vive. In tanti casi giocano un ruolo favorevole una maggiore comodità e flessibilità nella gestione degli spazi e dei dispositivi a disposizione.

Dal punto di vista “legale” il lavoratore smart è tenuto ad essere sempre disponibile e reperibile telefonicamente o tramite gli strumenti di collaborazione negli orari di lavoro. Un approccio intelligente al tema contempla però anche una serie di flessibilità che è possibile concordare con i responsabili. Prima degli ultimi decreti per l’emergenza sanitaria con la legge n. 81/2017 il legislatore infatti poneva già l’accento sulla flessibilità organizzativa.

Ecco, la flessibilità organizzativa non deve però diventare nemmeno una nuova schiavitù, in cui non ci sono orari, si resta sempre attivi, in attesa di chissà quale input dall’alto, oppure si intasano le giornate di continui incontri che non ci si sarebbe mai sognati di organizzare nelle modalità di lavoro classiche, né virtuali né reali. Resta da questo punto di vista importante trovare nel tempo il giusto equilibrio, perché… Finite le confcall, il lavoro resta lì, da fare.

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