Digital workspace, elementi distintivi e tecnologie

Le tecnologie digitali sono protagoniste della vita degli individui, sia personale sia lavorativa. Non è raro, ad oggi, sentir parlare di Digital Citizenship (cittadinanza digitale), per definire la partecipazione online degli utenti alla società civile (amplificata con l’affermazione dei social network) o di Digital Workspace (spazio di lavoro digitale), per identificare non tanto l’adozione di soluzioni digitali a supporto delle mansioni lavorative quanto piuttosto per descrivere la digitalizzazione intrinseca del luogo di lavoro, che è infatti sempre più avulso dalla sua localizzazione fisica.

Il Digital Workspace rappresenta una modalità di lavoro innovativa volta a dare a addetti e dipendenti aziendali strumenti agili e flessibili, a supporto anche del lavoro da remoto, così come posti di lavoro improntati al massimo benessere in modo da aumentare produttività, soddisfazione e motivazione dei lavoratori.

Ciò è in linea con un approccio di smart working che vede nel capitale umano il fattore critico di successo principale a supporto della crescita aziendale. La possibilità di mettere a disposizione dei propri dipendenti forme di lavoro digitali e più flessibili è diventata nel tempo un elemento fondamentale per aumentare la fidelizzazione delle risorse e la loro retention. L’importanza di queste tematiche è testimoniata da molteplici fattori: dal dibattito politico che si è acceso attorno al lavoro agile nei principali Paesi europei, dal proliferare di iniziative aziendali in quest’ambito, dal ripensamento organizzativo di molte realtà imprenditoriali.

A questo proposito, l’indagine svolta nel 2019 da Vanson Bourne, Digital Employee Experience, su un campione di 3.600 tra dipendenti, decision maker IT e HR, fa il punto sulle principali caratteristiche che il tema del Digital Workspace sta assumendo nelle aziende Emea.

I principali risultati di questa indagine sono così sintetizzabili:

• le aziende che offrono ai loro dipendenti una più ampia gamma di elementi a supporto della loro digital experience, per esempio possibilità di lavorare da dispositivi personali o disponibilità di applicazioni a supporto delle attività, sono anche le realtà che crescono più velocemente e che appaiono meglio posizionate rispetto alla concorrenza;
• la presenza di una forte digital experience rappresenta un fattore a supporto sia dell’attrazione di talenti sia della fidelizzazione delle risorse. Elevati livelli di digital experience influenzano in modo considerevole il livello di soddisfazione delle risorse nonché la loro valutazione dell’azienda per la quale lavorano;
• fino ad adesso l’avvio di progetti aziendali riconducibili all’incremento della digital experience dei dipendenti è stato frenato dal persistere di una serie di problematiche business;
• tra queste spiccano tematiche organizzative che vanno risolte perché i progetti di digital experience abbiano successo. Innanzitutto, occorre ridurre il divario di percezione tra quanto viene fatto dalle divisioni IT a supporto della digital experience dei dipendenti e quanto questi ultimi effettivamente riconoscono. Secondariamente, va chiarito quali figure aziendali si debbano assumere la responsabilità delle iniziative volte ad incrementare il livello di digital experience dei dipendenti. A questo proposito, se le divisioni IT e HR si attribuiscono il maggior peso in queste iniziative, i dipendenti riconoscono in modo più significativo e richiedono la leadership del top management, e ritengono che le funzione tecniche e risorse umane non collaborino in modo adeguato.

Nei primi mesi del 2020, il tema del Digital Workspace ha subito un’importante accelerazione. Lo scoppio della pandemia da Coronavirus, con le conseguenti misure di distanziamento sociale e chiusura di molte aziende, ha imposto alle imprese di velocizzare l’avvio di iniziative di smart working per contrastare cali di produttività e garantire, quindi, la continuità del loro business.

In tal senso, smart working e Digital Workspace giocano un ruolo importantissimo all’interno del “new normal” che le aziende si sono trovate a dover affrontare. Molti degli indugi, dettati anche da elementi politici, assicurativi e di previdenza sociale, che fino ad adesso avevano frenato un deciso ricorso a modalità di lavoro innovative hanno assistito – per molte aziende – ad una notevole riduzione della loro intensità, se non addirittura al loro annullamento.

Empowerment dei dipendenti e risultati aziendali

Il periodo di emergenza sanitaria che stiamo vivendo dall’inizio del 2020 ha così determinato un ampliamento della gamma di benefici che le strategie di Digital Workspace possono portare alle aziende.

Fino a poco tempo fa, come già accennato, i vantaggi derivanti da iniziative di smart working erano riconducibili, essenzialmente, ad una migliore gestione dei dipendenti sotto molteplici punti di vista, comunque accomunati dall’approccio Employees-first:

• supporto alla loro produttività grazie alla disponibilità di strumenti tecnologici, soluzioni e dispositivi, più efficaci;
• miglioramento della loro soddisfazione e motivazione grazie ad una maggiore libertà nella scelta della modalità di lavoro o degli strumenti di lavoro preferiti;
• semplificazione delle procedure di on boarding, all’interno dell’azienda o in team di lavoro, in modo da ridurre – per i dipendenti – le occasioni di frustrazione e confusione;
• maggiore ascolto dei dipendenti a favore di un miglioramento continuo della loro esperienza di lavoro.

Dal miglior coordinamento della forza lavoro e dall’empowerment dei lavoratori è indubbio che derivi anche un miglioramento delle operation aziendali e quindi anche delle performance e dei risultati economici. Ed è questo elemento su cui oggi le aziende sono maggiormente focalizzate, dal momento che, in un periodo come l’attuale, sono tante le realtà che stanno vivendo una difficile situazione economica che in molti casi mette in pericolo la loro sopravvivenza.

Dispositivi, app e Virtual Desktop, accesso unificato ai dati

Non esiste una soluzione univoca per indirizzare una strategia di Digital Workspace ma in ogni caso la tecnologia rappresenta una componente indispensabile di qualunque iniziativa in questo campo.

Qualsiasi progetto di Digital Workspace deve necessariamente basarsi sull’adozione di dispositivi hardware, soluzioni applicative – a diretto supporto delle attività lavorative e delle relazioni tra dipendenti, e componenti software middleware.

In ambito hardware, le tipologie di strumenti che sono più utilizzati come supporto a forme di lavoro agile e flessibile sono tre, i laptop, i tablet e gli smartphone. I laptop stanno decisamente soppiantando i desktop all’interno delle aziende. I pc portatili consentono, infatti, il lavoro in mobilità e flessibile non solo al di fuori dei confini aziendali ma anche all’interno del perimetro dell’ufficio. Nuovi materiali, dimensioni limitate (spessore e peso contenuti), autenticazione biometrica, risoluzione del display e funzionalità touch sono i principali filoni di sviluppo per questi prodotti.

Cresce il numero di categorie professionali che fanno un uso esclusivo dei tablet grazie all’affermazione di modelli 2-in-1 o convertibili, ovvero prodotti ibridi che possono sostituire i laptop grazie alla possibilità di collegarsi ad una tastiera e alla rete aziendale. L’utilizzo di tablet, tuttavia, si associa pressoché sempre ad altri dispositivi, o pc fissi o smartphone. Agli utenti aziendali pesa, infatti, l’utilizzo di prodotti che nella maggioranza dei casi non sono nativamente integrabili alla rete aziendale.

Gli smartphone soddisfano l’esigenza dei dipendenti non sono di comunicare con servizi voce ma anche di svolgere, in mobilità, una serie di task – anche se prevalentemente tattici, quali controllo e invio di email, uso di altri applicativi mobile etc.

Di recente si è assistito ad un aumento dell’uso di wearable device, sebbene limitatamente a categorie professionali ben specifiche. Si tratta, infatti, di dispositivi indossabili e connessi alla rete che possono supportare attività aziendali soprattutto in ambito produzione, manutenzione/assistenza, controllo di qualità e logistica. L’adozione di questi dispositivi è prevista aumentare in modo significativo supportato dalla crescente affermazione delle tematiche riconducibili a Industria 4.0.

Più futuribile, e comunque legata esclusivamente al ripensamento degli spazi fisici degli uffici, tema oggi non prioritario, è l’adozione di scrivanie e wall interattivi:

• scrivanie interattive: si tratta di tavoli touch che consentono l’uso e l’interazione con applicazioni di particolare impatto. Supportano la presenza di più utenti contemporaneamente, riconoscono i gesti in modo intuitivo, consentono la ricerca e selezione di contenuti, la navigazione in rete e la consultazione di mappe virtuali;
• wall interattivi: sono dispositivi che consentono di visualizzare informazioni e contenuti in modo ottimale soprattutto negli ambienti che richiedono display a luminosità elevata. Supportano applicazioni di segnaletica digitale e intrattenimento in spazi estesi.

Tra i prodotti software che abilitano il Digital Workspace, oltre a componenti di Security per la gestione di identità e accessi e la protezione degli endpoint, sono necessarie molteplici applicazioni: soluzioni mobile di vario tipo, tool di Unified Communication & Collaboration (workflow management, web conferencing, etc.), portali social interni e Intranet, applicazioni SaaS di posta elettronica, di produttività individuale e di virtual desktop. Sono queste in particolare le soluzioni che consentono agli utenti in smart working di lavorare da remoto proprio come se fossero in ufficio: attraverso questi strumenti, l’utente può visualizzare sul proprio dispositivo hardware file, immagini, applicazioni che non sono presenti fisicamente sul client.

In particolare, l’utilizzo di soluzioni di virtual desktop in hosting su cloud porta numerosi benefici all’azienda:

• maggiore libertà di scelta dei dipendenti: con i desktop in hosting su cloud è possibile distribuire le applicazioni su qualsiasi dispositivo, inclusi desktop, laptop, tablet e smartphone;
• attivazione rapida di nuovi desktop: la possibilità di attivare i desktop virtuali in poche ore garantisce un notevole risparmio di tempo. Gli utenti possono accedere rapidamente ai desktop e alle app quando ne hanno l’esigenza, ed essere pertanto più produttivi;
• miglioramento delle prestazioni per lavoratori da remoto e filiali distaccate;
• aggiornamenti automatici del sistema operativo e delle app;
• maggiore agilità: le soluzioni di virtual desktop in hosting su cloud permettono di rispondere in modo molto più tempestivo alle diverse esigenze, distribuendo i servizi più rapidamente e spostando gli utenti tra cloud e infrastruttura gestita.
• maggiore facilità nel recupero dei dati: con i desktop in cloud, i dati non risiedono sul dispositivo ed è quindi possibile accedervi da qualsiasi altro dispositivo;
• possibilità di utilizzo di qualsiasi tipo di hardware: soluzioni di virtual desktop danno minori problemi di obsolescenza tecnologica o di lock-in su specifici vendor.

L’ampia gamma di dispositivi hardware, relativi sistemi operativi, e strumenti software che sono alla base di qualunque Digital Workspace deve essere gestita all’interno di piattaforme IT che consentano agli utenti di accedere in modo unificato ai propri dati, applicazioni on premise, cloud o mobile, e altre risorse online.

L’adozione di questa tipologia di piattaforme consente quindi di attivare qualsiasi applicazione in modo sicuro sulle principali piattaforme di dispositivi indipendentemente dal luogo in cui l’utente si trova.

Ciò pone importanti sfide tecnologiche soprattutto alle aziende. La non adeguatezza delle architetture IT a supporto dei Digital Workspace può, infatti, comportare scarse prestazioni a livello applicativo e la violazione di dati business, anche sensibili, e determinare, di conseguenza, la riduzione della produttività dei lavoratori, la perdita di risorse finanziarie e un forte danno all’immagine aziendale.

Le divisioni IT aziendali devono, quindi, essere in grado di supportare efficacemente la mobilità dei propri addetti, minimizzando i rischi legati alla sicurezza e mantenendo la compliance alle normative vigenti nei vari settori di attività. E nel fare questo devono focalizzarsi su tre aree di attenzione:

• le aziende devono lavorare alla virtualizzazione dei pc, devono rendere utilizzabili da remoto le applicazioni e devono adottare specifiche politiche di gestione dei cicli di vita dei pc;
• le aziende devono ampliare i dispositivi in uso, supportare un’ampia gamma di sistemi operativi, avviare strategie di Enterprise Mobility Management, aumentare lo spettro di applicativi, SaaS e Web, in uso;
• le imprese, infine, devono adeguare le strategie di sicurezza all’aumento delle minacce di cybersecurity. È quindi importante l’adozione di componenti middleware di Identity & Access Management e di Endpoint Security che sono fondamentali per garantire la sicurezza e protezione dei dati. In un Digital Workspace, infatti, gli utenti lavorano, anche fuori dai confini aziendali, con applicazioni mission critical in un contesto che è sempre più esposto agli attacchi informatici. In tal senso, è indispensabile che le soluzioni in uso consentano di proteggere qualsiasi tipo di dispositivo, su qualsiasi tipo di sistema operativo/piattaforma e in un’ampia gamma di casi d’uso, ovvero Byod o dispositivi di proprietà dell’azienda, spesso usati anche per esigenze personali.

Digital Workspace, un mercato che cresce

La crescente importanza delle tematiche di Digital Workspace trova riscontro puntuale nelle stime di mercato di NetConsulting cube. A fine 2019, il mercato dei dispositivi, delle componenti software e dei servizi che abilitano il Digital Workspace ha raggiunto un valore di 3,3 miliardi di euro, in crescita del 15% circa sul 2018.

Tra il 2017 e il 2019, la spesa in ambito Digital Workspace è cresciuta con tassi tutto sommato allineati anche se orientati ad un lieve e progressivo rallentamento. Nel passato recente, molte aziende hanno sostenuto investimenti per dotarsi delle risorse necessarie all’avvio di strategie di Digital Workspace ma solo in pochi casi questi piani sono stati realizzati in moto concreto. Nel corso del 2020, al contrario, stiamo assistendo e continueremo a farlo non solo all’attuazione delle iniziative formulate negli scorsi anni ma anche alla formulazione di nuovi progetti. Per questo motivo, il mercato Digital Workspace è atteso registrare, alla fine del 2020, un incremento del 20,5% corrispondente ad un valore di poco più di 4 miliardi di Euro.

Nel biennio 2021-2022, il mercato dovrebbe tornare a rallentare attestandosi su una crescita del 12% circa. La decelerazione del mercato è riconducibile alla componente dispositivi che sconta sia il down-pricing sia esigenze di refresh tecnologico ancora limitate.

Nel 2019, è la componente applicativa, mobile e cloud, ad essere caratterizzata dal volume di spesa più elevato,71%, e dal maggior tasso di crescita, +17,6% sul 2018.

Segue la componente di dispositivi e di servizi di trasmissione dati – fondamentali per dare agli utenti aziendali la possibilità di lavorare in mobilità, rispettivamente con pesi pari al 10% e al 10,2% del mercato del 2019 e incrementi del 15,9% e 9,5% sul 2018.

Da segnalare, infine, le soluzioni software per la gestione di identità e accessi e di endpoint security, che rappresentano il 3,6% del mercato del 2019 in crescita di circa il 6% sul 2018.

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