La gestione finanziaria è alla base delle strategie di ogni impresa, ma diventa ancora più decisiva nei momenti critici come quello che stiamo attraversando. In questa fase e nei mesi a venire, per molte aziende una gestione dei costi e dei consumi più consapevole e sostenibile sarà tra le prime misure da adottare, anche attraverso la motivazione dei collaboratori. L’innovazione interviene anche in questo contesto ad a aprire nuove frontiere che rafforzano i modelli futuri di financial e cash flow management e vanno verso l’Intelligent spend management.

E’ questo il tema trattato nel più recente appuntamento del ciclo Digital Leaders on Air organizzato da Sap insieme ad Idc e con il contributo di Hrc Community, The Procurement e Intel. “Volare con i piedi per terra” indaga infatti il punto di vista interno alle aziende anche in risposta all’impatto del Covid-19 in tema di attività di procurement, di acquisto, finanziarie e di mobilità delle persone legate all’attività in azienda.

Sostenibilità e visibilità della spesa

I princìpi chiave dell’Intelligent Spend Management sono la sostenibilità e la visibilità della spesa per superare la complessità e i limiti di una gestione a silos, a beneficio del risparmio; è questa la premessa. Un processo già avviato dalle imprese italiane e in forte accelerazione. Secondo una recente analisi di Idc, la metà delle grandi aziende a livello globale avrebbe innovato i processi di data analysis della spesa aziendale e delle relazioni con i fornitori con guadagni di produttività del 15% proprio nell’ambito del procurement.

Il tema della complessità richiede una gestione bilanciata delle tecnologie per semplificare e governare i processi. Lo sottolinea Fabio Rizzotto, AVP, head of research and consulting, Idc Italy, illustrando i risultati di un’indagine su 400 Digitlal Leaders che conferma la necessità di lavorare sull’Intelligent spend management con un modello più evoluto di relazione, dove innovazione e sostenibilità vanno insieme e sottendono al valore delle piattaforme per governare scenari complessi.

IDC - Intelligent Spend Management - Importanza per la DX
IDC – Intelligent spend management – Importanza per la Digital Transformation

Quanto è complesso innovare i processi. La ricerca offre anche una fotografia sul posizionamento della capacità delle imprese di essere innovative; “un risultato che evidenzia luce ed ombre”, con una parte di aziende avanti nel percorso di digitalizzazione in ambito gestione della spesa, e altre ancora indietro, seppure la componente più in ritardo si assottigli man mano nel tempo e con un’accelerazione.  

IDC - La ricerca dell'eccellenza nello spend management
IDC – La ricerca dell’eccellenza nello spend management

Sap Concur, gestione proattiva della spesa

“La pandemia ha messo in evidenza l’importanza di una leadership nel procurement. Sap, in questa fase, ha deciso di mettere a disposizione le proprie soluzioni a titolo gratuito per gestire il lavoro remoto e i collaboratori esterni”. Lo spiega Gabriele Indrieri, Head of Sap Concur per Italia e Grecia di Sap, descrivendo il prodotto di punta dell’azienda per questi processi, la soluzione Sap Concur:“una digital travel assistant, utile alle aziende come reazione in questa prima fase dell’emergenza ma strategica in prospettiva per aiutare a governare il nuovo modello di mobilità“.

Si tratta di una soluzione cloud-based creata per far fronte alle sfide più impegnative nella gestione delle spese nelle organizzazioni. Sap Concur integra tutti i dati di viaggio e note spese così come l’intero processo con una gestione proattiva della spesa che semplifica la gestione del budget e rende il forecast più accurato. Gli strumenti funzionano con Erp, sistemi di HR e contabilità, con l’obiettivo di consolidare i dati e creare un unico, interconnesso processo di spesa e una visione d’insieme di tutte le tue spese

SAP Concur
SAP Concur – Riduzione dei tempi nella gestione delle note spese

Testimonianze delle aziende

Tra le moltissime le aziende che utilizzano Sap Concur a livello globale (oltre 48.000), alcune portano le loro testimonianze nel corso dell’evento e raccontano come hanno affrontato a livello organizzativo questi mesi di emergenza. 

Roberto Gaudenzi, Procurement manager, Kuwait Petroleum Italia, azienda attiva nel settore petrolifero che abbraccia un ecosistema variegato di business sia in termini di interazione che di forniture, afferma: “L’esperienza Covid-19 ha accelerato la trasformazione evolutiva dei tre elementi fondanti del procurement: risorse, processi e strumenti. Le risorse hanno avuto un ruolo straordinario per l’adattabilità. I processi standardizzati hanno rappresentato una sorta di bacino a cui attingere e gli strumenti hanno reso possibile ottimizzarli. Chi era più avanti in questo percorso di digitalizzazione ha avuto un vantaggio competitivo. I fornitori, con Sap per noi nel ruolo centrale, hanno reso il lavoro efficace”.

Luca Ruggi, Human Capital director, PwC, dichiara:“Nella nostra attività di consulenza in vari ambiti, la dinamicità è la nostra caratteristica. La situazione coronavirus ha rappresentato per noi uno stress test che ha accelerato alcune dinamiche e tendenze già in atto in PwC su due direttrici: la possibilità di espletare funzioni amministrative in modo dematerializzato sul nostro team italiano di 6.000 persone (Sap ci ha dato in questo caso specifico una grossa mano ma da sempre ci supporta con soluzioni targhettizzate sui nostri bisogni, come Sap Concur che abbiamo lanciato da poco e che ci permette di ricevere la nota credito con un clic in mobilità con estrema facilità da parte del cliente e di ottimizzare i processi amministrativi); la seconda direttrice è il recupero di efficienza con la possibilità di reinvestire il tempo aumentando i controlli di spending, anche legati a percorsi virtuosi. I processi di smart working, o meglio di telelavoro, di queste settimane porteranno ad una new normal più improntata alle modalità di lavoro virtuali per le quali servono strumenti più ingaggianti”.

William Giuseppe Cocco, global travel manager, Gruppo Campari, spiega l’importanza della sua funzione nei processi di sviluppo delle aziende. “Campari ha iniziato un percorso di reingegnerizzazione e di digital transformation di tutto il comparto business travel, dai processi di rendicontazione note spese fino alla scelta di una travel agency globale per automatizzare e rendere le T&E un’area sempre più efficiente e funzionale al business. Un percorso tuttora in fase di implementazione. Come primo passo avevamo la necessità di un partner tecnologico e globale che ci accompagnasse nello sviluppo e grazie all’IT la scelta è ricaduta su Sap concur. Questo strumento è oggi un fattore chiave in Campari, dove il modello di governance del procurement vede le responsabilità ripartite tra le funzioni coinvolte, evitando l’isolamento del T&E in un’unica funzione e affidando al global travel manager il compito di controllo e raccordo. Una consolidata cultura del travel e di apertura al cambiamento creare awareness a tutti i livelli, con processi trasparenti e democratici, che rendono i camparisti responsabilizzati”.

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