La gestione delle spese è uno degli ambiti del business che maggiormente impatta sull’operatività, sia delle imprese che dei dipendenti. Si tratta infatti di un iter complesso che, se mal gestito, può creare rallentamenti e criticità nei processi interni e malcontento fra il personale. Le spese devono essere costantemente monitorate e molte aziende faticano a tracciarne il flusso, a fronte di un lavoro ingente, se si considera che il costo legato a trasferte e viaggi costituisce la fetta più significativa delle uscite aziendali. Dal canto loro, anche i dipendenti, nella loro quotidianità, devono tenere sotto controllo le spese e, nel caso in cui le anticipino, sostenere lo sforzo di compilare manualmente le richieste di rimborso, con dispendio di tempo e denaro, dovendo interrompere mansioni di maggiore valore (tanto che il 70% dei dipendenti finisce per non richiedere il rimborso di tutte le spese che ha anticipato).
Il processo si rivela più complesso quando le aziende adottano sistemi tradizionali, che richiedono operazioni manuali, o hanno in essere soluzioni tecnologiche obsolete. In questi casi il processo di rimborso spese può richiedere tempi davvero lunghi e aumentare sensibilmente i costi. Senza contare che le aziende devono rispettare in quest’ambito normative e regole di conformità e che l’incapacità di tracciare correttamente i movimenti può far incappare in frodi informatiche che, con il diffondersi del lavoro ibrido, si amplificano.
Solo la digitalizzazione può dare pieno controllo sui processi interni e aiutare a bypassare queste criticità. Le imprese devono pertanto poter fare affidamento su software di gestione delle spese in grado di semplificare i passaggi, rendendo i processi più efficienti, sicuri ed economici.
Gestione smart delle spese aziendali
In questo scenario, Soldo si propone alle imprese con una piattaforma di gestione delle spese end-to-end flessibile, che combina soluzioni digitali a carte di pagamento orchestrabili in un unico ambiente. Una dashboard intuitiva per gestire tutte le funzionalità da remoto e da ogni dispositivo e avere un controllo totale delle spese, dall’hardware alle attrezzature, dalla formazione all’accesso ai servizi per l’ufficio. Un sistema che consente la sburocratizzazione delle spese alle aziende e garantisce una maggiore autonomia ai dipendenti, che possono a loro volta visualizzare e gestire ogni acquisto in tempo reale tramite la Web console e avere una panoramica aggiornata di tutte le spese, dai viaggi alle inserzioni online, agli abbonamenti, agli acquisti e-commerce o IT, e non solo.
La soluzione Soldo permette ai Cfo di impostare regole e limiti di spesa che danno visibilità e controllo su interi reparti aziendali. Uno strumento idoneo anche per il lavoro ibrido, perché facilmente integrabile con Erp e software di contabilità o sistemi di gestione della tesoreria già in essere, a garanzia che le spese siano sempre classificate correttamente ai fini fiscali. Un database dedicato, basato sulla tecnologia MySQL, supporta inoltre il controllo dell’andamento delle risorse aziendali e può essere utilizzato per creare dashboard dinamiche relative a più conti Soldo.
I dipendenti, grazie alle carte di pagamento aziendali che applicano automaticamente le policy di spesa, possono evitare di anticipare denaro, e attraverso una app mobile acquisire e caricare le ricevute direttamente al momento degli acquisti, creando report di spesa automatici, o ricevere l’approvazione alle richieste di acquisti occasionali. L’app permette inoltre di controllare il saldo sulla carta, disabilitare la carta stessa in caso di smarrimento e ordinarne una sostitutiva in tempi rapidi.
Per far fronte alle diverse esigenze dei singoli utenti o dei vari reparti, le carte di pagamento Soldo hanno una flessibilità che le carte di credito tradizionali non offrono e sono diversificate in: carte fisiche del circuito Mastercard che supportano transazioni Chip & Pin e Contactless per pagamenti in negozio; carte virtuali che risiedendo nel cloud possono essere assegnate a un membro del team e ricaricate all’istante; carte carburante, dedicate all’acquisto di benzina, gasolio, Gpl, metano e alla ricarica per auto elettriche, valide presso i distributori del circuito Mastercard. Le carte sono anche abilitate all’utilizzo di Apple e Google Pay, così da facilitare i pagamenti in mobilità, con o senza carta fisica.
Le funzionalità delle carte Soldo possono fare la differenza ma solo se accompagnate dall’elemento chiave della sicurezza. I sistemi finanziari contengono infatti dati estremamente sensibili e prima di collegarli ad una piattaforma di terze parti bisogna assicurarsi che questa sia regolamentata e segua standard, processi e procedure di sicurezza rigorose. La piattaforma Soldo è per questo regolata come istituto di moneta elettronica per poter custodire i fondi dei clienti in modo sicuro e in conformità con la regolamentazione vigente. La Strong Customer Authentication (SCA) usata per l’autenticazione a più fattori, aumenta la sicurezza dei pagamenti elettronici.
Vantaggi per l’azienda e il dipendente
L’insieme delle caratteristiche descritte si traduce in una visibilità reale e immediata sulla situazione delle spese aziendali da parte dei Cfo e in una migliore relazione con il personale, declinata su vari contesti chiave del business. Volendoli sintetizzare, i principali sono: la riconciliazione delle transazioni nel rispetto degli standard e delle scadenze Iva; la gestione delle spese di viaggio attraverso l’impostazione di budget giornalieri, settimanali e mensili e l’assegnazione di fondi per le spese di rappresentanza; il controllo delle spese, grazie alla definizione di regole e limiti per circoscrivere con precisione le possibilità di utilizzo delle carte, sia a livello temporale che per aree geografiche e l’attivazione o disattivazione dei pagamenti contactless, oltre alla creazione di carte virtuali per le transazioni online o per un utilizzo immediato; il tracciamento tramite un’unica app che supporta un minor utilizzo del contante da parte dei dipendenti che non devono più anticipare denaro e attendere lunghi tempi per i rimborsi, né conservare ricevute cartacee; la delega della revisione delle spese all’interno della struttura aziendale che permette di segnalare tramite notifiche le irregolarità e i giustificativi mancanti, consentendo di produrre rapidamente dati completi e corretti.
Processi che nel loro insieme alleggeriscono notevolmente il lavoro dei reparti amministrativi, soprattutto a fine mese, poiché la visibilità immediata di tutte le operazioni premette di approvare le spese all’interno della piattaforma in qualsiasi momento, senza creare colli di bottiglia.
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