Il processo di digitalizzazione non sta cambiando solo il modo di fare business delle aziende e le modalità di fruizione dei servizi da parte dei cittadini ma pervade l’intero sistema.
Un ruolo chiave, in questo contesto, è ricoperto dalla Pubblica Amministrazione che, oltre a sfruttare i vantaggi offerti dalle innovazioni tecnologiche, può essere promotrice di iniziative in grado di accelerare l’evoluzione 2.0 del Paese. Un esempio di come la PA possa agevolare questa trasformazione è la fatturazione elettronica, strumento digitale che si innesta nel più ampio disegno europeo volto a digitalizzare l’Unione e a favorire gli scambi economici tramite una piattaforma di public-procurement comune.

Cos’è, come funziona

La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture. In particolare, la fattura elettronica è un documento informatico in formato Xml (eXtensible Markup Language) che ne garantisce l’integrità non permettendo modifiche e alterazioni delle stesse.

I file fattura così strutturati vengono trasmessi al Sistema di Interscambio (SdI) strumento gestito dall’Agenzia delle Entrate e che permette l’effettivo abbandono del supporto cartaceo in favore dell’e-invoicing.
Lo SdI, infatti, oltre a svolgere le opportune verifiche sulla correttezza delle informazioni inserite nel documento e l’eventuale validità del certificato di firma elettronica, svolge un ruolo di intermediario tra i soggetti che emettono fattura e i cessionari/committenti.

I soggetti obbligati all’emissione di fattura possono predisporre file Xml attraverso gli strumenti messi a disposizione dell’Agenzia delle Entrate, essi sono:

  • Un software da installare su PC fisso;
  • Procedura web usufruibile accedendo al portale Fatture e Corrispettivi nel sito dell’Agenzia al quale si può accedere con le credenziali Spid, Entratel-Fisco Online o Carta Nazionale dei Servizi e nel quale recentemente l’Agenzia ha anche reso disponibile il servizio per il calcolo e il pagamento dell’imposta dovuta sulle fatture elettroniche emesse;
  • Applicazione Fatturae disponibile per i sistemi operativi iOs o Android.

Una volta strutturato il documento digitale i cedenti/prestatori possono trasmettere il documento digitale al SdI tramite diverse diverse modalità:

  • Procedura web e App (di cui sopra);
  • Pec, ovvero la posta elettronica certificata – inviando il file della fattura come allegato del messaggio all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it;
  • Canale telematico (Ftp o Web Service) preventivamente attivato con il Sistema di Interscambio;

Terminati i controlli necessari (verifica dei dati obbligatori a fini fiscali, dell’indirizzo Pec e della partita Iva del cedente/prestatore e della partita Iva/Codice fiscale del cessionario/committente), il SdI, successivamente, recapita il file ai destinatari tramite posta elettronica certificata o, previo accreditamento tramite canale telematico (Ftp o Web Service).

Fatturazione elettronica

Il trattamento dati avviene secondo i principi di liceità, trasparenza e correttezza nonché di necessità, pertinenza e non eccedenza e la sicurezza della consultazione degli archivi viene garantita da misure che prevedono un sistema di profilazione, identificazione, autenticazione e autorizzazione dei soggetti abilitati alla consultazione, di tracciatura degli accessi effettuati, con indicazione dei tempi e della tipologia delle operazioni svolte nonché di conservazione delle copie di sicurezza.

Le tappe

Il percorso che ha portato la fatturazione elettronica a diventare strumento fondamentale ed imprescindibile anche per le operazioni b2b e b2c si è caratterizzato per tappe ben precise:

  1. Giugno 2014: lo strumento diventa obbligatorio per Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale;
  2. Marzo 2015: l’obbligo viene esteso anche nei confronti di tutte le amministrazioni pubbliche (anche locali);
  3. Gennaio 2017: il Sistema di Interscambio gestisce anche le fatture tra privati;
  4. Gennaio 2019: la fatturazione elettronica diviene obbligatoria sia per le operazioni tra i titolari di partita IVA (esclusi, almeno per il momento, coloro i quali sono soggetti al “regime di vantaggio” e a quello forfettario) residenti, stabiliti o identificati in Italia sia per quelle che vede coinvolti soggetti privi di partita (anche se in quest’ultimo caso, ai clienti andrà consegnata una copia cartacea/Pdf)

Obiettivi

L’adozione di questa procedura si basa sull’obiettivo di contrastare frodi ed evasione fiscale; nei primi due mesi del 2019, la fatturazione elettronica ha permesso all’Agenzia delle Entrate di contrastare truffe tributarie (falsi crediti Iva) per circa 688 milioni di euro. Tuttavia, si possono riscontrare anche benefici economici dal suo utilizzo.

Infatti, la dematerializzazione del documento fiscale lungo tutto il suo ciclo di vita consente di ottenere risparmi legati ai minor costi sostenuti per la stampa, la spedizione e la conservazione: tra i servizi dell’Agenzia delle Entrate, a cui i cedenti/prestatori e i concessionari/committenti possono usufruire, infatti, vi è anche quello della Conservazione che permette l’archiviazione automatica di tutte le fatture emesse e ricevute dall’utente con la possibilità di consultarle.

I numeri

La crescente importanza della fattura elettronica si riscontra anche dai numeri del Sistema di Interscambio diffusi dall’Agenzia delle Entrate.

Nel 2018, il SdI ha gestito circa 13 milioni di fatture in più rispetto al 2017, arrivando ad amministrare nell’anno circa 44 milioni di documenti digitali. L’aumento registrato è stato dovuto quasi esclusivamente dalle operazioni effettuate da privati (12,7 milioni) mentre le fatture destinate alla Pubblica Amministrazione sono rimaste praticamente inalterate passando da circa 30 milioni a circa 31 milioni.

L’aumento delle fatture gestite ha comportato anche una conseguente crescita dei file scartati dal sistema che, in media, nel 2018 si sono attestati sul 6% del totale.

In particolare, gli scarti inerenti le fatture destinate alla Pubblica Amministrazione sono riconducibili prevalentemente all’errore di Fattura duplicata mentre quelle destinate ai privati vengono scartate soprattutto per errori riconducibili a File non conforme al formato, Codice fiscale non valido e Fattura duplicata.

Tuttavia, dal 2017 all’anno scorso si è comunque assistito alla riduzione dei file fattura scaricati dal SdI prima di identificare il destinatario; tra le motivazioni principali:

  • Nome file non valido
  • File non integro (firma non valida)
  • File non conforme al formato
  • File/Archivio vuoto o corrotto
  • Certificato non valido

Infine, nei mesi di gennaio e febbraio 2019 il Sistema di Interscambio ha gestito 350 milioni di e-fatture con una percentuale del circa 4%.

Infografica Fatturazione elettronica

Nonostante la diffusione che la sta caratterizzando, la fatturazione elettronica sta incontrando delle resistenze a causa di scetticismi e perplessità da parte dei professionisti.

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