L’utilizzo obbligato del lavoro da remoto durante l’emergenza sanitaria ha innescato importanti cambiamenti sulle modalità lavorative anche nel medio e lungo termine. Ed il lavoro del futuro, per questo, probabilmente prevederà un mix fluido di collaborazione digitale, presenza fisica in ufficio e meeting reali e virtuali. L’ultima edizione del Work Trend Index di Microsoft prova a fotografare aspettative ed evidenze al riguardo, con particolare attenzione anche a come il lavoro remoto influisce sulla gestione del tempo e sulle capacità di adattamento delle persone.
Lo studio, condotta a livello globale da Harris Poll alla fine di maggio, ha coinvolto oltre 2.000 persone attive da remoto in 6 Paesi (350 le persone in Italia), e comprende le evidenze di oltre trenta progetti di ricerca vòlti a comprendere a fondo l’esperienza dei lavoratori da remoto raccolte attraverso survey, analisi, focus group e studi sul cervello umano.
Due le evidenze quantitative di immediato riscontro. Circa l’89% dei manager si aspetta policy flessibili riguardo al lavoro da remoto anche dopo questo periodo e dopo la fase di ripartenza, mentre il 72% di manager e dipendenti vorrebbe continuare a lavorare da casa almeno per parte del tempo lavorativo settimanale. Di sicuro gli uffici fisici non scompariranno, e sarà interessante cercare di capire quali realtà, e come, sapranno trovare il mix fluido tra incontri fisici e collaborazione da remoto. In Italia per esempio addirittura l’89% si attende policy più propense al lavoro agile nella fase post-pandemica.
La pandemia sembra quindi aver cambiato la cultura del lavoro in modo importante. Con una serie di implicazioni però. Per esempio, oltre la metà dei lavoratori/genitori intervistati (54% a livello globale) ha valutato difficile bilanciare le esigenze personali mentre lavorava da casa, una percentuale in controtendenza rispetto all’Italia dove il 66% invece afferma di aver gestito senza difficoltà questo bilanciamento. Work Trend Index fotografa inoltre anche differenze sensibili a seconda delle generazioni con millenial e generazione Z (rispettivamente per il 65% ed il 67%) che si sono adattati meglio nel trovare un equilibrio tra lavoro e responsabilità personali. Questo però in Italia, non a livello globale, come mostra anche l’infografica qui di seguito.
Tendono poi a scomparire i confini della giornata lavorativa tipica (9-18). A vedere i trend di utilizzo di Teams infatti sembra che le persone siano più attive la mattina e la sera, ma anche nei weekend, con un incremento delle chat tra il 15% ed il 23% nella prima fascia oraria del mattino (8-9 e tra le 18 e le 20), ed addirittura del 200% nei weekend.
Lo studio propone rilievi interessanti anche riguardo altri aspetti, come per esempio, quello relazionale e di interazione. A livello globale, circa il 60% dei lavoratori si sente meno connesso ai propri colleghi; il 65%, non avendo uno studio in cui lavorare, fatica per le distrazioni, i problemi di connessione e la mancanza di ambienti ergonomici. Da una parte il futuro del lavoro sembra quindi tendere a diventare più agile di quanto sia mai stato finora, è altrettanto vero però che le sedi fisiche con i loro vantaggi in termini ergonomia e relazione continuano ad rivestire un ruolo importante.
La fatica dei video-meeting
Le riunioni da remoto, per certi aspetti, non sono meno faticose di quelle reali, anzi. E’ un aspetto interessante approfondito dalla ricerca, che evidenzia come collaborare da remoto richieda a livello cognitivo una serie importanti di sforzi, che vicinanza e interazione fisica mitigherebbero. Allo stesso tempo, sembra che anche tornare a collaborare in presenza richiederà un ulteriore sforzo di riadattamento. Non mancherà insomma di dover affrontare una serie di nuove sfide.
All’interno di Work Trend Index un’analisi sulle onde celebrali dimostra che la fatica percepita a causa delle riunioni da remoto ha un’effettiva giustificazione reale. Lo studio dei marcatori per esempio indica i video-meeting come più stressanti rispetto alla gestione della posta elettronica e come gli elevati livelli di concentrazione richiesta portino all’insorgere dei primi segnali di fatica già dopo 30/40 minuti, fino a percepire lo stress appena dopo un paio di ore se gli eventi sono continuati. La minor disponibilità di segnali paraverbali, la condivisione dello schermo (con l’impossibilità spesso di visualizzare tutte e bene le persone) e il bisogno di concentrarsi sui display per ritenere le informazioni rilevanti sarebbero tra le cause che portano a consigliare di fare pause regolari e limitare la durata dei meeting a 30 minuti.
Come cambia Microsoft Teams
Microsoft ha sfruttato le evidenze dello studio per pensare e sviluppare nuove funzionalità per la sua piattaforma di collaboration, Microsoft Teams, in modo da aiutare le persone a fruire di relazioni più dirette e a ridurre la fatica dei meeting. Proprio a partire dagli ultimi rilievi della ricerca, per esempio, la nuova modalità di visualizzazione Together Mode, sulla base dell’analisi dei sistemi di AI permette di posizionare i partecipanti ai meeting su un background condiviso, per offrire il senso di prossimità, e la percezione di essere effettivamente seduti nella stessa sala riunioni.
Spiega Luba Manolova, direttore della divisione Microsoft 365 di Microsoft Italia: “La nuova modalità Together mode è stata testata attraverso bio-sensori ed è risultata meno faticosa per il cervello umano. Anche la visualizzazione Dynamic View è stata creata a tal fine e permette alle persone di ottimizzare video e contenuti sullo schermo nel modo a loro più congeniale e secondo il fluire dei meeting”.
Per quanto riguarda invece l’ottimizzazione del tempo di lavoro sarà particolarmente interessante vedere gli sviluppo delle funzioni di sottotitolazione live e di trascrizione con la possibilità di attribuzione ad uno specifico relatore.
A partire da quest’anno le trascrizioni in tempo reale dovrebbero offrire all’utente un’opportunità in più di stare al passo con la conversazione e al termine della conferenza saranno salvate automaticamente all’interno del meeting. Da verificare sul campo anche la disponibilità dalle prossime settimane degli strumenti per verificare il sentiment del team durante le riunioni, possibilità che sarà offerta attraverso l’installazione dell’estensione Reflect da Github e quindi la proposizione da parte del team manager di domande di verifica suggerite dal software o personalizzate in base alle proprie esigenze.
Più strettamente tecnici e pratici altri “upgrade” che riguardano la modalità di visualizzazione dei file condivisi (e di mostrare un contenuto a lato solo ad alcuni partecipanti), appunto con Dynamic View, la regolazione della luminosità e della messa a fuoco della fotocamera, l’utilizzo di emoji in reazione agli interventi, la possibilità di visualizzare gli scambi tra gli utenti in chat per rendere più centrale questo tipo di scambio conversazionale.
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