Microsoft 365, fino a poco tempo fa conosciuto con il nome Microsoft Office 365, conta nel mondo centinaia di milioni di utenti che sfruttano i vantaggi offerti dalla suite di produttività basata su soluzioni e servizi aziendali in cloud, con tutti i vantaggi che ne derivano, a partire dalla possibilità di sfruttare ed interagire con le informazioni ovunque, da qualsiasi dispositivo, potendo contare sull’allineamento in tempo reale delle informazioni, basta pensare a SharePoint, Exchange Online (la versione hosted di Exchange Server, per la posta elettronica) e OneDrive Business. L’adozione di Microsoft 365 continua a crescere a doppia cifra negli anni perché di fatto solleva le aziende da una serie di impegni a partire, per esempio, dalla gestione on-premise dei server di posta e delle risorse di archiviazione.

Da una parte Microsoft assicura l’efficienza del servizio in cloud, la sua disponibilità, ma dall’altra bisogna ricordare che spetta sempre al personale IT dell’azienda la protezione dei dati, anche quando sono in cloud, garantendo la possibilità di recuperarli quando necessario e renderli disponibili e accessibili, all’occorrenza ovunque si trovino. I motivi sono diversi.

Per esempio, è opportuno disporre dei backup degli archivi di posta per esigenze interne, ma anche per ragioni legali e di compliance. Al riguardo, è vero che Exchange Online viene fornito con alcune opzioni di conservazione dei dati, ma queste opzioni hanno una flessibilità limitata, alcune non si adattano alle specifiche richieste dalle diverse realtà, oppure semplicemente determinate opzioni avanzate possono essere difficili da utilizzare.

Bisogna poi tenere presente, per esempio, che Microsoft limita nel tempo la conservazione delle informazioni delle caselle di posta cancellate (non vengono conservate oltre i 30 giorni) e i servizi online di Microsoft pongono altre limitazioni, per esempio per quanto riguarda le possibilità di ripristino degli elementi cancellati (tra i 14 e i 30 giorni per impostazione predefinita).

E’ facile quindi intuire quanto sia importante invece poter conservare on-premise le informazioni, personalizzare a fondo le policy di conservazione, per esempio anche in caso di controversie e ancora poter recuperare specifiche informazioni nel tempo nel modo più agile possibile.

Per soddisfare questi bisogni serve una soluzione di backup più flessibile e semplice che permetta il recupero dei dati in modo agile, in tempi ragionevoli, nel pieno rispetto delle normative e delle regole di conformità nel trattamento delle informazioni. Sono esigenze queste espresse sul campo anche dalla forza lavoro.

Quante volte per esempio capita di archiviare le informazioni meno recenti e poi non riuscire ad accedervi proprio quando sarebbe importante farlo velocemente? Oppure basta pensare a quando si cancella per errore un messaggio, o una serie di messaggi o un’intera cartella, o si subisce un attacco informatico. Tutti si aspettano sempre di poter ripristinare la situazione precedente e poter tornare a lavorare in breve tempo. Non abbiamo fatto l’esempio dell’attacco alla sicurezza a caso: Microsoft 365 ed in particolare Exchange Online sono soluzioni di riferimento molto diffuse e come tali al centro dell’attenzione del cybercrime.

Gartner in proposito riferisce un incremento del 700% degli attacchi di ransomware negli ultimi anni e la crescente popolarità di Exchange Online ne fa un bersaglio interessante per le campagne ransomware. Se l’architettura Microsoft 365 offre la ridondanza dei dati necessari per assicurare resilienza al servizio è chiaro che la protezione contro la cancellazione accidentale o dolosa, e la conservazione nel tempo preferito non possono soddisfare ogni specifica esigenza.

Cohesity - Un esempio delle possibilità di recupero granulare
Cohesity – Un esempio delle possibilità di recupero granulare

Disporre di un piano per riportare i dati della casella di posta elettronica di Exchange Online a uno stato noto e, se necessario, anche solo per recuperare un singolo messaggio, oltre ad essere di fatto mandatorio in una serie di contesti, rappresenta una scelta intelligente anche in termini di risparmio di tempo e risorse.

Potremmo anche aggiungere che, dal punto di vista strategico, è una buona idea sì sfruttare cloud e servizi online, ma anche assicurarsi la disponibilità del dato su un’altra infrastruttura. Sarà una scelta ideale per esempio anche nei casi in cui l’azienda per qualsiasi ragione viene acquisita, oppure è necessario migrare anche le informazioni su caselle di posta “spente”.  

L’approccio corretto può prevedere l’adozione di una soluzione di backup e recovery – non solo in grado di recuperare un set di dati, ma anche i singoli messaggi – che sia webscale e end-to-end – per proteggere dati e informazioni sia nel data center come in cloud. Deve essere una soluzione per un recupero facile, granulare, e istantaneo che sia utilizzabile senza gateway cloud bolt-on e interfacce utente multiple che incrementano la difficoltà del recupero.

Il team beneficerà del recupero rapido dei dati non solo della casella di posta elettronica, ma anche per esempio delle risorse SharePoint, dei file su OneDrive Business, ed eventualmente anche di Azure Active Directory con un’esperienza utente migliorata e la possibilità per i dipendenti di tornare al lavoro nel minor tempo possibile. Per i responsabili IT una soluzione di questo tipo rappresenterà uno strumento importante anche per la business continuity e la compliance. In un contributo dedicato mettiamo a fuoco la proposta di Cohesity in questo ambito.

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