Studio Chiomenti: la digitalizzazione per rivoluzionare la gestione dei servizi legali
Con oltre 70 anni di storia, lo Studio Chiomenti – fondato a Roma nel 1948 – è un punto di riferimento nel mercato dei servizi legali, potendo vantare tra i propri clienti i più grandi gruppi industriali e finanziari italiani ed esteri. Oggi lo Studio è composto da 300 professionisti e opera attraverso le sedi italiane di Roma e Milano e quelle estere di New York, Londra, Bruxelles, Pechino, Shanghai e Hong Kong.
Una realtà dalle radici solide e con un passato importante, dunque, ma con lo sguardo sempre rivolto al futuro. Per questo, circa sei anni fa, lo Studio decise di intraprendere un percorso finalizzato alla trasformazione dell’IT e alla digitalizzazione di diversi processi, soprattutto documentali.
Quotidianamente, infatti, lo Studio doveva confrontarsi con le inefficienze tipiche delle lunghe e complesse procedure burocratiche. “Il processo di gestione dei documenti – racconta Davide Albanese, IT Director di Studio Chiomenti – coinvolgeva molti soggetti all’interno dello Studio: il professionista, per quanto riguarda la predisposizione dei documenti; l’assistente, per la collazione del fascicolo, e il tribunalista, incaricato del deposito o del ritiro della documentazione in cancelleria, oltre che del pagamento delle relative spese, della raccolta e conservazione delle ricevute e di tutte le altre incombenze”. In aggiunta allo spreco di tempo e denaro che tale procedura comportava, vi era anche un grave rischio di errori nelle fasi di un processo in gran parte amanuense.
“Con la digitalizzazione puntavamo a eliminare tutte queste problematiche” – spiega Albanese. “In particolare, avevamo l’obiettivo di rendere più facile e veloce il lavoro dei professionisti creando, in questo modo, valore aggiunto anche per i nostri clienti”.
La firma digitale: la chiave per eliminare le complessità
Fu avviata un’accurata ricerca del partner più adatto ad affiancare lo Studio in questo importante processo di cambiamento. “Decidemmo di affidarci ad InfoCert, convinti sia dall’evidente posizione di leadership che ricopriva sul mercato, sia dai giudizi positivi raccolti da altre realtà che già si avvalevano dei suoi servizi”.
Il passaggio fondamentale della collaborazione con InfoCert fu l’adozione della firma digitale – il principale abilitatore della digital transformation dei processi aziendali – di cui vennero dotati i professionisti dello Studio. “Inizialmente registrammo qualche difficoltà, come sempre accade con l’introduzione di una novità. Tuttavia, anche grazie ai corsi organizzati con l’aiuto di InfoCert, la curva di apprendimento fu piuttosto rapida”, spiega Albanese.
La firma digitale di InfoCert cominciò da allora a essere utilizzata per la sottoscrizione con pieno valore legale di numerosi documenti gestiti quotidianamente dallo Studio Chiomenti. “In media, parliamo oggi di un centinaio di documenti al giorno relativi a pratiche fiscali o a contenziosi giudiziali, del lavoro o amministrativi”, precisa Albanese.
Una volta firmati digitalmente, i documenti e le pratiche vengono depositati online presso le corti nell’ambito del processo telematico, consentendo una gestione completamente paperless. “La firma digitale, inoltre, viene utilizzata anche per sottoscrivere documenti da trasferire via PEC alla Pubblica Amministrazione – ad esempio in risposta a bandi di gara – oppure a fornitori, come compagnie di assicurazioni”.
Non solo la firma. Studio Chiomenti ha anche adottato la soluzione InfoCert di marcatura temporale, in modo da beneficiare della gestione completamente digitalizzata anche di numerosi documenti finali di operazioni straordinarie – quali, ad esempio, contratti o verbali di assemblee – per i quali è frequentemente richiesta, appunto, la validazione temporale.
Una collaborazione vincente e proiettata al futuro
“Con InfoCert abbiamo rivoluzionato diversi processi fondamentali e siamo stati in grado di sviluppare una user experience pratica, comoda, veloce e soprattutto sicura”, afferma Albanese.
In precedenza, la gestione di ogni pratica richiedeva, nelle sedi di Milano e Roma, l’impegno full time di quattro risorse operative. “Con l’uso delle soluzioni InfoCert abbiamo beneficiato di un risparmio di tempo che stimiamo pari a circa il 50%. Soprattutto, la digitalizzazione dei processi ci ha consentito di semplificare la gestione operativa garantendo una migliore e maggiore supervisione delle fasi da parte dei professionisti. Essi, inoltre, riescono ad essere quasi completamente autosufficienti e, quindi, più efficienti e flessibili”.
Questi benefici si sono manifestati in tutta la loro portata anche e soprattutto durante il lockdown imposto dalla necessità di contenere l’emergenza sanitaria COVID-19. “Anche in regime di smart working, l’utilizzo delle soluzioni InfoCert da parte dei nostri professionisti ha garantito la normale e continua operatività per tutti gli aspetti connessi alla gestione documentale”.
Firma digitale e marcatura temporale sono utilizzate anche presso le sedi estere di Studio Chiomenti, alle quali sono erogate centralmente attraverso gli shared service centres italiani.
“InfoCert – conclude Albanese – ci ha permesso di raggiungere un duplice obiettivo: da un lato, ci ha supportati nella digitalizzazione di processi ben precisi e, dall’altro, ci ha offerto una visione dei servizi ancora da sviluppare per continuare il nostro percorso di trasformazione digitale. Ora il Processo Civile Telematico non è più un ostacolo, anzi”.
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