Una buona gestione delle spese è oggi cruciale per le aziende, ma richiede l’implementazione di soluzioni automatizzate in grado di fornire una visibilità completa sulle uscite per ottimizzare i processi interni. Soldo opera sul mercato per supportare le imprese in questo passo strategico, come racconta in questa intervista Barbara Parmigiani, Manager Regional Marketing, Italy di Soldo, affrontando il tema sia dal punto di vista del dipendente che del reparto amministrativo dell’azienda, verso soluzioni ottimali per entrambi.
“A chi non è mai capitato di chiedere al proprio manager l’autorizzazione e uno strumento di pagamento adeguato per acquistare attrezzatura per l’ufficio, un corso di formazione o un viaggio di lavoro?” Esordisce così Parmigiani definendo come la tecnologia Soldo possa semplificare la quotidianità del dipendente rendendo le spese user-friendly -. In azienda la gestione delle spese aziendali è da sempre un’attività lunga e manuale, nonché frequente fonte di conflitto tra dipendenti e amministrazione ed è diventata ancora più complessa in un contesto di organizzazione del lavoro ibrido, tra presenza in ufficio e smart working. La nostra tecnologia aiuta ad automatizzare questi processi, tramite l’ausilio di carte aziendali, di una web app e di una piattaforma di gestione delle spese aziendali. Oltre alle spese di viaggio dei dipendenti, Soldo permette alle aziende di gestire in modo facile e sicuro le inserzioni online, gli abbonamenti, gli acquisti e-commerce o di materiale IT, e molto altro.
La quotidianità del dipendente ne ottiene benefici immediati – sottolinea la manager –: gestione degli acquisti in autonomia e agilità con l’autorizzazione del datore di lavoro, ore al mese risparmiate nella rendicontazione delle spese, a favore di attività a più alto valore aggiunto, con una diminuzione del carico di lavoro manuale e riduzione del rischio di errori nelle note spese. Inoltre, il dipendente evita di anticipare di tasca propria le spese di lavoro e di attendere poi la fine del mese per ottenere un rimborso; in tempo reale può controllare le spese effettuate con l’app sul telefonino, caricare scontrini e ricevute, classificare la tipologia di spesa.
Le piattaforme di gestione delle spese affrontano e risolvono questi problemi. Di conseguenza, anche i reparti finanziari e amministrativi possono concentrarsi su attività più importanti, come l’analisi dei dati e le strategie aziendali, mantenendo un controllo completo ed in tempo reale sulle spese aziendali e sul budget”.
Quanto conta oggi per le imprese disporre di strumenti digitali adeguati sul fronte della gestione delle spese.
“La trasformazione digitale è senza dubbio la strada da seguire, non soltanto per superare la recessione economica, ma per acquisire un vantaggio competitivo – prosegue Parmigiani –. Tante aziende stanno digitalizzando la supply chain, la produzione, le vendite, il marketing e altre attività: ma troppo spesso lasciano che la gestione e l’amministrazione delle spese, aspetto cruciale del business, sia ancora manuale.
Consolidare i dati di spesa è molto dispendioso in termini di risorse e di tempo con i dipendenti costretti a collezionare scontrini e i reparti amministrativi a riconciliare le spese a fine mese. La nostra soluzione di gestione automatizzata delle spese aziendali elimina una serie di attività manuali legate a sistemi di gestione obsoleti e soggetti a errori, come la compilazione di note spese e la verifica manuale di ciascuna transazione da parte del personale amministrativo.
Il risultato? Maggiore visibilità, nessun sforamento del budget e un controllo completo sulle uscite dell’azienda.
Inoltre, molte aziende utilizzano ancora il contante per le piccole spese occasionali: acquisto di materiali, abbigliamento da lavoro, cancelleria, pranzi. Il contante è una soluzione apparentemente adatta per coprire le spese di basso importo, ma il suo utilizzo è costoso, rischioso e dispendioso in termini di tempo. A tutto questo si aggiunge la difficoltà di controllare manualmente ogni singolo acquisto e il rischio che le ricevute vadano perdute.
Le carte di pagamento Soldo sono una soluzione flessibile per la gestione del fondo cassa, che permette di spendere il denaro aziendale a disposizione di ciascuna carta, eliminando così la necessità di utilizzare monete e banconote: ogni spesa rispetta la policy di spesa aziendale e i dati relativi alla transazione sono registrati all’interno della piattaforma. Il modo più semplice ed efficiente per mantenere il controllo sulle spese”.
Di recente Soldo ha commissionato ad Ipsos una ricerca sui costi di impresa in questo periodi di crisi. Qual è il principale messaggio che se ne trae leggendola.
“I risultati sono molto sorprendenti – afferma la manager –: per citare qualche dato emerso, oltre due terzi dei lavoratori utilizzano la propria liquidità per le spese dell’azienda. E, per via dell’attesa del rimborso che in alcuni casi può durare anche più di un mese, il 61% degli intervistati sì è detto scontento nell’anticipare denaro.
La digitalizzazione passa anche da qui: il 56% ritiene che il rimborso spese dovrebbe essere sostituito da un sistema di carte aziendali, che eliminerebbe scartoffie, lunghe attese e, soprattutto, il ricorso come dicevamo alla liquidità personale.
Sullo sfondo dell’attuale aumento del costo della vita e dell’impennata dei prezzi che ha colpito diversi settori, il report analizza in profondità il modo in cui l’anticipo delle spese aziendali e la compilazione di una nota spese per ricevere un rimborso a fine mese abbia un impatto sensibile non soltanto sulle finanze, ma anche sul benessere dei dipendenti.
Sotto la voce di spese anticipate ci sono quelle di trasferta, per l’acquisto di attrezzature e altri materiali, costi non preventivati per riparazioni, sanzioni stradali e altro: spese preventivate e sempre più spesso spese impreviste ma insieme necessarie. Cosa non funziona in questo processo? Nonostante le previsioni riducano le proiezioni per l’inflazione, siamo ancora in un periodo caratterizzato da caro bollette e un sensibile aumento del costo della vita e questo impatta negativamente le finanze personali di molti lavoratori, trasformando l’anticipo delle spese in una richiesta spesso difficile da soddisfare.
Molti dipendenti, tra i 400 intervistati, dichiarano senza giri di parole che il proprio reparto amministrativo non faccia abbastanza per migliorare la situazione rimborsi e tutti sono chiarissimi sulle loro necessità: vogliono meno burocrazia, più trasparenza e più equità. Il 18% degli intervistati auspica addirittura una revisione radicale della gestione delle spese in azienda”.
Puntando sul marketing come leva del cambiamento, quali sono le strategie che Soldo mette al servizio dei partner per spiegare alle aziende l’importanza di una buona gestione delle spese aziendali.
“Soldo, come tante grandi aziende, mette a disposizione un programma, che si chiama Partner Business Supporter, che prevede anche il coinvolgimento dei partner in attività di marketing congiunte, volte a facilitare la collaborazione tra le aziende ed aiutarle a sviluppare il loro business.
L’Italia è precursore, in quanto ha avuto per prima una persona dedicata allo sviluppo dell’ecosistema dei partner, Ruggero Raimondi, il nostro Partner Account Manager. I nostri potenziali partner sono system integrator, sviluppatori, aziende che hanno soluzioni che si integrano perfettamente con Soldo.
Da tempo abbiamo una forte partnership con Zucchetti, in particolare con ZTravel e, più recentemente, abbiamo sviluppato un’integrazione con le piattaforme di SAP Concur e Doxinet. Andiamo insieme dai clienti a portare innovazione e collaboriamo attivamente allo sviluppo delle opportunità sul mercato. Il programma prevede anche la possibilità di usufruire di incentivi per svolgere attività di marketing congiunte, quali eventi, webinar, campagne di digital marketing”.
Quanto Soldo fa leva su momenti di incontro, fiere, eventi, kick-off, o altre iniziative specifiche per rafforzare l’ecosistema dei clienti.
“In Soldo Italia abbiamo costruito un team di marketing dedicato, di cui sono responsabile – spiega Parmigiani –, che si occupa, in collaborazione con le funzioni di marketing operation e di performance marketing, di organizzare e gestire tutte le attività di marketing e di comunicazione sul mercato italiano, sia volte alla demand generation che alla fidelizzazione dei clienti. Siamo davvero dei partner per i nostri clienti: organizziamo eventi executive per audience selezionate, webinar, e partecipiamo a diversi happening organizzati a livello nazionale per il mondo finance e amministrativo.
Verso l’ecosistema dei nostri clienti sono in via di definizione alcune attività volte a rafforzare la collaborazione con Soldo; in particolare, a luglio, verrà lanciato un nuovo programma di advocacy che sarà proposto ai nostri clienti, con la finalità di coinvolgerli in attività congiunte, tra cui webinar, survey e conversazioni con gli analisti e attività con la stampa”, conclude Parmigiani.
Per saperne di più scarica il Whitepaper: Crisi dei costi d’impresa: è il momento di ripensare la gestione delle spese
Leggi tutti gli approfondimenti della Room Gestione automatizzata delle spese aziendali by Soldo
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