Per le Utilities il momento attuale è particolarmente sfidante. Da una parte sono chiamate a mettere in campo progetti di trasformazione digitale per indirizzare le esigenze di sostenibilità ed efficienza, dall’altro questo comporta sviluppare prodotti e servizi anche nell’ottica di operare come ecosistemi integrati in tutti i loro comparti. Significa, appunto, eliminare le inefficienze, per poter affrontare e prepararsi al 2023 anno in cui è fissato il termine del mercato regolato dell’energia. E’ evidente come, in una fase come come quella attuale, ben evidenziata anche dai rilievi delle ricerche di NetConsulting cube, l’idea di approdare ad uno scenario davvero data driven sia, di fatto, mandatorio.
Ripensare i processi, ottimizzarli facendo leva sul digitale, sfruttare appieno le potenzialità non solo le tecnologie già consolidate, ma abbracciare anche i vantaggi offerti da quelle emergenti, sono tra i primi passaggi da affrontare per migliorare l’operatività quotidiana di queste realtà. Riconoscere la centralità del dato, e approdare ad una gestione ottimizzata di ogni tipologia di dati, per questi motivi sono tra i primi passi da compiere, anche per offrire ai propri clienti servizi tempestivi ed efficaci. Vale anche per quanto riguarda la complessità di tutte le procedure di billing, pagamento, riconciliazione dei flussi e dei riscontri di cassa.
E’ questo un ambito in cui negli anni si è elevato il livello delle complessità da gestire spesso affrontato utilizzando solo gli strumenti digitali che “si sono sempre utilizzati” ma perdendo, proprio per questo, in efficienza. Si pensi al moltiplicarsi dei canali di pagamento disponibili (bonifici, bollettini, ma anche nuovi servizi offerti dalle app, etc.), all’altissimo numero di record nei database dei sistemi Erp aziendali che dialogano con quelli delle banche (anche in relazione a procedure di fatturazione necessariamente frequenti, come quelle delle Utilities), alla varietà tout court dei sistemi coinvolti nei processi. Le Utilities in tanti casi per “riconciliare” le informazioni di pagamento fanno ancora ricorso al lavoro manuale delle risorse disponibili, ma questo implica rallentamenti, errori, tempi dilatati e soprattutto costi elevati, senza di fatto ricavarne dei vantaggi.
Piteco IDM
Proprio in questo ambito Piteco si propone come soluzione per gestire in maniera automatica tutte le funzioni di tesoreria aziendale, operando come “intermediario intelligente” tra i sistemi Erp aziendali e quelli bancari. La soluzione, modulare, per automatizzare in modo specifico ed ottimale ogni funzione specifica dell’area finance, si basa su quattro pilastri chiave e si propone come una vera e propria Integrated Treasury Platform. Essi sono Piteco EVO 5 per Cash Management, Treasury, Supply Chain, Working Capital, Trade Finance & Financial Planning; Piteco CBC (Corporate Banking Communication) per la gestione dei workflow autorizzativi nell’ambito dei pagamenti digitali; Myrios FM per il Financial Risk Management (la gestione degli investimenti in ambito corporate e banche) e Piteco IDM (Intelligent Data Matching evoluto grazie alla valorizzazione delle tecnologie di EveryMake, acquisita da Piteco nel 2020) per attivare le potenzialità della semantica e quindi l’Intelligent Data Matching proprio su transazioni e billing.
E’ proprio questo ultimo (Piteco IDM) un pilastro di particolare interesse per le problematiche che le Utilities devono affrontare tutti i giorni. Le capacità della soluzione, nell’ambito del big data matching, automatizzano infatti i processi favorendo il corretto abbinamento dei dati eterogenei da fonti diverse. Il matching tra il dato originario (per esempio di un bollettino o di una fattura) e l’effettivo suo pagamento consente di fatto di ricostruire in modo automatizzato la transazione nel suo complesso semplificandone la gestione (fino al 95% è la capacità di abbinamento automatico), riducendo le attività manuali di riconoscimento e validazione del dato (fino all’80%) ed il lavoro a valle dei flussi di pagamento che devono essere riconciliati e verificati.
In questo modo si accelerano le attività di riconciliazione e cash collection, ma si beneficia anche di strumenti di reporting puntuali ed efficaci a supporto delle decisioni. Nel contesto in cui operano le Utilities, Piteco IDM agisce quindi come vero e proprio sistema di gestione unica degli Incassi, intermediando e risolvendo la complessità legata alla molteplicità dei canali di incasso e dei sistemi di billing.
Come funziona Piteco IDM
Il primo compito di Piteco Idm è quello di ricevere le informazioni, riconoscerle e renderle omogenee attraverso l’attività intelligente di analisi semantica da eseguire sui campi testo e numerici dei documenti di pagamento che sono spesso destrutturati (si pensi ai diversi campi dei bollettini e dei bonifici e ai loro codici). Attraverso le procedure di trasformazione e normalizzazione necessarie ma automatizzate vengono poi abbinate le informazioni ricavate in modo che siano “restituibili” correttamente decifrate secondo i bisogni dei sistemi riceventi delle Utilities (tra cui gli Erp).
Piteco IDM è però poi anche in grado adattarsi ad ogni progetto di automazione dei successivi processi amministrativi, di concerto con le altre soluzioni Piteco. Scendendo solo di un passo più in profondità: già in fase di download dei dati dai diversi sistemi source, Piteco svolge un’attività di semantic data analysis per facilitare l’applicazione degli algoritmi di machine learning e delle logiche parametriche di abbinamento per il trattamento dinamico di flussi di dati. Questo è possibile solo attraverso i continui sforzi nello studio e implementazione delle nuove tecnologie disponibili di acquisizione ed elaborazione dei dati in modo da migliorare costantemente gli indici di efficienza aziendale. Intervengono, a questo proposito, le funzionalità di cognitive computing e autoapprendimento (basate su machine learning) e l’applicazione di algoritmi e procedure che consentono effettivamente un’automazione corretta del processo.
I vantaggi per le Utilities
Facile immaginare i vantaggi per tutte quelle aziende caratterizzate da numeriche di fatturazione e incasso molto elevate, che beneficiano dell’automazione del matching tra incassi ricevuti e crediti esigibili, ed eliminano significativamente gli interventi manuali a basso valore aggiunto. Le Utilities sono proprio tra le aziende che possono beneficiare di più della smart reconciliation. Grazie all’acquisizione della tecnologia EveryMake, Piteco IDM ha contribuito ad incrementare le best practice in una nutrita lista di società del comparto Energia, Gas e del Servizio Idrico che quindi beneficiano di funzionalità specifiche in grado di riconciliare in automatico incassi, preventivi di allaccio, piani di rientro, comunicazioni d’incasso, ecc. Ogni azienda, è chiaro, ha esigenze specifiche pur sulla base di modelli di business simili, spesso ha più sistemi di fatturazione, diversi fra loro. E’ qui che Piteco IDM offre il meglio delle sue potenzialità agendo come elemento di raccordo, come concentratore e ottimizzatore dei processi di incasso, in grado di gestire tutte le tipologie di incasso del cliente, incluse le nuove modalità di incasso online.
Tra i casi d’uso che già hanno migliorato le operation, automatizzando le procedure di riconciliazione vi sono per esempio, Iren (qui è possibile scaricare il caso d’uso specifico), ma anche Abbanoa. L’azienda aveva il problema di dover riconoscere il soggetto pagante e l’oggetto del pagamento attraverso l’analisi manuale, per ogni bonifico, e della causale di pagamento per attribuire univocamente il pagamento al cliente ed alle fatture emesse e con Piteco IDM ha potuto accelerare la riconciliazione degli incassi generati da bonifici, riconciliando in 3 mesi 2,4 milioni di partite aperte, ma ha anche migliorato sensibilmente il processo quotidiano di contabilizzazione, informatizzando la riconciliazione dei flussi di incasso ed eliminando le attività manuali a basso valore aggiunto. Abbanoa ha così risparmiato sui tempi di lavorazione richiesti dall’attività manuale per la mancanza di automatismi di analisi e causali di pagamento destrutturate e risolto i problemi dei ritardi nella gestione dell’ordinaria attività amministrativa e nella risposta alle richieste del business; ha abbattuto la probabilità di errore umano e può disporre di un allineamento di fatto real-time degli incassi. Ed interessante infine è anche il caso di Engie Italia che sfruttando il processo basato su analisi e identificazione delle parole chiave nella descrizione del bonifico, che consente di riconoscere il cliente e abbinare la fattura, ha identificato nella suite di Data Matching di Piteco il supporto informatico ideale per la difficoltà delle riconciliazioni e la successiva contabilizzazione.
Per saperne di più scarica il whitepaper: IREN, il progetto di Intelligent Data Matching
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