Nell’indicare i trend tecnologici innovativi che indirizzeranno la trasformazione aziendale nei prossimi anni, gli analisti non mancano di sottolineare, tra questi, le soluzioni di Robotic Process Automation (Rpa), ovvero l’insieme delle tecnologie che abilitano l’automazione dei processi lavorativi e che sono in grado di sfruttare software intelligenti per eseguire in automatico una serie di attività ripetitive, anche interagendo con altre applicazioni. 

Per questo, Rpa è considerata prioritaria nelle agende dei manager IT. Una serie di attività di routine e la maggior parte delle funzioni transazionali ripetitive presenti nei processi produttivi possono essere indirizzati in modo più efficace dai sistemi di questo tipo piuttosto che affidandosi a risorse umane preziose che possono essere adibite ad altri compiti.

Non solo: con l’evoluzione delle tecnologie di machine learning è possibile spingere oltre l’automazione dei processi end-to-end. Così, da una parte si assegnano a “macchine virtuali” attività di basso profilo, si incrementa la produttività dei lavoratori e si aggiunge valore alle loro competenze. Sono proprio le capacità di machine learning (ML) a espandere i confini di applicazione dell’Rpa nel contesto attuale. Oggi è possibile rendere più semplice la definizione del processo decisionale stesso di un bot, via codice, e mantenere e controllare meglio i bot una volta distribuiti.  

Si tratta di un mercato in costante crescita, secondo Gartner, la spesa Rpa è aumentata del 57% nel corso dello scorso anno, superando i 680 milioni di dollari. Secondo Market Research Future, da qui al 2023 raggiungerà il valore di oltre 2,7 miliardi di dollari, con un tasso annuo di crescita composto di poco inferiore al 30%. Nord America ed Europa, insieme, sono le aree geografiche che al momento si dimostrano già pronte, e tra i Paesi più ricettivi c’è anche l’Italia, insieme a Germania e UK.

I numeri di Grand View Research – coerenti con le nuove proiezioni Gartner – si spingono oltre per gli anni successivi e per il 2025 prevedono un mercato del valore di 3,97 miliardi di dollari, con un Cagr superiore al 31%. Questo anche perché le tecnologie si stanno indirizzando ancora di più sul miglioramento dell’esperienza della forza lavoro che sulla sostituzione delle risorse umane.

Le piccole e medie imprese riescono grazie all’Rpa a superare i limiti dimensionali aziendali, anche semplicemente per quanto riguarda l’allocazione delle risorse e muovere un significativo passo avanti per quanto riguarda lo “snellimento” delle operation. Le grandi aziende innestano una marcia superiore che permetterà di inserire intelligenza in ogni fase incrementando la qualità dei prodotti e dei servizi finali che potrà offrire, in minor tempo e ad un prezzo più basso.

Rpa - Un'applicazione in azione
Rpa – Un’applicazione in azione

Oggi non si parla più solo di soluzioni Rpa di prima generazione, quelle semplicemente di superamento degli errori umani e per indirizzare i compiti ripetitivi che non si sarebbero potuti automatizzare tramite le Api. Oggi infatti si parla di indirizzare, con Rpa, task di processi strutturati e semi strutturati, per esempio, sistemi di immissione di dati multipli, confronto di dati, elaborazione di decisioni semplici e complesse tramite motori e algoritmi, ricerca, raggruppamento e aggiornamento delle informazioni, attività di audit anche regolamentate e le attività che per diversi motivi richiedono di preservare la riservatezza dei dati.   

Come orientarsi nel mondo Rpa

La fotografia di Ovum su questo scenario aggiunge molti dettagli, perché consente a chi è interessato al mondo della Robotic Process Automation –  ma non si è ancora orientato – di poterlo fare. Le funzionalità principali da richiedere a queste soluzioni sono: architettura modulare e scalabile, sicurezza, controllo centralizzato con granulare visibilità sulle operazione dei bot, capacità di adattamento dei bot.

Non bastano però, perché prima di tutto bisogna tenere conto delle persone e riuscire a modellare l’adozione delle soluzioni a partire da uno sguardo di insieme. Serve quindi l’allineamento perfetto tra business e IT.

Parola d’ordine, scalabilità

La scalabilità, appena accennata, è una sfida da non sottovalutare, per Deloitte, solo il 4% delle imprese (dati del 2018) è riuscito a scalare oltre i 50 bot, numeri anche inferiori quelle di Ovum. I fallimenti si legano alla difficoltà di riadattare i sistemi in relazione a piccole variazioni nei processi. Per questo è importante scegliere soluzioni che permettano di “modellizzare” i processi, a partire anche da corrette valutazioni con il comparto IT, ma anche di essere pronti a scalare affinché siano sempre disponibili le risorse necessarie.

E’ importante un punto. E’ corretto considerare l’Rpa, da sola, meno efficace rispetto alle soluzioni di Bpms (Business Process Management Systems) – nella fase specifica di modellizzazione dei processi soprattutto.

Perché le due tipologie di soluzioni servono per scopi differenti. Allo stesso tempo però una soluzione Rpa può effettivamente offrire il massimo proprio in combinazione con una soluzione Bpms e portare vantaggi altrimenti non raggiungibili. Per questo, forse, il più grave errore da evitare è proprio quello di automatizzare con Rpa un processo che di per sé è già “scorretto” o obsoleto.

Robotic Process Automation secondo Micro Focus
Robotic Process Automation secondo Micro Focus

E’ facile invece incrociare con queste osservazioni i motivi per cui le specifiche di elasticità e monitoraggio delle eccezioni sono caratteristiche vincolanti per la buona riuscita di un progetto di Robotic Process Automation.

Un esempio semplice: spesso in un’applicazione, anche solo alla prima variazione dell’interfaccia utente, i sistemi di Rpa cessano di funzionare. Questo accade soprattutto nei sistemi che si basano sullo “screen scraping” ma queste tecniche mal si adattano ai moderni scenari di automazione. Da qui la giusta pretesa di soluzioni Rpa in grado di adattarsi e di rivelarsi resilienti, monitorabili e configurabili attraverso dashboard di livello in grado poi di analizzare anche le prestazioni dei bot.

Per quanto riguarda la sicurezza queste soluzioni dovrebbero operare solo del tutto integrate con le directory aziendali in modo da condividerne le policy di autenticazione. Anche in questo caso, i processi di audit sulle azioni intraprese dalle soluzioni Rpa dovrebbero permettere di “rileggere” l’operato dei bot/robot. 

Rpa, come approdare ad una corretta valutazione del Tco

Ultimo, ma non meno importante. Non è pensabile sostenere un progetto di implementazione delle soluzioni di Rpa senza una corretta valutazione dei costi. E proprio in relazione, non tanto alla complessità, quanto al livello di articolazione di queste tecnologie, la valutazione del Tco si lega a filo doppio con la validità dei Poc (Proof of Concept). Poc possibili e illuminanti in tutte le industry.

Solo per fare un esempio, possiamo immaginare Poc e progetti Rpa in grado di aiutare le aziende manifatturiere a rafforzare e rendere più fluida la loro supply chain, colmando i rallentamenti nelle attività ridondanti di quotazione, fatturazione, contabilità fornitori, contabilità clienti e nelle operazioni di contabilità generale. 

Nei progetti di Rpa la valutazione dei costi va ben oltre quella dell’implementazione di hardware e software. Incidono infatti in modo sensibile i sistemi di analisi sul corretto funzionamento dei robot, lo sviluppo e il supporto, gli aggiornamenti e l’introduzione di nuove funzionalità che si rendono necessarie.

Su queste tecnologie, i servizi per una buona implementazione possono costare anche fino a dieci volte di più rispetto alle semplici licenze software necessarie. E’ comprensibile quindi, ed è vero, che sbagliare approccio può portare a vantaggi minimi o irrisori, ma allo stesso tempo lavorare bene porterà vantaggi specifici in grado di fare la differenza. E grazie alla modularità delle piattaforme Rpa gli analisti considerano i problemi di lock-in in questo ambito decisamente bassi.

Un recente studio di Horses for Sources (HfS) e Kpmg non lascia da immaginare molto riguardo la direzione: almeno la metà delle organizzazioni in sette dei nove verticali principali pensa di effettuare investimenti significativi in Rpa entro il prossimo anno.

In uno specifico ambito come quello del rilascio del software Rpa è al centro dell’attenzione per quanto riguarda lo sviluppo low-code. I Cio lo utilizzano per allentare le pressioni in ambito DevOps, e l’Rpa offre  possibilità di automatizzare le esecuzioni sui sistemi legacy monolitici, e di operare in modo benefico in un contesto di evidente spostamento verso modelli di distribuzione software orientati sui microservizi.

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