Di fronte all’emergenza legata alla pandemia, i team IT hanno dovuto individuare rapidamente soluzioni utili ad assicurare la continuità operativa dell’azienda; tra queste quelle necessarie per garantire il lavoro remoto, che nel 2020 è diventato improvvisamente una componente della quotidianità per tanti dipendenti.
Oggi, ad inizio 2021, pur in assenza di un lockdown paragonabile a quello imposto nel marzo 2020, il remote working continua ad essere molto diffuso, ma è sempre più interpretato come una tra le modalità di “lavoro ibrido”, svolto in parte in ufficio e in parte a casa, da remoto, all’insegna della massima flessibilità.
Una recente ricerca di Ricoh Europe ha cercato di dare risposta a quale sia effettivamente l’impatto dell’introduzione del remote working sui lavoratori e sulle imprese. L’azienda ha raccolto l’opinione di 630 lavoratori impegnati in aziende europee medio-grandi, con un numero di dipendenti compreso tra 250 e 1000.
Dalla ricerca emerge la fatica dei lavoratori a mantenere il proprio livello di produttività quando lavorano da casa, per una serie di sfide e di barriere tecnologiche che ostacolano le attività.
Il 28% del campione lamenta difficoltà legate alle continue videochiamate che, se da una parte permettono di interagire con colleghi, clienti e fornitori, dall’altra fanno aumentare il carico di lavoro; il 42% riferisce che lavorare da casa richiede più ore di lavoro rispetto al lavoro in ufficio, ed il 27% segnala difficoltà nell’adottare le procedure e i processi aziendali a causa di dotazioni tecnologiche carenti. Le frustrazioni legate alla tecnologia sortiscono quindi una serie di effetti negativi, per esempio quasi un terzo (31%) del campione riferisce di sentirsi demotivato e poco coinvolto nel proprio lavoro proprio a causa delle complicazioni con cui deve spesso convivere.
Le criticità vanno anche oltre la produttività individuale: il remote working, se non adeguatamente gestito, impatta negativamente anche sui risultati di business; dalla survey Ricoh emerge che un dipendente su quattro (24%) lamenta di non disporre degli strumenti necessari per supportare i clienti, mentre il 27% non dispone degli strumenti necessari per collaborare in modo adeguato con i colleghi, cosa che impatta negativamente sulla gestione di ordini, pratiche e progetti.
Un’inefficienza nel processo di collaborazione può causare ritardi nella fatturazione o errori che compromettono la soddisfazione del cliente. Se nella fase iniziale della pandemia regnava tra le aziende un atteggiamento di reciproca comprensione di fronte alle difficoltà nel garantire la continuità delle attività aziendali, oggi lo scenario è cambiato. Visto che lo stato di emergenza è ormai entrato a far parte della quotidianità, è condivisa da molti l’opinione che le imprese debbano adattarsi alla situazione e attrezzarsi per far sì che la macchina aziendale funzioni sempre e comunque, in maniera sincronizzata, dalla mail room alla contabilità, fino all’area commerciale. “I manager IT – spiega Caroline Bright, Svp marketing di Ricoh Europe – devono riuscire a integrare tecnologie scalabili e solide infrastrutture per rendere le loro aziende profittevoli, mobili e a prova di futuro in un mondo in continua evoluzione.”
Remote working e sicurezza
Un’ulteriore criticità del remote working è la difficoltà delle aziende nel tenere in sicurezza il patrimonio informativo e, conseguentemente, il business.
L’estensione del perimetro aziendale fin dentro le case dei dipendenti ha infatti inevitabilmente alzato il livello di vulnerabilità delle aziende di fronte agli attacchi informatici che nel frattempo si sono moltiplicati.
Come sottolinea la ricerca Ricoh, nel primo trimestre 2020 in tutto il mondo si è registrato in particolare un incremento impressionante del fenomeno phishing, con email che invitavano le persone a cambiare password, ad aggiornare i protocolli di sicurezza o a leggere guide sul rientro sicuro in ufficio.
A questo si deve aggiungere che il 46% dei lavoratori utilizza in remote working la propria tecnologia (PC, tablet e telefoni), e questo espone l’azienda a enormi rischi. Se i dipendenti lavorano su propri dispositivi, diventa chiaramente difficile per i team IT garantire la protezione delle informazioni e dei dati aziendali. Il 70% degli intervistati afferma che il team IT ha provveduto, all’interno dell’azienda, ad aggiornare i processi e i sistemi di sicurezza, ma meno della metà degli intervistati ha ricevuto una formazione ad hoc per lavorare in sicurezza da remoto.
Nella sua analisi, Ricoh Europe sottolinea l’importanza di riuscire a eliminare le criticità a livello tecnologico in tutta l’organizzazione, cosa questa che può fare la differenza tra il successo e il fallimento dell’azienda. I manager IT sono dunque chiamati ad accelerare la trasformazione digitale per garantire la continuità del business e costruire un’impresa sostenibile nel lungo periodo.
È inoltre opportuno individuare soluzioni che rendano il remote working una modalità pratica e sicura per tutti, con postazioni digitali a prova di futuro, dove la facilità di utilizzo e l’elevata efficienza degli strumenti rendono l’esperienza di lavoro più piacevole e senza intoppi. “Senza dubbio l’obiettivo di molte aziende, in questo momento, è semplicemente quello di sopravvivere – commenta David Mills, Ceo di Ricoh Europe –. Questo non è però sufficiente; occorre imparare a lavorare in modo più smart e questo deve riguardare l’intera organizzazione. Se anche solo un piccolo gruppo di dipendenti riscontra difficoltà, l’impatto sull’intera azienda può essere davvero significativo. Il cammino da seguire è chiaro: è necessario rimuovere gli ostacoli che impediscono alle persone di collaborare e di applicare le procedure aziendali. Se non si affrontano fin da ora le questioni legate al lavoro da remoto, anche molti altri obiettivi a lungo termine potrebbero risentirne. Solo le imprese che considerano tutti questi aspetti riusciranno a raggiungere nuove prospettive di crescita”.
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