Quando si parla di trasformazione digitale nelle imprese italiane, il pensiero corre a settori come la manifattura avanzata o il finance. Più raramente si associa l’innovazione tecnologica a un’azienda alimentare che pure è caratterizzata da processi di ufficio complessi e articolati. E’ il caso di Parmacotto che produce un’offerta completa di prodotti della salumeria, dai salumi tradizionali per il banco taglio agli affettati pronti al consumo.
Il contesto e il bisogno
L’azienda opera all’interno di sei stabilimenti produttivi, quattro in Italia e due a Boston, e fa parte del Gruppo Granterre realtà cooperativa che coniuga capacità industriale e sapere artigianale. Grazie a un forte orientamento all’export e alla holding statunitense, Parmacotto serve oggi i mercati di Europa, Stati Uniti e Giappone e la crescita sul mercato richiede strumenti e tecnologie all’avanguardia non solo nel comparto produttivo, ma anche nella gestione delle informazioni. Ed è proprio su questo secondo fronte che Parmacotto si trova a dover affrontare un problema tanto diffuso quanto sottovalutato.
Il punto di partenza del progetto è un parco stampanti composto da trenta sistemi di marchi differenti, accumulati nel tempo senza una strategia unitaria. L’infrastruttura risulta obsoleta, disomogenea e soprattutto priva di qualsiasi soluzione di gestione documentale e di accounting. In pratica, nessuno sa con precisione quanto si stampi, chi stampa cosa, quali siano i costi reali per reparto o per sede. Le stampanti non dialogano tra loro, non esistono meccanismi di autenticazione né di controllo degli accessi, e le stampe non ritirate — con il relativo spreco di carta, toner ed energia — sono la norma piuttosto che l’eccezione. Per un’azienda con più sedi operative distribuite sul territorio — la sede principale a Marano di Parma, lo stabilimento Boschi Fratelli a Felino, i magazzini logistici — questa frammentazione si traduce in inefficienze quotidiane: tempi morti, duplicazioni, impossibilità di implementare policy di stampa coerenti, rischi legati alla protezione dei dati.
Il metodo e la scelta
In un gruppo che ha già intrapreso un percorso strutturato di sostenibilità — energia elettrica da fonti rinnovabili, packaging con materiali riciclati, adesione alla Science Based Targets initiative — il parco documentale rappresenta quindi un’anomalia, un ambito rimasto ai margini della trasformazione. La scelta di Parmacotto è allora quella di non procedere con un semplice aggiornamento tecnologico, ma di ripensare l’intera architettura documentale dell’azienda. Per farlo si rivolge a Sat Ufficio, società attiva dal 1979 nella commercializzazione e nell’assistenza di attrezzature per ufficio e business partner di Kyocera Document Solutions Italia. L’approccio di Sat Ufficio parte dall’analisi della struttura informatica aziendale per arrivare alla fornitura di sistemi hardware e software finalizzati a ottimizzare i processi e l’organizzazione interna: non si tratta, in altre parole, di vendere macchine, ma di progettare soluzioni.
Il progetto e la soluzione
Il primo intervento è il più radicale: il parco stampanti viene ridotto da trenta a dodici unità. I trenta sistemi eterogenei sono sostituiti con dodici multifunzione Kyocera Taskalfa 3554ci, dispositivi dipartimentali ad alta efficienza che integrano stampa, scansione, finitura e funzionalità avanzate di sicurezza in un’unica piattaforma. La distribuzione è riprogettata in funzione dei flussi di lavoro reali: otto sistemi nella sede di Marano — quattro negli uffici direzionali e quattro nei magazzini per la gestione logistica — due presso Boschi Fratelli a Felino e due nello stabilimento di produzione. Ma il cuore del progetto non è l’hardware: è piuttosto il livello software che trasforma dodici stampanti in un ecosistema documentale governato. Sat Ufficio implementa due soluzioni Kyocera complementari. La prima è Kyocera Fleet Services (Kfs), la piattaforma di monitoraggio remoto che consente la gestione proattiva dei consumabili: il sistema rileva autonomamente lo stato di toner e componenti e attiva le procedure di rifornimento prima che si verifichino interruzioni, eliminando i tempi morti legati alle emergenze. La seconda è Kyocera Net Manager (Knm), lo strumento che introduce nell’infrastruttura di Parmacotto ciò che prima mancava del tutto: accounting, controllo degli accessi e protezione dei dati.
Knm porta con sé un cambiamento significativo nelle pratiche quotidiane. Ogni stampa richiede ora un’autenticazione tramite Pin o badge, la crittografia protegge i dati in transito e la funzione Print & Follow trattiene i documenti in coda fino a quando l’utente non si identifica fisicamente presso il dispositivo. Questo meccanismo elimina d’un colpo il problema delle stampe non ritirate — una fonte di spreco sistematico — e garantisce la conformità al Gdpr, impedendo che documenti riservati restino esposti nel vassoio di uscita. Per il controllo dei costi, il sistema genera una reportistica dettagliata sui volumi di stampa per singolo utente e consente di impostare limiti di quota, aprendo la strada a future policy di controllo per reparto. Come spiega Matteo Caselli, Ceo di SatUfficio, “la collaborazione con Kyocera Document Solutions Italia si traduce in soluzioni di gestione documentale che vanno oltre la semplice fornitura di hardware”, perché l’obiettivo è fin dall’inizio quello di “creare un ecosistema integrato che ottimizza l’efficienza, riduce i costi e supporta concretamente l’impegno per la sostenibilità” del cliente.
I vantaggi, sostenibilità e produttività con meno costi
La dimensione ambientale del progetto va oltre la semplice riduzione del numero di macchine. I sistemi Kyocera Taskalfa scelti per Parmacotto sono dotati di materiali di consumo a lunga durata e si caratterizzano per bassi consumi energetici, un elemento che incide direttamente sul Tec (Total Energy Consumption) dell’infrastruttura documentale. A questo si aggiunge un ulteriore tassello: l’adozione di PrintReleaf, la soluzione che calcola la quantità di carta effettivamente utilizzata dall’azienda e compensa il consumo attraverso la riforestazione. Per ogni volume di carta impiegato, PrintReleaf pianta l’equivalente in alberi, traducendo un dato di consumo in un’azione ambientale misurabile e verificabile.
Per Parmacotto la scelta si inserisce nella strategia di sostenibilità già strutturata che comprende l’utilizzo di energia elettrica da fonti rinnovabili, lo sviluppo di packaging con materiali riciclati e l’adesione alla Science Based Targets initiative con obiettivi concreti di riduzione delle emissioni. Il progetto documentale, in questo quadro, chiude un cerchio: porta la coerenza ambientale anche in un ambito — quello della gestione delle informazioni — che nelle aziende resta spesso un punto cieco. Gaia Gualerzi, direttrice marketing e International Development coordinator di Parmacotto, sottolinea come “questo progetto rappresenta per Parmacotto SpA un passo concreto verso una gestione più efficiente, sicura e sostenibile dei processi interni”, evidenziando che la collaborazione con Sat Ufficio e Kyocera “ha permesso di adottare una soluzione evoluta, capace di supportare la crescita del Gruppo e di tradurre i nostri valori di responsabilità ambientale in azioni misurabili”.
Il bilancio del progetto si misura pertanto su più dimensioni. La prima è la produttività: con un parco macchine ridotto del 60% ma composto da sistemi omogenei, ad alta efficienza e governati centralmente, i dipendenti di Parmacotto hanno a disposizione un’infrastruttura documentale più veloce, più affidabile e accessibile con le stesse modalità in ogni sede. La seconda dimensione è il controllo: per la prima volta l’azienda dispone di dati granulari su chi stampa, quanto stampa e a quale costo, con la possibilità di definire policy differenziate per reparto. La terza è l’eliminazione degli sprechi — di carta, di toner, di energia, di tempo — resa possibile dalla combinazione tra il sistema di autenticazione, il monitoraggio remoto dei consumabili e la riduzione strutturale dei dispositivi.
A questi vantaggi operativi si somma la riduzione dei costi complessivi, trainata tanto dall‘abbattimento del consumo energetico quanto dalla gestione proattiva dei materiali di consumo, che elimina le urgenze e consente approvvigionamenti pianificati. Il tutto in un quadro di conformità normativa — Gdpr in primis — che prima del progetto era di fatto affidata alla buona volontà dei singoli.
Il caso Parmacotto dimostra qualcosa che vale ben oltre il perimetro dell’industria alimentare: la gestione documentale non è un tema accessorio ma un’infrastruttura critica, al pari della rete dati o del sistema gestionale. Quando viene affrontata con un approccio progettuale — analisi dei bisogni, razionalizzazione dell’hardware, implementazione di un livello software intelligente, integrazione con la strategia di sostenibilità — il ritorno si manifesta su più fronti, dalla produttività alla sicurezza, dal controllo dei costi alla reputazione ambientale. La trasformazione digitale delle imprese si gioca quindi anche sui dettagli operativi e il progetto realizzato non fa che confermare come il primo passo sia guadagnare un’effettiva governance su strumenti e processi.
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