Gli ultimi mesi hanno portato le aziende a dover ripensare le modalità operative e rivedere i processi. Tra i problemi da risolvere prima nell’immediato, e poi con una prospettiva di più lungo periodo, quello del lavoro da remoto dei dipendenti, che ha richiesto alle organizzazioni di ogni tipo di mettersi in gioco su questo tema ed approntare se non da subito una vera e propria strategia, almeno nell’immediato una tattica efficace per il digital workplace. Ne parla Andrea Giuliani, Head of Design & Delivery di Vem Sistemiche delinea lo scenario entro cui si sono mosse le aziende, gli approcci, le soluzioni messe in campo ed il ruolo di Vem nell’accompagnare i clienti in questo percorso.

“E’ importante prima di tutto un distinguo tra i mesi primi iniziali del lockdown e quelli successivi che ancora viviamo – esordisce Giuliani – . Dopo un iniziale disorientamento –  anche per la mancanza di un orizzonte temporale di riferimento – non è mancata la reazione delle aziende anche in relazione al vincolo forte della normativa”. Di fatto due sono stati gli approcci: “Alcune aziende hanno deciso di approntare lo “stretto necessario” per consentire alle persone di lavorare in previsione di un ipotetico ritorno alla “normalità“” (magari anche per la mancanza di cultura aziendale sul tema smart working) – un atteggiamento questo molto tattico ma poco strategico. Per fortuna però “non poche realtà hanno deciso di sfruttare la contingenza per porre le basi di un futuro diverso. Oggi la maggior parte delle aziende ha maturato la consapevolezza di una nuova normalità. Il lavoro in futuro non potrà più essere come lo abbiamo conosciuto fino a ieri. Le organizzazioni riconoscono quindi che è possibile lavorare in forme diverse – mentre prima semplicemente era mancato anche solo il committment per provare a farlo – e l’emergenza ha dato il boost per aiutare a percepire i vantaggi anche per il futuro del digital workplace

E’ possibile quindi organizzarsi in modo da permettere non solo a decine, ma a centinaia e anche migliaia di dipendenti il lavoro in mobilità, in un ambiente digitale fruibile, ovunque, in ogni momento, in sicurezza e con qualsiasi device. “Certo non è possibile improvvisare. Si tratta di un percorso tecnologico e culturale che richiede programmazione, e formazione alle persone, proprio nella consapevolezza sull’accesso e l’utilizzo del dato, quindi serve un approccio ragionato anche per il tema della sicurezza. Accedere con un’infrastruttura dedicata alle informazioni è comunque più sicuro che farlo come si era soliti semplicemente con lo smartphone in mobilità, entrando nella rete aziendale senza “preoccupazioni””

In questo percorso, alcune aziende hanno deciso addirittura di compiere uno switch-off completo, chiudendo contratti di locazione e affitti per le loro sedi (per intere business unit e team), e giustificando investimenti importanti per il digital workplace, con i relativi savings. E non sono poche anche le organizzazioni che hanno ampliato il perimetro di utilizzo del digital workplace sulla base di sforzi già compiuti, in modo molto naturale e fluido. Per esempio tanti clienti Citrix hanno scalato le risorse disponibili in modo molto semplice. Passando dal 3% a 40% di utenti, con l’idea di attestare la percentuale sul 25% di utenti in un orizzonte temporale più ampio.

Andrea Giuliani, Head of Design & Delivery at VEM Sistemi
Andrea Giuliani, Head of Design & Delivery, Vem Sistemi

Altre realtà avevano già iniziato progetti di digital workplace con una copertura del 5% degli utenti in smart working su diversi turni, e durante il lockdown hanno scalato questa percentuale al 25% per il 100% del tempo in smart working; ora investono per mantenere un’infrastruttura che garantisca queste possibilità anche post-Covid.

E’ possibile farlo sfruttando la suite Citrix nella sua completezza, quindi virtual desktop con Virtual Apps and Desktops, e la parte di accesso messa in sicurezza con ADC (ex NetScaler).

“Si tratta di progetti che attivati in urgenza, sfruttando il cloud per una maggiore velocità in termini di execution, stanno consentendo anche nel medio e lungo periodo di sfruttare i vantaggi del cloud come risorsa che sposa in modo ottimale le possibilità di integrazione delle soluzioni Citrixche sono ampiamente apprezzate”. L’integrazione delle soluzioni Citrix, oltre che in cloud anche con tutto il mondo Microsoft, rappresenta davvero un valore importante per le aziende. 

“La proposizione tecnologica, oggi matura, deve poi essere inserita nei percorsi delle aziende, che mostrano diversi livelli di maturità e consapevolezza, su cui bisogna ancora lavorare, in primis in relazione alle tematiche di sicurezza”. Diverse realtà solo ora iniziano a comprendere come il modello della difesa perimetrale non sia più efficace nell’indirizzare le nuove sfide e non consenta di fatto una protezione maggiore nemmeno nei contesti in cui si utilizza il “lavoro ibrido”. La proposizione Citrix si rivela anche da questo punto di vista invece sicura, e con un elevato livello di flessibilità e scalabilità nelle possibilità di utilizzo (tanto più in cloud), senza rischi per l’azienda, e senza alcuna criticità nella gestione degli endpoint.

Lavoro remoto e sicurezza (anche della rete)

Il tema della sicurezza della rete, della sua ottimizzazione e del suo utilizzo intelligente nei progetti resta ovviamente centrale, perché “è sulla rete che circolano dati, informazioni, e “patrimonio intellettuale” delle aziende”. Le nuove modalità di lavoro, tra cui anche gli strumenti per la collaboration, hanno portato un significativo sovraccarico sulle reti e sui nodi, in un Paese in cui l’accesso sfruttando la banda ultralarga non è ancora possibile ovunque. “Ecco che per indirizzare in particolare il tema del digital workplace anche per quanto riguarda l’utilizzo delle reti – spiega Giuliani , se per diverse aziende la VPN, e un client VPN, hanno rappresentato ancora una volta la soluzione pronta e veloce nell’emergenza, non si può però affermare che questa sia la soluzione migliore in ogni contesto, anzi. In primis perché un device utilizzato proprio fuori dal perimetro può avere accesso a tutta la rete aziendale, in tanti casi senza monitoraggio su eventi e comportamenti anomali, poi perché di fatto “si dispone di un canale pronto all’uso ma con limiti evidenti anche per quanto riguarda la distribuzione di risorse di banda, l’efficienza, la user experience e la sicurezza stessa (per esempio nella definizione dei criteri di accesso alle risorse)”.

La tematica Software Defined Network è per questo particolarmente attuale. “Se le tecnologie SD-WAN possono rappresentare un approccio oneroso per tutte le utenze domestiche, SD-WAN è di sicuro una valida soluzione per sottoinsiemi di utenze”. Anche in questo caso un approccio strategico, piuttosto che tattico, si rivela vincente, anche in relazione alle possibilità di tuning vantaggiose ma da configurare in modo adeguato. “La suite Citrix, al netto delle implementazioni SD-WAN, già permette di fatto di disporre di un ambiente di lavoro all’altezza, specifica Giuliani. Ed è possibile “attivare” un accesso remoto sicuro a partire da Citrix Gateway (ex NetScaler Unified Gateway) che include una “consapevolezza” approfondita del protocollo ICA, con la disponibilità di canali microsegmentati. Anche in questo caso l’accesso a un DC in cloud o on-premise pone di fronte a sfide differenti. Giuliani: “Pensare ad una logica di Software Defined Network per tutte le sedi e per una serie di utenze strategiche, già può rappresentare un’ottima soluzione e consentirà alle utenze standard di beneficiare di riflesso dell’intelligenza operante sulla rete”.

La proposizione Citrix è adatta poi per aziende di qualsiasi dimensione, ed anche per le piccole realtà, solitamente più propense ad adottare soluzioni tattiche, non strategiche per il lungo periodo. Giuliani: “Effettivamente più che su scala dimensionale, l’adozione di soluzioni per il digital workplace dipende molto dalla cultura aziendale e dalla lungimiranza del management e della direzione”. Vi sono così realtà di 40/60 utenti, con piccoli uffici, che utilizzano le soluzioni in modo efficace, e grandi organizzazioni ancora non mature nell’approccio. Di certo chi già disponeva delle soluzioni Citrix per il digital workplace e il workplace management ha potuto nell’emergenza beneficiare di uno “shift” del tutto fluido dal desktop virtuale Citrix in ufficio, al medesimo desktop da remoto, in perfetta continuità.   

Vem Sistemi, competenze e partnership con il cliente

E’ il tema del processo quindi, quando si parla di business continuity, a rappresentare il fattore critico, spiega Giuliani: “Lo studio del tema tecnologico (per la parte applicativa e di backend) è obbligato, ma anche quello della scelta architetturale (cloud vs. data center aziendale) tanto più in un contesto complesso per quanto riguarda la gestione delle informazioni – anche in relazione alle normative, sia italiane sia degli altri Paesi”.

Per questo è fondamentale il ruolo di Vem Sistemi come “compagno di viaggio” per le aziende che, per indirizzare digital workplace e workplace management, propone Citrix come prima opzione, sulla base di una partnership quasi ventennale che oggi vede questa scelta come la più adeguata per circa il 90% dei clienti del system integrator.           

Vem ha sviluppato negli anni un modello di business basato sulla logica di una vera partnership con le aziende clienti, piuttosto che quella tipica delle dinamiche cliente/fornitore. Giuliani: “Puntiamo a consolidare il rapporto con il cliente costruendo una relazione sia tecnologica, sia di partnership sia di supporto nella scelta delle soluzioni”. Il rapporto può nascere su un progetto o una tecnologia specifici per poi estendersi a più ambiti. Vem copre e risolve tutti i problemi di erogazione delle applicazioni, e vanta elevate competenze interne in ambito networking e security ed è quindi in grado di “portare l’applicazione nel punto di fruizione del cliente con la completa gestione di tutto il flusso. Lavora poi assieme ai fornitori applicativi per scegliere le soluzioni migliori da implementare”.

E’ altrettanto strategica per il business di Vem la parte relativa ai servizi gestiti, che si occupa della gestione ordinaria e straordinaria dell’infrastruttura dei clienti, day by day in co-sourcing . “Vem– spiega Giulianiparte quindi da un approccio consulenziale, dallo studio di progetto con i clienti, ragiona la soluzione migliore a seconda dei desiderata dei clienti e dei partner tecnologici, con affinamenti successivi fino alla definizione ultima del progetto e alla sua implementazione con l’obiettivo di co-gestirlo con il cliente giorno dopo giorno”. Sia per eventuali mancanze di competenze in casa del cliente, sia per l’ottimizzazione nella gestione delle risorse e dei tempi disponibili. In modo trasversale si affianca quindi al cliente il team di consulenti Technology Advisory, con competenze sia legali sia tecniche, in grado di lavorare sulla parte di processo e di interfacciarsi sia con figure IT che con i responsabili di business, per lo studio dei temi di business continuity, audit di accesso ai dati, privacy.

In base alla complessità dell’ambiente del cliente, i progetti per abilitare un’infrastruttura di digital workplace possono richiedere tempi diversi. Ne parla così Giuliani: “La disponibilità infrastrutturale, di per sé, non necessita di tempi lunghi (circa dieci giorni in presenza di risorse computazionali disponibili), e il cloud li può accelerare in modo significativo; la fase successiva di “tuning” dipende invece molto dalla sfera applicativa nella sua interezza”. Il 70-80% di utilizzo di applicazioni standard può richiedere meno tempo rispetto poi all’integrazione del rimanente 30-20% di applicazioni legacy o custom comunque critiche per determinati processi o figure aziendali, ma questo è indipendente dalle tecnologie scelte che comunque oggi sono mature per soddisfare tutte le esigenze, ovviamente con un diverso impegno per quanto riguarda poi i tempi di integrazione.  

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